【摘要】
本文以我作為承建方項目經(jīng)理負(fù)責(zé)建設(shè)實施的水利部信息安全管理監(jiān)控與綜合審計平臺項目為例，論述了溝通管理在大項目管理中的重要性。項目溝通管理涵蓋為確保項目信息及時且恰當(dāng)?shù)纳?、收集、發(fā)布、存儲、調(diào)用并最終處置所需的各個過程，包括：制定溝通管理計劃、信息分發(fā)、績效報告、項目干系人管理等4 個方面。面對大型項目周期長、規(guī)模大、團隊構(gòu)成復(fù)雜等特點，項目溝通管理顯得尤為重要。本文主要論述了制定溝通管理計劃、信息分發(fā)與績效報告編制、項目干系人管理等方面的內(nèi)容。在項目中分別采用了細(xì)分干系人類型，編制有針對性的溝通管理計劃；規(guī)范信息發(fā)布工作，及時科學(xué)編制績效報告；針對不同類型訴求，有效做好干系人管理工作等相關(guān)措施。由于措施得當(dāng)，項目溝通管理到位，該
項目較好的滿足了客戶的需求，達到了既定項目目標(biāo)。
【正文】
水利部信息安全管理監(jiān)控與綜合審計平臺項目，于2012 年3 月初啟動，工期12 個月，我們公司作為承建方，承擔(dān)全部軟件開發(fā)和系統(tǒng)集成相關(guān)工作。該項目的主要目標(biāo)是開發(fā)一套應(yīng)用系統(tǒng)軟件，用于實時收集、統(tǒng)計水利部部委機關(guān)及其直屬分支機構(gòu)的信息安全狀況信息，采集防病毒、防火墻、入侵檢測、身份認(rèn)證、安全審計、漏洞掃描等6 種安全設(shè)備，以及網(wǎng)絡(luò)交換機、業(yè)務(wù)系統(tǒng)服務(wù)器的安全事件和審計日志。將這些信息同時進行“范式化”處理，同水利部信息中心統(tǒng)一下發(fā)的安全策略進行關(guān)聯(lián)，并通過自動化展示的方式，分析各個分支機構(gòu)的信息安全狀況，進行內(nèi)部評比排名。該系統(tǒng)平臺部署范圍除了水利部部委機關(guān)外，還包括在外地的長江、黃河、珠江、淮河、海河、松遼6 個水利委員會及太湖局，項目總金額1430 萬元人民幣。整個項目又細(xì)分為軟件開發(fā)、集成實施、安全服務(wù)、硬件配套等4 個子項目。我因為在前期相關(guān)部委的電子政務(wù)項目中，具有較豐富的項目管理經(jīng)驗，所以有幸被公司任命為這個項目的項目經(jīng)理。
項目溝通管理涵蓋為確保項目信息及時且恰當(dāng)?shù)纳伞⑹占?、發(fā)布、存儲、調(diào)用并最終處置所需的各個過程，包括：制定溝通管理計劃、信息分發(fā)、績效報告、項目干系人管理等4 個方面。針對大型項目，項目經(jīng)理的大多數(shù)時間都用在與團隊成員和其他干系人的溝通上。無論這些成員和干系人是來自組織內(nèi)部還是組織外部，有效的溝通能在各種各樣的項目干系人之間架起一座橋梁，將具有不同文化和組織背景、不同技能水平，以及對項目執(zhí)行或結(jié)果有不同觀點和利益的干系人聯(lián)系起來。面對大型項目周期長、規(guī)模大、團隊構(gòu)成復(fù)雜等特點，項目溝通管理顯得尤為重要。
根據(jù)以往的項目經(jīng)驗，大型項目的溝通管理經(jīng)常出現(xiàn)的問題有以下幾點：溝通管理計劃制定得過于寬泛籠統(tǒng)，針對性不強，干系人滿意度較低；信息發(fā)布和績效報告工作流于形式，發(fā)揮不了有效溝通的作用；項目干系人各自站在自己角度考慮問題，溝通不暢導(dǎo)致沖突發(fā)生。針對以上現(xiàn)象，本人作為該項目的項目經(jīng)理，重點加強了制定溝通管理計劃、信息分發(fā)與績效報告編制、項目干系人管理等方面的工作，下面分別論述一下。
一、細(xì)分干系人類型，編制有針對性的溝通管理計劃
由于這個項目中涉及到的干系人非常多，也比較復(fù)雜，他們對項目的期望和項目結(jié)果的關(guān)注度不同，所以在編制項目溝通計劃時需要首先針對干系人進行分類。針對本項目，我將干系人分為五類：一類是甲方部委機關(guān)和各分支機構(gòu)的主管領(lǐng)導(dǎo)，以及我們公司的上級主管領(lǐng)導(dǎo)，他們主要關(guān)注項目整體情況，跟他們的溝通以里程碑評審會和月度正式項目報告為主；二類是甲方委派參與項目的工作人員和監(jiān)理公司，他們除了一類干系人比較關(guān)注的內(nèi)容外，也比較關(guān)注各方面的細(xì)節(jié)情況，因此給他們補充了詳細(xì)的項目周報告；三類是各個子項目的
負(fù)責(zé)人和公司內(nèi)部質(zhì)量控制人員、技術(shù)專家、PMO 人員，他們作為項目團隊執(zhí)行層面的核心成員，我們采取周例會、專題會議、專題報告的方式，溝通各方面的信息，解決各種問題；四類是公司內(nèi)部研發(fā)中心及工程實施部派出的普通項目團隊成員，因為項目規(guī)模比較大，所以他們只需要了解各自負(fù)責(zé)工作的相關(guān)信息及關(guān)聯(lián)性信息即可，主要由子項目負(fù)責(zé)人起到信息上傳、下達的作用；五類是負(fù)責(zé)提供硬件設(shè)備的第三方公司人員，他們只需要了解他們各自承擔(dān)的供貨任務(wù)，由相關(guān)接口人做好溝通工作。同時，在項目溝通管理計劃中，又進一步細(xì)致的描述了干系人溝通方式、所需信息內(nèi)容、詳實程度、送達方式、保密要求等等規(guī)范，并經(jīng)所有干系人一致認(rèn)可后發(fā)布執(zhí)行。
二、規(guī)范信息發(fā)布工作，及時科學(xué)編制績效報告
根據(jù)項目溝通管理計劃中區(qū)分的五類干系人，采用了不同的信息發(fā)布模式，同時規(guī)范使用了不同類型的績效報告模板。對于一類干系人，在每個月末將項目的進度情況、本月內(nèi)產(chǎn)生的各種會議評審報告，由我主要采用當(dāng)面送達的方式進行發(fā)布，多采用兩頁紙以內(nèi)的“摘要型”報告模式。對于二類干系人，每月末和每周末將項目完成的功能、進度、質(zhì)量情況等信息，以及各內(nèi)部評審的會議報告進行匯總，采用郵件的方式進行分發(fā)。對于三類、四類干系人，因為身處項目團隊集中辦公環(huán)境中，所以將周例會報告、項目各技術(shù)評審報告、項目所有技術(shù)文檔、管理文檔等，由配置管理人員即時更新到團隊共享的項目管理數(shù)據(jù)庫中，項目成員根據(jù)不同的權(quán)限和角色可以隨時進行檢索和查看。對于第五類干系人，由項目采購接口人以采購單和任務(wù)通知書的方式，傳遞相關(guān)信息?？冃蟾嬷饕獮榱硕〞r進行工作的匯報，與指定的進度、成本、質(zhì)量、范圍等基準(zhǔn)進行比較，找出實際與計劃之間的偏差。
三、針對不同類型特點，有效做好干系人管理工作
需要針對項目中不同干系人對于項目的影響程度，以及干系人的不同類型特點進行管理。對于一類干系人，溝通中需要匯報其所關(guān)注的要點，如進度狀況、成本情況、質(zhì)量問題等，力求簡明扼要，尤其是對他們所提出的意見和建議，認(rèn)真記錄、及時反饋，以期望得到他們的認(rèn)可與支持。對于二類干系人，因為他們對于項目實施中的細(xì)節(jié)比較了解，也能體會到工作的難度，所以需要跟他們建立親密的互信與伙伴關(guān)系，甚至有些時候面對一類干系人不合理的要求時，也需要二類干系人幫助做說服工作。對于三類干系人，主要都是實際業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，對項目管理的業(yè)務(wù)流程方面有一定的權(quán)威，需要采用虛心的態(tài)度，遇到問題共同探討，建立團隊內(nèi)部融洽的合作關(guān)系。對于第四類干系人，他們是實際執(zhí)行工作的主體，也是各方面信息采集的源頭，因此采用嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的制度、寬松的工作氛圍和適當(dāng)?shù)莫剟罘椒ǎ瑏硖嵘麄兊姆e極性。對于第五類干系人，一方面在外包合同的框架內(nèi)，要求他們認(rèn)真履行職責(zé)，另一方面當(dāng)他們遇到困難或問題時，也要積極幫他們協(xié)調(diào)解決。
由于項目溝通管理措施得當(dāng)，成本、進度、質(zhì)量管控較好，水利部信息安全管理監(jiān)控及綜合審計平臺項目于2013 年1 月上線試運行，2 月初通過初驗、3 月初通過終驗，目前運行良好，較為圓滿的實現(xiàn)了項目目標(biāo)，并計劃今年啟動了二期工程，將系統(tǒng)平臺的覆蓋范圍擴展到31 個省的水利廳?；仡櫿麄€項目過程，合理、規(guī)范、科學(xué)的進行大型項目溝通管理，是項目成功的基本保障。
這個項目為我們公司開發(fā)實施全國大范圍部署的宏觀監(jiān)控與綜合審計平臺項目，積累了很好的經(jīng)驗，其中的一些文檔模板、工具方法、管理技巧、操作經(jīng)驗，也被后繼的一些項目所借鑒。但是，任何一個項目都不是完美的，例如：這個項目中也出現(xiàn)了公司總部和區(qū)域分公司在軟件平臺安裝部署實施環(huán)節(jié)溝通不夠順暢，區(qū)域分公司人員與第三方硬件供應(yīng)商溝通缺乏經(jīng)驗，信息傳遞不到位，影響實施進度等問題，在以后的項目中需要不斷改進提升。