摘要
2013年5月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理，參與了××物流公司條形碼項(xiàng)目。該項(xiàng)目是為了提升××物流公司日常業(yè)務(wù)運(yùn)作中，貨物流轉(zhuǎn)交換的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，解決該公司現(xiàn)有業(yè)務(wù)運(yùn)作中的貨物差錯(cuò)率高、裝卸效率低、記錄顆粒度粗等問(wèn)題，進(jìn)而提升整體運(yùn)營(yíng)服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)××物流公司由低端運(yùn)輸向高端公路快運(yùn)轉(zhuǎn)型的戰(zhàn)略目標(biāo)。
作為該公司的重點(diǎn)戰(zhàn)略項(xiàng)目，項(xiàng)目總投資2000萬(wàn)元，項(xiàng)目工期為2年，系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)了以下功能：1）對(duì)貨物流轉(zhuǎn)交換過(guò)程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)的掃描，實(shí)現(xiàn)了貨物運(yùn)輸全過(guò)程跟蹤處理功能；2）基于計(jì)劃與實(shí)際掃描結(jié)果的比對(duì)，實(shí)現(xiàn)裝卸差錯(cuò)及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)解決；3）貨物異常處理；4）提送貨任務(wù)的指派與管理。
2015年6月，該項(xiàng)目通過(guò)了客戶的驗(yàn)收，贏得了甲方的好評(píng)，成為公路運(yùn)輸行業(yè)實(shí)施條碼技術(shù)的成功案例；得到業(yè)內(nèi)的一致認(rèn)可。本文結(jié)合作者的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)討項(xiàng)目的范圍管理，主要從制定范圍計(jì)劃、定義范圍、創(chuàng)建WBS，以及核實(shí)范圍、控制范圍這幾個(gè)方面進(jìn)行論述。

正文
2013年5月，我參與了××物流公司條形碼項(xiàng)目建設(shè)，該項(xiàng)目應(yīng)××物流公司由低端運(yùn)輸向高端公路快運(yùn)轉(zhuǎn)型的戰(zhàn)略而立項(xiàng)，是2013年該公司的重點(diǎn)項(xiàng)目。項(xiàng)目建設(shè)周期為2年，由2013年5月開(kāi)始，到2015年6月驗(yàn)收結(jié)束，項(xiàng)目總投資為人民幣2000萬(wàn)元。其目標(biāo)是建立一套高效實(shí)用的條碼系統(tǒng)，全面提高流轉(zhuǎn)交換的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，降低差錯(cuò)，提升運(yùn)營(yíng)服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)由低端運(yùn)輸向高端公路快運(yùn)轉(zhuǎn)型的戰(zhàn)略目標(biāo)。
系統(tǒng)采用C/S架構(gòu)，服務(wù)端應(yīng)用采用J2EE+Oracle的模式開(kāi)發(fā)，服務(wù)器使用HP的580G7，操作系統(tǒng)為Redhat企業(yè)版Linux5.4，數(shù)據(jù)庫(kù)使用Oracle11gR2并做RAC，中間件采用IBM的Websphere并做集群，終端應(yīng)用基于Microsoft的WindowsCE平臺(tái)，采用C#語(yǔ)言開(kāi)發(fā)，運(yùn)行于PDA上。項(xiàng)目采用矩陣型組織結(jié)構(gòu)，從各職能部門(mén)抽調(diào)主干成員，組成專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。我被任命為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的管理工作，直接向項(xiàng)目總監(jiān)匯報(bào)。下面我將結(jié)合本項(xiàng)目從制定范圍管理計(jì)劃、定義范圍、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)、核實(shí)范圍、控制范圍這幾個(gè)方面對(duì)項(xiàng)目的范圍管理進(jìn)行介紹。

一、制定范圍計(jì)劃
作為一名合格的項(xiàng)目管理者，做任何事之前都應(yīng)該先做好計(jì)劃。好的計(jì)劃，是成功實(shí)施項(xiàng)目的基礎(chǔ)。有些人為做項(xiàng)目范圍計(jì)劃花費(fèi)了太多時(shí)間，不如把它們用于執(zhí)行工作，項(xiàng)目將會(huì)更快更好地完成，我認(rèn)為這是一個(gè)錯(cuò)誤的想法，通過(guò)省略范圍計(jì)劃制定，雖然能短暫時(shí)間內(nèi)節(jié)省一定的時(shí)間，但在長(zhǎng)期內(nèi)常常會(huì)因缺乏管理計(jì)劃指導(dǎo)而使得范圍定義不清、范圍蔓延，以致無(wú)法完成項(xiàng)目。
因此，在該項(xiàng)目中，我非常重視范圍計(jì)劃的制定，在正式做計(jì)劃之前，我先查找了公司組織過(guò)程資產(chǎn)，找出制定范圍管理計(jì)劃的模板，再結(jié)合以往項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，制定出一份初步的計(jì)劃，然后召集項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員討論，對(duì)計(jì)劃進(jìn)行修改和完善，在全體參與下，最終完成一份詳細(xì)的、科學(xué)的范圍管理計(jì)劃，用于指導(dǎo)項(xiàng)目如何定義、分解以及核實(shí)和控制范圍。

二、定義范圍
一個(gè)成功的項(xiàng)目，應(yīng)該做且只做成功完成項(xiàng)目所需的全部工作；為了保證這一點(diǎn)，就需要在項(xiàng)目前期定義一個(gè)明確的項(xiàng)目范圍。在項(xiàng)目的早期階段，我?guī)ьI(lǐng)團(tuán)隊(duì)，到了客戶現(xiàn)場(chǎng)收集需求，我組織了客戶的運(yùn)營(yíng)部門(mén)、服務(wù)質(zhì)量部門(mén)、IT部門(mén)以及我的需求團(tuán)隊(duì)，召開(kāi)需求討論會(huì)，共同商討項(xiàng)目范圍。在收集需求的時(shí)候，客戶有時(shí)候需求描述得不是很清楚，造成了雙方對(duì)需求理解有歧義，甚至有時(shí)候客戶對(duì)于其需求自己都不清楚，只有一個(gè)模糊的概念；針對(duì)這種情況，我采用原型法將收集到的需求，做成模型供客戶參考確認(rèn)，以此消除彼此的歧義，充分挖掘用戶的需求，并基于團(tuán)隊(duì)自身的經(jīng)驗(yàn)以及專(zhuān)業(yè)水平，對(duì)客戶的需求進(jìn)行引導(dǎo)、細(xì)化，將其模糊的概念形象化，粗糙的需求具體化。
基于需求文件，我召集項(xiàng)目的主要干系人進(jìn)行開(kāi)會(huì)討論，同時(shí)邀請(qǐng)了系統(tǒng)的最終用戶代表（包括甲方的業(yè)務(wù)員，裝卸工、調(diào)度等）對(duì)系統(tǒng)功能做評(píng)價(jià)，通過(guò)用戶的角度，去發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)系統(tǒng)的功能，以此最終形成了完整的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)，主要包含：1）條碼項(xiàng)目的產(chǎn)品范圍描述（包括取派件管理、裝卸管理、異常管理等）；2）項(xiàng)目的主要可交付成果（用戶文檔、應(yīng)用系統(tǒng)、源代碼等）；3）產(chǎn)品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定、功能滿足業(yè)務(wù)需求、相關(guān)文檔齊全等）；4）項(xiàng)目的除外責(zé)任（該項(xiàng)目涉及的倉(cāng)庫(kù)環(huán)境改造，強(qiáng)電、弱電改造不包含在該項(xiàng)目范圍中）；5）項(xiàng)目制約因素（之前的預(yù)算和系統(tǒng)設(shè)計(jì)僅針對(duì)定日達(dá)產(chǎn)品進(jìn)行，如果擴(kuò)展到零擔(dān)，必須追加投入、延長(zhǎng)項(xiàng)目時(shí)間）；6）項(xiàng)目假設(shè)條件（假設(shè)項(xiàng)目涉及的場(chǎng)站改造、人員素質(zhì)提高可以配合條碼項(xiàng)目進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，假設(shè)甲方的業(yè)務(wù)系統(tǒng)滿足條碼項(xiàng)目上線后給其增加的負(fù)載）；7）項(xiàng)目的目標(biāo)、總預(yù)算、資源，以及主要里程碑等。

三、創(chuàng)建WBS
基于項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)，我和我的團(tuán)隊(duì)開(kāi)始對(duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行分解，以形成該項(xiàng)目的WBS。在分解過(guò)程中，我按照以下原則進(jìn)行分解。
在各層次上保持項(xiàng)目的完整性，我將該項(xiàng)目涉及的需求調(diào)研、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、測(cè)試等完整的模塊都一一列出，避免遺漏必要的組成部分。
一個(gè)工作單元只從屬于某個(gè)上層單元。對(duì)于該項(xiàng)目中的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)，我就只將其歸入系統(tǒng)設(shè)計(jì)單元中，在其他單元不再重復(fù)出現(xiàn)，避免了交叉從屬。
相同層次的工作單元應(yīng)有相同性質(zhì)；對(duì)于系統(tǒng)設(shè)計(jì)單元下的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)、接口設(shè)計(jì)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)等設(shè)計(jì)內(nèi)工作，它們從屬性上來(lái)講，都屬于設(shè)計(jì)，因此我將其一并歸入系統(tǒng)設(shè)計(jì)單元下。工作單元應(yīng)能分開(kāi)不同的責(zé)任者和不同的工作內(nèi)容；對(duì)于該項(xiàng)目中每個(gè)工作包，我都指定唯一的負(fù)責(zé)人和其負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容。
便于項(xiàng)目管理進(jìn)行計(jì)劃和控制的管理需要。對(duì)于該項(xiàng)目的每個(gè)工作包，我都對(duì)其進(jìn)行編號(hào)，并與組織結(jié)構(gòu)圖和成本控制點(diǎn)深度融合，便于項(xiàng)目的日后管理。
WBS的最低層次的工作單元是工作包；對(duì)于該項(xiàng)目中工作單元，我參照8/80小時(shí)原則細(xì)化成具體的工作包，并指定具體的負(fù)責(zé)人。同時(shí)制作WBS詞典，對(duì)工作包做具體描述。

四、核實(shí)范圍
范圍確認(rèn)并不是件容易的事情，在與客戶的溝通上，我們希望客戶盡快確認(rèn)以便盡快開(kāi)展后續(xù)的開(kāi)發(fā)階段工作，而客戶則可能認(rèn)為自己什么也沒(méi)看到，怎么確認(rèn)呢？針對(duì)這種情況，我在提交文檔給客戶的相關(guān)干系人后，重點(diǎn)對(duì)客戶的IT人員進(jìn)行溝通培訓(xùn)，詳細(xì)介紹系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，然后用他們的聲音去向客戶的業(yè)務(wù)部門(mén)做出介紹，這樣既有益于專(zhuān)業(yè)人員之間的技術(shù)溝通，也有益于客戶業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)系統(tǒng)范圍的認(rèn)可與信任，同時(shí)，在與客戶的業(yè)務(wù)部門(mén)溝通時(shí)，我重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，雖然范圍確認(rèn)是正式的，但這并不意味著項(xiàng)目的范圍就是鐵板一塊，不能再修改了，只要走標(biāo)準(zhǔn)的變更流程，且審批通過(guò)的，都是可以進(jìn)行變更的。這樣就消除了客戶的顧慮，便于快速、高效地完成范圍確認(rèn)。

五、控制范圍
控制范圍就是監(jiān)督項(xiàng)目的范圍狀態(tài)，管理范圍基礎(chǔ)變更的過(guò)程。因此在項(xiàng)目中，我定期組織召開(kāi)項(xiàng)目狀態(tài)審查會(huì)，審查項(xiàng)目的范圍，通過(guò)對(duì)照范圍基礎(chǔ)，找出范圍偏差，并做分析，嚴(yán)格杜絕一切的范圍蔓延以及鍍金。例如，在一次狀態(tài)審查會(huì)上，我發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目的功能模塊中，系統(tǒng)管理以及庫(kù)存管理模塊多了登錄日志以及盤(pán)庫(kù)兩塊功能，我查了一下系統(tǒng)變更日志，未找到有類(lèi)似的變更記錄，于是我參照責(zé)任分配矩陣，分別找到這兩個(gè)模塊開(kāi)發(fā)的負(fù)責(zé)人詢(xún)問(wèn)原因，A成員告訴我，他增加登錄日志這個(gè)功能，是因?yàn)榭蛻粼谝淮坞娫捴?，向他提過(guò)希望在系統(tǒng)管理模塊中加一個(gè)登錄日志的功能，B成員則是因?yàn)樵陂_(kāi)發(fā)庫(kù)存管理模塊時(shí)，發(fā)現(xiàn)整個(gè)庫(kù)存管理沒(méi)有庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)的功能，他認(rèn)為做庫(kù)存管理，肯定需要用到盤(pán)點(diǎn)功能，而且這是個(gè)亮點(diǎn)，所以他私自增加了這一功能。針對(duì)這兩種情況，我首先向這兩名成員強(qiáng)調(diào)了范圍基準(zhǔn)、以及變更流程的重要性；其次，針對(duì)這兩項(xiàng)多出來(lái)的功能，我要求相關(guān)人員提交正式的變更申請(qǐng)，走正常的變更控制流程。從事項(xiàng)目管理工作的我深知，項(xiàng)目范圍不是一經(jīng)定義，就一成不變的，項(xiàng)目干系人出于項(xiàng)目利益以及各種情況考慮，總會(huì)有一些需求變更，管理這些變更，需要在項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)，就制定好變更控制流程以及成立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的需求變更控制委員會(huì)（CCB）。因此，我和我的團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目早期就制定了一套標(biāo)準(zhǔn)的變更流程：1）提交變更申請(qǐng)；2）評(píng)估變更；3）報(bào)CCB審批；4）實(shí)施變更并調(diào)整基準(zhǔn)；5）將變更信息通知相關(guān)干系人；6）對(duì)變更的結(jié)果進(jìn)行追蹤與審核。有了這些流程以及CCB的控制，項(xiàng)目的需求變更得以良性發(fā)展，變更帶來(lái)更多的是項(xiàng)目利益以及效率的提升。

經(jīng)過(guò)我和我的團(tuán)隊(duì)不懈努力，該項(xiàng)目最終于2015年5月試運(yùn)行成功，并在同年6月通過(guò)了客戶驗(yàn)收小組的驗(yàn)收，得到了甲方的好評(píng)，使得××物流公司運(yùn)營(yíng)的貨物差錯(cuò)率降低了50%，客戶投訴率降低了20%，理賠損失降低了20%，提升了該公司的整體運(yùn)營(yíng)服務(wù)水平、客戶滿意度及公司形象，為××物流公司由低端運(yùn)輸向高端公路快運(yùn)轉(zhuǎn)型提供強(qiáng)有力的保障。項(xiàng)目最終能成功完成，得益于我在項(xiàng)目中有效的范圍管理，采用科學(xué)的范圍管理方法、工具和技術(shù)，為項(xiàng)目的范圍管理帶來(lái)了事半功倍的效果。同時(shí)，在該項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，也出現(xiàn)了一些問(wèn)題，本人覺(jué)得處理得不是很好，主要在于項(xiàng)目中的沖突管理以及項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別方面還存在不足，后續(xù)我將加強(qiáng)這兩個(gè)方面的學(xué)歷與知識(shí)積累，不斷提升自身項(xiàng)目管理水平，為中國(guó)物流行業(yè)的信息化發(fā)展添磚加瓦。