有效的溝通計(jì)劃應(yīng)該考慮以下幾點(diǎn)：

　?。?）確定項(xiàng)目相關(guān)文件保存方式。對(duì)于收集到的不同類型的信息，應(yīng)制定統(tǒng)一規(guī)章制度，將與項(xiàng)目有關(guān)的重要文件進(jìn)行建檔、保存。

　　（2）建立項(xiàng)目組織聯(lián)系方式。項(xiàng)目涉及到多方人員，為提高工作效率，應(yīng)該建立一個(gè)專用于項(xiàng)目管理的所有相關(guān)人員的聯(lián)系方式名冊(cè)，做到簡(jiǎn)潔、明了。

　?。?）確定工作匯報(bào)方式。明確表達(dá)項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目管理者、項(xiàng)目管理者對(duì)上級(jí)和相關(guān)方的工作匯報(bào)方式，包括匯報(bào)時(shí)間、匯報(bào)形式。比如項(xiàng)目組成員每天通過(guò)EMAIL向項(xiàng)目管理者匯報(bào)，項(xiàng)目管理者每周通過(guò)EMAIL向直接客戶和上級(jí)匯報(bào)，緊急匯報(bào)可通過(guò)電話及時(shí)溝通，每?jī)芍茼?xiàng)目組進(jìn)行一次項(xiàng)目工作溝通會(huì)議等等。

　　（4）統(tǒng)一項(xiàng)目文件格式。對(duì)于項(xiàng)目統(tǒng)一文件模板，是規(guī)范管理的一項(xiàng)措施，所以必須統(tǒng)一各種文件模板，并提供編寫指南，以保證項(xiàng)目溝通的效率。

　?。?）溝通計(jì)劃應(yīng)簡(jiǎn)單實(shí)用。溝通計(jì)劃是用來(lái)執(zhí)行的，要保證項(xiàng)目相關(guān)人員已經(jīng)正確理解，避免為計(jì)劃而計(jì)劃，使其束之高閣。

　　2.項(xiàng)目溝通的方式

　?。?）正式溝通和非正式溝通

　　正式溝通是通過(guò)項(xiàng)目組織明文規(guī)定的渠道進(jìn)行信息傳遞和交流的方式，如組織規(guī)定的匯報(bào)制度、例會(huì)制度、報(bào)告制度及組織與其他組織的公函來(lái)往。其優(yōu)點(diǎn)是溝通效果好缺點(diǎn)是溝通速度慢。非正式溝通是在正式溝通外進(jìn)行的信息傳遞和交流，如員工之間的私下交談、小道消息等。其優(yōu)點(diǎn)是溝通方便、速度快缺點(diǎn)是容易失真。

　?。?）上行溝通、下行溝通和平行溝通

　　上行溝通是指下級(jí)的意見向上級(jí)反映，有層層傳遞和越級(jí)反映兩種形式。下行溝通是指領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)員工進(jìn)行的自上而下的信息溝通。平行溝通是指組織中各平行部門之間的信息交流。

　　（3）單向溝通與雙向溝通

　　單向溝通是指一方只是發(fā)送信息，另一方只是接收信息，信息是單向傳遞的，其特點(diǎn)是傳遞速度快、準(zhǔn)確性差。雙向溝通是指發(fā)送者和接收者兩者之間的位置不斷交換，且發(fā)送者是以協(xié)商和討論的姿態(tài)面對(duì)接收者，信息發(fā)出以后還需及時(shí)聽取反饋意見，必要時(shí)雙方可進(jìn)行多次重復(fù)商談，直到雙方共同明確和滿意為止，其特點(diǎn)是溝通信息準(zhǔn)確性高、利于意見反饋、溝通雙方有平等感。

　?。?）書面溝通和口頭溝通

　　書面溝通是指以書面的形式進(jìn)行信息傳遞和交流?？陬^溝通是指用口頭表達(dá)進(jìn)行信息傳遞和交流，其特點(diǎn)是靈活、速度快、較準(zhǔn)確，雙方可以自由地交換意見。

　?。?）語(yǔ)言溝通和體語(yǔ)溝通

　　語(yǔ)言溝通是借助于語(yǔ)言、文字、圖畫、表格等形式進(jìn)行的溝通。體語(yǔ)溝通是借助于動(dòng)作、表情姿態(tài)等非語(yǔ)言方式進(jìn)行的溝通。

　　四、五項(xiàng)基本原則

　　1.統(tǒng)一性原則

　　經(jīng)由溝通管理"三步曲"建立起來(lái)的建設(shè)管理秩序本身就是為項(xiàng)目建設(shè)制定的統(tǒng)一運(yùn)轉(zhuǎn)管理模式，從信息、的產(chǎn)生、傳遞、接收到信息的反饋全過(guò)程是一致的。它與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)規(guī)定、說(shuō)明、報(bào)告及規(guī)范操作辦法一起，構(gòu)成了項(xiàng)目溝通管理的《通用詞典》。雖然《通用詞典》也需要隨著項(xiàng)目的進(jìn)展與經(jīng)驗(yàn)的積累而不斷充實(shí)、調(diào)整與完善，但是，它的存在必然成為溝通管理所遵循的統(tǒng)一性原則之參照體系，這樣一個(gè)模板的建立，越來(lái)越體現(xiàn)出溝通管理統(tǒng)一性原則的實(shí)用價(jià)值和關(guān)鍵所在。

　　2.溝通有效原則

　　所有的溝通工作都是為了使某一事件或問(wèn)題矛盾得到解決、使矛盾各方最終達(dá)成一致而開展的。對(duì)信息的接收與理解是否符合信息發(fā)出者的思維宗旨，接收者與發(fā)出者間是否存在歧義，是衡量溝通是否有效的標(biāo)準(zhǔn)。

　　有效的溝通起始于積極有效的聆聽，在溝通中經(jīng)常出現(xiàn)這樣的情況：雖然你聽到了我的話，并表示理解了，但是，你所認(rèn)為的理解并不是我說(shuō)話的本意。因此，有效聆聽是首要的。

　　在項(xiàng)目管理實(shí)踐過(guò)程中，在口頭溝通和會(huì)議溝通時(shí)溝通各方要集中精力，適時(shí)提問(wèn)以真正弄清概念。避免詞不達(dá)意或理解偏差，造成"你講你的，我想我的"，聆聽者要有耐心聽清、弄懂講話者的整個(gè)思路，不打斷、不跑題、不排斥不同意見、不拒絕不同觀點(diǎn)，更不要帶著偏見去聽。

　　其次，信息發(fā)布者在表達(dá)中要使用準(zhǔn)確、坦白的語(yǔ)言，盡量避免由于婉轉(zhuǎn)客套的表達(dá)方式帶來(lái)的誤解。為了確定接收者是否足夠準(zhǔn)確地接收到了信息，可以請(qǐng)其表述其對(duì)信息的理解。

　　在書面溝通中，對(duì)于已被確定使用的文件格式要堅(jiān)持正確運(yùn)用，文字簡(jiǎn)單明了，消除不必要的論述和評(píng)論，避免模棱兩可的結(jié)論和意見，使人易于理解。

　　只有信息發(fā)布者與接收者的理解一致了，溝通才可稱為有效。

　　3.溝通必要原則

　　溝通管理也是要付出代價(jià)的，如果因過(guò)度的溝通工作或繁雜的文檔規(guī)定使項(xiàng)目管理工作效率低下，那將是得不償失的。因此，溝通工作的時(shí)機(jī)與頻率的把握至關(guān)重要，一切要以必要原則為準(zhǔn)繩，在項(xiàng)目關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作結(jié)束、出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)、統(tǒng)一目標(biāo)時(shí)等必要問(wèn)題的時(shí)間開展。

　　4.溝通有據(jù)原則

　　所有的信息都有可能是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的基準(zhǔn)與依據(jù)，對(duì)項(xiàng)目的投資規(guī)模、建設(shè)內(nèi)容、建設(shè)工期、設(shè)計(jì)功能等造成影響，產(chǎn)生變更，這也將直接關(guān)系到建設(shè)目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)。在按照設(shè)計(jì)文件進(jìn)行建設(shè)施工的同時(shí)，變更不可避免。要使各項(xiàng)建設(shè)活動(dòng)的合理性有據(jù)可查，基于所有的溝通工作有據(jù)可查。隨著時(shí)代的發(fā)展與科技的進(jìn)步，現(xiàn)在可以依據(jù)錄音、錄像、圖片等先進(jìn)手段來(lái)更為準(zhǔn)確、細(xì)致地記錄下大量不斷產(chǎn)生的溝通過(guò)程與結(jié)論。作為傳統(tǒng)的備忘錄的有力補(bǔ)充，更能充分說(shuō)明實(shí)際工作的原始情況，為項(xiàng)目建設(shè)中問(wèn)題的產(chǎn)生與解決、變更的處理提供了不可缺少的依據(jù)。

　　5.溝通及時(shí)原則

　　信息的產(chǎn)生、傳遞與接收就是為使項(xiàng)目建設(shè)得到順利進(jìn)行，溝通的及時(shí)可以使項(xiàng)目建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題盡快得到解決，項(xiàng)目建設(shè)得以持續(xù)進(jìn)行，這也是關(guān)系項(xiàng)目建設(shè)工期目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)的重要保障。

　　綜上所述，我們可以這樣理解溝通：溝通是人和人之間進(jìn)行的，采用語(yǔ)言、文字、身體語(yǔ)言、各種專業(yè)符號(hào)、影音資料等形成的信息進(jìn)行的交流，使彼此間能知道并理解其意圖。溝通可以是口頭的或書面的，可以是面對(duì)面式的或是通過(guò)溝通媒介，如電話、文件、書信、電子郵件。溝通可以是正式的，如例會(huì)、報(bào)告會(huì)、發(fā)布會(huì)，也可以是非正式的。

　　在項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)（PMI ）的《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南》中，把溝通管理定義為"項(xiàng)目溝通管理這一知識(shí)領(lǐng)域包括保證及時(shí)與恰當(dāng)?shù)厣?、搜集、傳播、存?chǔ)、檢索和最終處置項(xiàng)目信息所需的過(guò)程。它在人員與信息之間提供取得成功所必需的關(guān)鍵聯(lián)系"。

　　不論何種理解與定義，溝通管理的重要性是毋庸質(zhì)疑的，那就是：有效的溝通管理是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素。