摘要：
2014年4月至10月，我參加了某集團企業(yè)協(xié)同辦公管理系統(tǒng)項目的開發(fā)，并擔(dān)任的該項目的項目經(jīng)理。項目的總體目標(biāo)是建立一個兼具企業(yè)門戶、公文管理、工作流、知識管理、移動辦公的辦公平臺，共分為10個子系統(tǒng)，分別為：企業(yè)門戶、個人辦公、信息發(fā)布、收發(fā)文管理、規(guī)章制度、日常事務(wù)、工作流管理、文檔管理、移動辦公和基礎(chǔ)平臺。項目同其他經(jīng)濟活動一樣帶有風(fēng)險，要避免和減少損失，將威脅化為機會，我們就必須了解和掌握項目風(fēng)險的來源、性質(zhì)和發(fā)生規(guī)律，進而實行有效的管理，本文以該項目為例，結(jié)合作者實踐，探討了信息系統(tǒng)項目中的風(fēng)險管理問題，分別論述了風(fēng)險管理計劃編制、風(fēng)險識別、風(fēng)險分析、風(fēng)險應(yīng)對、風(fēng)險監(jiān)控等過程作為風(fēng)險管理手段的應(yīng)用，列舉了一些有效的工具和技術(shù)的使用；最后，談一些自己的體會和經(jīng)驗總結(jié)。
正文：
項目是在復(fù)雜的自然和社會環(huán)境中進行的，受眾多因素的影響，對于這些內(nèi)外因素，項目管理人員往往認(rèn)識不足或者沒有足夠的力量加以控制，項目的過程和結(jié)果常常出乎人們的意料，有時不但未達到項目主體預(yù)期的目的，反而使其蒙受各種各樣的損失。項目同其他經(jīng)濟活動一樣帶有風(fēng)險．要避免和減少損失，將威脅化為機會，我們就必須了解和掌握項目風(fēng)險的來源、性質(zhì)和發(fā)生規(guī)律，進而實行有效的管理．
2014年4月至10月，我參加了某集團企業(yè)協(xié)同辦公管理系統(tǒng)項目的開發(fā)，并擔(dān)任的該項目的項目經(jīng)理。項目目標(biāo)是建立一個兼具企業(yè)門戶、公文管理、工作流管理、知識管理、移動辦公的協(xié)同辦公平臺，整體提升企業(yè)辦公服務(wù)水平和工作效率。系統(tǒng)采用B\S架構(gòu)，核心技術(shù)框架根據(jù)微軟的.NET分層體系結(jié)構(gòu)實現(xiàn)，共分為10個子系統(tǒng)，分別為：辦公門戶、工作助手、信息發(fā)布、收發(fā)文管理、規(guī)章制度、日常事務(wù)、工作流管理、文檔管理、移動辦公和基礎(chǔ)平臺。
該項目是一個綜合性的系統(tǒng)工程項目，該集團企業(yè)包括總部、6個大區(qū)公司及其下屬的地方公司，在管理模式上存在較大差異，各個地區(qū)工作流程也不一致;從技術(shù)角度將，涉及移動辦公、電子簽章、工作流、全文檢索、備份歸檔、無線通信等相關(guān)技術(shù)；人力資源方面，需要不同專業(yè)技術(shù)的開發(fā)人員，可能會存在多部門之間的協(xié)作；協(xié)同辦公是公司新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，我方領(lǐng)導(dǎo)也希望將本項目作為公司業(yè)務(wù)延伸拓展的一個新的窗口。由此可見，該項目組織構(gòu)成復(fù)雜、干系人面廣人多、技術(shù)難度高，而且涉及新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，風(fēng)險之大可想而知。因此，在該項目中，我充分重視了風(fēng)險管理，按照項目風(fēng)險管理理論，通過計劃編制、風(fēng)險識別、風(fēng)險分析、風(fēng)險應(yīng)對、風(fēng)險監(jiān)控等方法，有條不紊地完成了該項目。具體來說，我是按照以下基本的管理過程來進行風(fēng)險管理的。
1、制定風(fēng)險管理計劃，識別項目風(fēng)險
首先，制定風(fēng)險管理計劃，識別項目風(fēng)險。謹(jǐn)慎、清晰的計劃能夠提高風(fēng)險管理過程的成功概率。因此，我們采用會議的方法來制定風(fēng)險計劃，所有的項目干系人代表都被邀請參加了風(fēng)險管理計劃會議，全面地考慮了風(fēng)險對項目的影響，確定如何為該項目處理和執(zhí)行風(fēng)險管理活動。在計劃中，具體描述了基本的風(fēng)險管理活動（如每15天召開一次風(fēng)險評估會議），根據(jù)項目管理理論和我公司的項目實踐，定義了項目中的風(fēng)險管理過程，估計了風(fēng)險管理的時間表和費用，并把風(fēng)險管理活動納入了項目計劃，把風(fēng)險管理費用納入了成本費用計劃。
根據(jù)項目的實際情況，我們把項目中的風(fēng)險劃分為技術(shù)風(fēng)險、團隊風(fēng)險、外部風(fēng)險三大類，采用風(fēng)險分解結(jié)構(gòu)（RBS）形式列舉了已知的風(fēng)險，把技術(shù)問題的解決、需求和范圍定義不清、WBS分解粒度不夠細化、用戶參與不足、缺乏領(lǐng)導(dǎo)支持、等作為項目計劃階段的主要風(fēng)險事件。在識別了上述風(fēng)險后，我們還確定了這些風(fēng)險的基本特性，引起這些風(fēng)險的主要因素，以及可能會影響項目的方面，形成了詳細的風(fēng)險列表記錄．
2、定性和定量風(fēng)險分析
其次，對風(fēng)險做定性和定量分析，評估風(fēng)險的影響。我們根據(jù)風(fēng)險管理計劃中的定義，確定每一個風(fēng)險的發(fā)生可能性，并分析每一個風(fēng)險對項目的影響，包括對時間、成本、范圍等各方面的影響。其中不僅僅包括對項目的負(fù)面影響，還分析了風(fēng)險帶來的機會。在這個過程中，我們還是采用會議的方式來進行的。不過，在風(fēng)險分析的會議中，除了有關(guān)項目干系人外，我們還邀請了相關(guān)領(lǐng)域的專家參加，以提高分析結(jié)果的準(zhǔn)確性。例如，對于移動應(yīng)用、電子簽章、工作流等技術(shù)類風(fēng)險的分析，我們就邀請了業(yè)內(nèi)著名的專家參與評估。在確定了風(fēng)險的可能性和影響后，接下來需要進一步確定風(fēng)險的優(yōu)先級，風(fēng)險優(yōu)先級是一個綜合的指標(biāo)，其高低反映了風(fēng)險對項目的綜合影響。我們采用了風(fēng)險優(yōu)先級矩陣來評定風(fēng)險優(yōu)先級的，最后得出的結(jié)果是公文數(shù)據(jù)安全的風(fēng)險排在第一位，該風(fēng)險的可能性很高，影響也很大。
對已知風(fēng)險進行定性分析后，我們還進行了定量分析，定量地分析了各風(fēng)險對項目目標(biāo)的影響．在這個過程中，我們采用了專家評估的方法，組織相關(guān)成員對項目進行樂觀、中性和悲觀估計，同時，也利用了我公司歷史項目的數(shù)據(jù)，用來輔助評估．進行定量分析之后，更新了風(fēng)險記錄列表。
3、制定風(fēng)險應(yīng)對計劃
再次．制定風(fēng)險應(yīng)對計劃編制，加強風(fēng)險監(jiān)控。根據(jù)定性和定量分析的結(jié)果，我們對已識別的風(fēng)險，制訂了應(yīng)對計劃。對不同的風(fēng)險，采取了不同的應(yīng)對措施和緩解計劃，對每個計劃都制定了責(zé)任人。我們定期對已經(jīng)識別出的風(fēng)險的狀態(tài)進行跟蹤，監(jiān)控風(fēng)險發(fā)生概率和影響度的變化。在這個過程中，主要采用了偏差分析、項目績效分析和監(jiān)控會議的方式來進行的。監(jiān)控風(fēng)險發(fā)生標(biāo)志，更深入地分析已經(jīng)識別出的風(fēng)險，繼續(xù)識別項目中新出現(xiàn)的風(fēng)險，復(fù)審風(fēng)險應(yīng)對策略的執(zhí)行情況和效果。根據(jù)目前風(fēng)險監(jiān)控的結(jié)果修改風(fēng)險應(yīng)對策略，根據(jù)新識別出的風(fēng)險進行分析并制定新的風(fēng)險應(yīng)對措施等。
對于一些技術(shù)風(fēng)險，例如移動辦公方案的確定上，我們根據(jù)蘋果、安卓、windows等三款不同的操作系統(tǒng)的手機開發(fā)了公文審批的POC原型，給領(lǐng)導(dǎo)和用戶進行演示，在術(shù)評審會我們還邀請了第三方專家參與，對各種方案進行比選和、決策分析和測評。通過這些方式，一來有效的保障了階段性開發(fā)的質(zhì)量；二來可以最大程度的得到用戶的理解與支持；三來將項目整體風(fēng)險化整為零。
4、風(fēng)險監(jiān)控
最后，加強主要風(fēng)險的追蹤，在各個階段保持良好的風(fēng)險意識。我們把需求和范圍定義不清、WBS分解粒度不夠細化、用戶參與不足、缺乏領(lǐng)導(dǎo)支持、技術(shù)問題等作為項目的主要風(fēng)險事件，按級別排序張貼在公告欄上。事實表明，這種做法效果明顯。特別是客戶方面，我定期把風(fēng)險事件列表通過Email發(fā)給客戶方項目負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)。公司高層也對項目的質(zhì)量狀態(tài)和風(fēng)險情況很關(guān)心，多次出現(xiàn)在項目例會和階段性評審會議上。 由于有效的風(fēng)險控制，加之領(lǐng)導(dǎo)的重視，項目小組人員受到鼓舞，士氣高漲，積極性和自信心明顯增強，使得項目得以順利實施。
結(jié)束語
由于我們分重視項目的風(fēng)險管理，項目按期保質(zhì)完成，客戶很滿意，也為今后公司類似項目積累了經(jīng)驗，得到了公司管理層的高度評價，這歸功于整個團隊的配合。但是回顧起來，也有一些不足的地方：因為工期緊，任務(wù)重，所以經(jīng)常加班，大家非常疲憊，導(dǎo)致團隊成員做事效率低下，積極性不高，項目出現(xiàn)了團隊風(fēng)險。我也采取了一些補救的措施，如請示管理層在精神方面做了一些鼓勵和表揚，適當(dāng)聚餐、看電影、組織健身活動，一定程度上緩解了緊張的氛圍，大家也沒了太多的怨言。
總之，項目風(fēng)險的管理方式多種多樣，因人而異、因項目規(guī)模而異，管理方式不是一成不變的。適合自己的管理模式才是最好的模式，這些都有待于我們進一步研究、探索、實踐和總結(jié)。