閱讀以下關(guān)于信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理過程中項(xiàng)目變更控制和客戶溝通管理問題的敘述,回答問題1至問題2。
C公司主要從事電子政務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和金融信息系統(tǒng)等方向的研發(fā)。正在進(jìn)行該市某政府機(jī)關(guān)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)研發(fā),系統(tǒng)主要由公文管理、檔案管理、公共信息、會(huì)議管理、領(lǐng)導(dǎo)辦公、電子郵件、個(gè)人辦公、業(yè)務(wù)管理、事務(wù)預(yù)警系統(tǒng)管理等子系統(tǒng)組成。
由于C具有較好的技術(shù)和產(chǎn)品積累,經(jīng)過5個(gè)月時(shí)間,整個(gè)系統(tǒng)于3個(gè)月前按進(jìn)度計(jì)劃開發(fā)完成,目前系統(tǒng)處于試運(yùn)營階段,運(yùn)行情況良好。但是項(xiàng)目一直沒有結(jié)項(xiàng),項(xiàng)目中出現(xiàn)幾個(gè)以下問題:
(1)頻繁的需求變更,由于客戶屬于機(jī)關(guān)單位,客戶不斷提出一些變更,項(xiàng)目組就要處理變更需求。
(2)客戶的工作效率低、節(jié)奏慢,很小的內(nèi)部分歧也需要開會(huì)討論。在項(xiàng)目實(shí)施過程中,嚴(yán)重單方面拖延實(shí)施進(jìn)度,使項(xiàng)目不能按計(jì)劃結(jié)項(xiàng),造成項(xiàng)目延期。
(3)客戶同CSAI關(guān)系特別密切,不能完全按照合同進(jìn)展,對合同規(guī)定的階段驗(yàn)收不予回應(yīng),這些問題需要公司老總出面才能協(xié)調(diào),項(xiàng)目經(jīng)理控制協(xié)調(diào)明顯乏力。
項(xiàng)目經(jīng)理李工原為該項(xiàng)目的系統(tǒng)分析師,主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)和系統(tǒng)分析設(shè)計(jì),開發(fā)后期由于原項(xiàng)目經(jīng)理王工離職原因,被任命為新項(xiàng)目經(jīng)理。
【問題1】如何有效控制電子政務(wù)項(xiàng)目的需求變更,請給出用戶需求變更處理方法。
【問題2】對李工解決此三問題提出建議。
【問題1】
為有效控制電子政務(wù)項(xiàng)目的變更,需要特別把握以下關(guān)鍵環(huán)節(jié):
(1)合同的目標(biāo)和工期,要明確階段。
(2)需求調(diào)查和需求變更要有清楚的文檔和會(huì)議紀(jì)要。
(3)雙方高層要經(jīng)常及時(shí)地溝通。
(4)階段驗(yàn)收前,文檔要齊全,階段目標(biāo)要保證實(shí)現(xiàn),后期目標(biāo)調(diào)整要有承諾。
電子政務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)中,用戶需求變更的處理包括兩種方法:
(1)接受變更,立即執(zhí)行。
(2)接受變更,后期項(xiàng)目統(tǒng)一執(zhí)行。這樣既保持了客戶的良好關(guān)系,又避免了當(dāng)期目標(biāo)的拖延實(shí)施,造成項(xiàng)目延誤。
把握好項(xiàng)目的變更和不斷提出新的階段目標(biāo)會(huì)使雙方的合作得到更緊密的加強(qiáng),從而各得其所。
【問題2】
在本案例中,項(xiàng)目經(jīng)理李工需要把握好“階段目標(biāo)”原則。特別注意加強(qiáng)溝通,與客戶方達(dá)成逐步建設(shè)的共識(shí)。與客戶的溝通要掌握好一定的技巧,如果客戶領(lǐng)導(dǎo)提出不必要的需求變更,項(xiàng)目經(jīng)理可以提出一定的交換條件,如延長項(xiàng)目周期,增加項(xiàng)目費(fèi)用等。列舉一些變更給系統(tǒng)帶來很大的變更和變更的困難,以便給提出變更的客戶壓力,隨著壓力的積累,客戶再次提變更時(shí)會(huì)有壓力而變得謹(jǐn)慎。
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