摘要：
2012年5月，我公司成功中標(biāo)了XX省建筑集團(tuán)總公司的企業(yè)信息化平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了該項(xiàng)目的建設(shè)。該項(xiàng)目合同造價(jià)為300萬(wàn)元，工期為12個(gè)月。該項(xiàng)目旨在提高XX省建筑集團(tuán)總公司的信息化管理能力，通過(guò)該系統(tǒng)，甲方單位可以對(duì)其下屬的6個(gè)子公司及時(shí)管理。系統(tǒng)主要包括ERP集成、OA辦公自動(dòng)化，我們應(yīng)合同要求還預(yù)留了CAD工程設(shè)計(jì)圖、工程造價(jià)管理系統(tǒng)以供二期項(xiàng)目進(jìn)行。2013年5月，該系統(tǒng)正式上線運(yùn)行。甲方單位對(duì)系統(tǒng)評(píng)價(jià)很高，我公司也認(rèn)為該項(xiàng)目有可借鑒之處，將項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)列入了公司的組織過(guò)程資產(chǎn)。
該項(xiàng)目的成功實(shí)施，得益于我的良好管理。我除了在傳統(tǒng)的成本、質(zhì)量、進(jìn)度等方面嚴(yán)格管控外，尤其對(duì)溝通管理非常注重。本文結(jié)合我在溝通管理方面的經(jīng)驗(yàn)，尤其是制定溝通計(jì)劃、信息分發(fā)、績(jī)效報(bào)告和干系人管理方面進(jìn)行論述，希望我的經(jīng)驗(yàn)?zāi)軐?duì)同行有所啟發(fā)。

正文：
2012年5月，我公司通過(guò)公開(kāi)招投標(biāo)，成功獲得了XX省建筑集團(tuán)總公司的企業(yè)信息化綜合平臺(tái)的建設(shè)項(xiàng)目，我作為項(xiàng)目經(jīng)理全程參與了該項(xiàng)目的建設(shè)。該項(xiàng)目中標(biāo)價(jià)格為300萬(wàn)元，合同工期為12個(gè)月。該項(xiàng)目旨在提高XX省建筑集團(tuán)總公司的信息化管理能力，幫助其對(duì)下屬6個(gè)子公司及時(shí)管理，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。系統(tǒng)包括ERP集成和OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，作為二期工程的基礎(chǔ)，我們還需要按合同要求預(yù)留一些系統(tǒng)接口，包含CAD設(shè)計(jì)圖管理系統(tǒng)，工程造價(jià)管理系統(tǒng)，模擬仿真建筑系統(tǒng)等方面。在結(jié)構(gòu)體系上，我們沿用甲方的HP小型機(jī)作為服務(wù)器，UNIX作為操作平臺(tái)，用WEBSERVICE技術(shù)實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)的交互連接，用J2EE作為工作環(huán)境，使用SQL數(shù)據(jù)庫(kù)作為數(shù)據(jù)支持，力爭(zhēng)開(kāi)發(fā)出一個(gè)質(zhì)量過(guò)硬、成本合理的集成系統(tǒng)。
要達(dá)到這樣的要求，必須有良好的項(xiàng)目管理能力作為支持。針對(duì)本項(xiàng)目，我們的困難主要是第一次承建XX省內(nèi)的甲方項(xiàng)目，雖然我們?cè)谄渌∈杏辛己玫臉I(yè)績(jī)，但作為在XX省的第一個(gè)項(xiàng)目，只能做的更好。公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這個(gè)項(xiàng)目期待很高，而我面臨的第一個(gè)問(wèn)題，就是與甲方的溝通。
溝通管理的地位非常重要。項(xiàng)目中，良好的溝通可以消除不必要的誤會(huì)，準(zhǔn)確獲得甲方的需求；可以創(chuàng)造良好的團(tuán)隊(duì)氣氛，使員工愉快而高效的工作，從而提高質(zhì)量、保證進(jìn)度；可以確保范圍的準(zhǔn)確，從而減少返工，降低成本；還可以保證采購(gòu)計(jì)劃得以順利實(shí)施，避免采購(gòu)到不合適的材料設(shè)備，以進(jìn)一步避免對(duì)項(xiàng)目整體的干擾。可以說(shuō)，在某種程度上，溝通管理的好壞，將影響到整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施，其重要性不言自明。
溝通管理的第一步，是識(shí)別干系人和溝通計(jì)劃的制定。工作多年的我當(dāng)然知道，這是一切工作的基礎(chǔ)，我做了很多具體的工作。
1.溝通計(jì)劃的制定
溝通計(jì)劃之所以重要，是因?yàn)樗纬闪藴贤ü芾淼幕A(chǔ)。我?guī)ьI(lǐng)我的項(xiàng)目成員在項(xiàng)目啟動(dòng)的時(shí)候，就開(kāi)始與甲方干系人進(jìn)行溝通。我們利用公司的過(guò)程資產(chǎn)，結(jié)合甲方項(xiàng)目代表的意見(jiàn)，制訂了一份基本詞匯表，其中主要描述了甲方行業(yè)的專業(yè)術(shù)語(yǔ)，并包含了一些甲方日常工作的基本流程及其解釋。這樣做的好處，一是給甲方一個(gè)良好的第一印象，認(rèn)為我們很專業(yè)，二是能幫助我們的團(tuán)隊(duì)成員正確領(lǐng)會(huì)甲方干系人的意圖，三是可以有效培訓(xùn)我團(tuán)隊(duì)里兩名新入職的同事，讓其盡快找到工作狀態(tài)。
有了這份詞匯表，通過(guò)學(xué)習(xí)并考核項(xiàng)目組成員，確定他們能正確理解甲方專業(yè)術(shù)語(yǔ)之后，我們會(huì)同甲方總經(jīng)理、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等召開(kāi)了需求分析會(huì)，在會(huì)上雙方溝通效果非常好，甲方部分領(lǐng)導(dǎo)甚至驚訝我們對(duì)建筑領(lǐng)域知識(shí)的廣度。但在本次項(xiàng)目會(huì)議上，甲方總經(jīng)理并未到場(chǎng)，僅是派其助理參加了會(huì)議。我敏感的猜測(cè)，甲方老總似乎并不太注重這個(gè)項(xiàng)目。
第二天，我專程拜訪了甲方總經(jīng)理，才得知他真的不重視這個(gè)項(xiàng)目。只是國(guó)家建筑行業(yè)要求特一級(jí)自知的必要，他才批準(zhǔn)這個(gè)項(xiàng)目的。我結(jié)合我對(duì)建筑業(yè)的了解，給他講述了其他省市項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)對(duì)比項(xiàng)目實(shí)施前后給企業(yè)帶來(lái)的效率飛躍，讓他開(kāi)始產(chǎn)生了興趣。我給他看了之前一天會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要，上面及早了甲方各職能部門負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目效果的要求，逐一講解其會(huì)為甲方帶來(lái)的好處，從而說(shuō)服其老總認(rèn)真對(duì)待這個(gè)項(xiàng)目。之后的幾天，甲方老總自己提出了對(duì)項(xiàng)目系統(tǒng)戰(zhàn)略管理方面的需求，這說(shuō)明我的溝通很成功。
有了甲方一把手的支持，我們和甲方的溝通效率提高了很多，在明確分析了甲方各干系人的主要期望后，我們制訂好了項(xiàng)目的溝通計(jì)劃。其中包括了干系人列表及其期望、聯(lián)系方式、在何處里程碑處向其提供何種資料，其溝通風(fēng)格和喜好等備注信息，以及聯(lián)絡(luò)方式。
2.向干系人分發(fā)消息
隨著項(xiàng)目的推進(jìn)，每到一關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)處，我就會(huì)安排團(tuán)隊(duì)匯總各個(gè)干系人需要的過(guò)程信息，并進(jìn)行認(rèn)真審核。在檢查無(wú)誤之后，我們會(huì)按照溝通計(jì)劃將信息及時(shí)交送到干系人的手上。通過(guò)電子郵件交送的，我們會(huì)保留郵件存根，并要求對(duì)方郵件服務(wù)器發(fā)送讀信回執(zhí)；通過(guò)特快專遞的樣品和其他資料，我們會(huì)要求快遞公司提供收件簽名照片和相關(guān)物流信息；對(duì)于我們親自送交的文件，我們會(huì)讓收件人簽收并將簽收表存檔。
對(duì)于日常溝通方面，我則建立了一個(gè)項(xiàng)目組QQ群，并辦理了手機(jī)移動(dòng)短號(hào)，這樣降低了溝通的成本，間接提高了項(xiàng)目的效益。
3.績(jī)效信息的管理
雖然我們建立了良好的溝通機(jī)制，有明確的溝通對(duì)象和渠道，但甲方更關(guān)注的，其實(shí)溝通的內(nèi)容和結(jié)果。前面的工作都是在為內(nèi)容的順利傳達(dá)而服務(wù)的。
甲方最關(guān)心的內(nèi)容，其中主要是項(xiàng)目的績(jī)效信息和報(bào)告。在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，我們不斷的檢查項(xiàng)目的進(jìn)展，逐漸形成了項(xiàng)目的信息。我們每周安排例會(huì)，會(huì)上都要對(duì)各模塊小組做掙值分析，做質(zhì)量評(píng)審，同時(shí)形成狀態(tài)報(bào)告、進(jìn)展報(bào)告、預(yù)測(cè)信息、質(zhì)量報(bào)告、配置狀態(tài)報(bào)告等信息。我們按照干系人的期望，結(jié)合里程碑信息，將報(bào)告分為兩類，一類是已經(jīng)或基本滿足干系人期望的報(bào)告，此類報(bào)告可檢查確認(rèn)后直接發(fā)送；另一類報(bào)告暫不能滿足干系人的期望。對(duì)后一類報(bào)告，我會(huì)要求相關(guān)小組長(zhǎng)，結(jié)合WBS和RAM確定責(zé)任人，并要求其提出整改意見(jiàn)，確定整改期限和檢查人之后，將上述信息有選擇的隨績(jī)效報(bào)告一起發(fā)送給干系人。甲方對(duì)這種報(bào)告方式高度評(píng)價(jià)。
4.管理干系人
項(xiàng)目的干系人多而復(fù)雜，其期望有時(shí)甚至?xí)_突。例如甲方老總提出了戰(zhàn)略分析需求，我需要增加一個(gè)BI模塊去滿足其期望。在提交審核的過(guò)程中，我方以附加合同的方式要求甲方確認(rèn)，遭到了其一位重要干系人、甲方總會(huì)計(jì)師的反對(duì)。他認(rèn)為，項(xiàng)目預(yù)算已經(jīng)確定，在沒(méi)有看到項(xiàng)目產(chǎn)生確切收益之前追加投資是不行的，且發(fā)改委審批的項(xiàng)目資金就是300玩，已無(wú)力支持。我經(jīng)過(guò)數(shù)次協(xié)調(diào)，最終說(shuō)服甲方老總，將其功能放在二期實(shí)現(xiàn)，甲方老總則表示非常期待我們實(shí)施成功以觀效果，并希望我們參加二期投標(biāo)。
5.結(jié)尾
我們的項(xiàng)目于2013年5月正式上線運(yùn)行，由于在項(xiàng)目中充分的溝通，甲方各干系人都較為滿意，認(rèn)為我們?cè)谥T多限制條件下盡可能的滿足了其需求，并期待二期工程的展開(kāi)。我們的項(xiàng)目獲得了成功，項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)列入了公司組織過(guò)程資產(chǎn)。這個(gè)項(xiàng)目對(duì)我的啟示是：溝通首先要真誠(chéng)，全心全意的站在對(duì)方的立場(chǎng)上考慮，結(jié)合充分的溝通計(jì)劃，詳實(shí)的績(jī)效信息、有效的發(fā)送到干系人手上，同時(shí)要注重干系人之間的不一致，盡快、有效的減弱它、消除它，才能保障整個(gè)溝通管理的順利進(jìn)行。我也非常注重內(nèi)部溝通，和同事關(guān)系融洽，深得領(lǐng)導(dǎo)信任。篇幅所限，在此不表。我在今后的管理中，將繼續(xù)注重溝通的管理，畢竟它占用了我80%的時(shí)間，我將為信息化建設(shè)行業(yè)繼續(xù)努力，更進(jìn)一步。