該論文由2015年下半年信息系統(tǒng)項目管理師全國前50名嚴仁輝分享

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摘要
2014年5月，我作為項目經理參與了中石油ＸＸ省銷售公司可視化管理平臺的建設，該項目投資共700萬元人民幣，工期為1年，平臺采用C/S架構，用JAVA、C++、C#三種語言分別開發(fā)不同的功能模塊，數據庫采用Oracle,訪問數據庫中間件采用JDBC，通過該項目的建設，實現(xiàn)了該省13個地市中石油加油站的現(xiàn)場管理、卸油安全、動態(tài)作業(yè)和資金安全等環(huán)節(jié)的可視化、常態(tài)化管理，發(fā)揮平臺異地監(jiān)控、實時了解、主動監(jiān)管的作用。該項目于2015年5月通過了業(yè)主方終驗，贏得了用戶的好評。
本文結合作者的實際經驗，以該項目為例，討論了信息系統(tǒng)項目建設過程中的成本管理，主要從如下4個方面進行了闡述：制訂成本管理計劃，成本估算，成本預算，成本控制。
正文
2014年5月，我作為項目經理參與了中石油ＸＸ省銷售公司可視化管理平臺建設的項目，該項目投資共700萬元人民幣，建設工期為1年，項目的主要需求是依托運營商提供的VPN網絡，將該省13個地市加油站已建的萬余個視頻監(jiān)控攝像機、車輛出入信息以及安防報警系統(tǒng)進行全省聯(lián)網，對這些地點的現(xiàn)場管理、卸油安全、動態(tài)作業(yè)和資金安全等環(huán)節(jié)的可視化、常態(tài)化管理，發(fā)揮平臺異地監(jiān)控、實時了解，主動監(jiān)管的作用。平臺采用C/S架構，服務器端的運行環(huán)境是Windows Server或Linux，主要由中心管理單元、設備接入單元、數據轉發(fā)單元等模塊組成，中心管理單元采用Java語言開發(fā)，數據庫采用Oracle，訪問數據庫的中間件采用JDBC，設備接入和數據轉發(fā)單元采用C++語言開發(fā)，使用ACE框架，由于這兩個功能模塊主要是處理媒體數據流，通信數量巨大，要求實時性高，而開發(fā)者可以利用ACE框架提供的豐富可重用的C++封裝器和框架組件，開發(fā)出高性能、實時的通信服務和應用。由于客戶端的運行環(huán)境都是Windows桌面操作系統(tǒng)，故基于.net4.0框架采用C#語言開發(fā)，值得一提的是客戶機視頻圖像顯示采用了Directshow技術，以充分發(fā)揮了計算機顯卡的GPU性能；在實際部署中，采用集散式兩級平臺的模式，即各地市平臺獨立管理所轄加油站的視頻資源、出入車輛管理信息，省平臺可任意調用各地市公司所管理的資源，同時通過省公司授權，各地市公司可以互相訪問指定的資源，在省公司采用Rose HA軟件實現(xiàn)省平臺的雙機熱備，保證了省級平臺的高可用性。
由于該項目是我公司近年來承接的金額較高、涉及地域較廣的系統(tǒng)集成項目，因此在該項目中成本管理尤為重要，在本項目中，我作為項目經理除了對其余管理領域認真注意外，特別對成本管理從制訂成本管理計劃、估算項目成本、制訂項目預算、控制項目成本等幾方面進行了管理，同時提出了項目成本管理中的一些常見問題和解決辦法。
一、 制定成本管理計劃
成本管理計劃是成本管理的各個過程的統(tǒng)一綱領。在這個項目的成本管理計劃中我們對項目成本管理過程中的相關概念、單位、報告格式、頻度等做了明確的闡述。成本管理計劃指定估算成本過程中金額需要精確到RMB100元，同時也規(guī)定了人力資源成本的單位為人時。項目的總預算也規(guī)定需要盡可能的滿足公司的利潤要求，不能超過合同額的65%，按照公司相關制度預算超過65%需要說明原因并獲得公司更高層領導審批。管理計劃規(guī)定每個月按照公司的通用格式計算實際花費成本、實際完成工作量、尚須費用等等相關指標，報告項目的成本績效信息。并將各個時間點的成本績效信息錄入到公司的OA系統(tǒng)中，以備相關人員檢查，如銷售、QA、項目總監(jiān)等。項目成本管理計劃總體來說是給項目的成本管理的各過程提供依據，指導如何做好項目的成本管理。
二、 估算項目成本
項目成本估算要盡可能的準確的話，需要項目的進度計劃、人力資源計劃做的足夠合理，項目的范圍盡可能的明確。這三項是成本估算的主要依據。雖然該項目的部分模塊實施周期不確定，但是實施范圍比較確定。公司對與實施這樣的項目也有比較豐富的經驗，本人也參與過多個類似項目的實施。因此估算成本過程主要用的的方法包含專家估算、類比估算、自下而上估算以及儲備分析。該項目沒有其他的軟硬件采購，主要成本就是人力成本以及實施人員往來交通費用和住宿費用等附帶費用。人力成本估算相對比較容易，由于公司對開發(fā)人員有級別界定，每個級別的人力成本也是確定的，因此只要針對單個活動或者工作包先估算其需要什么樣的資源，消耗多少工時，即可得出該活動的估算成本。這里主要使用專家估算及類比估算法。項目的成本估算在一開始項目的啟動、規(guī)劃階段準確性比較低，需要反復執(zhí)行，隨著掌握的信息越來越多，項目的估算成本也越來越準確。
三、 制定項目預算
項目成本估算完成后，對成本有了一定區(qū)間的估計，就可以進一步細化，做出更精確的整個項目成本預算，并獲得批準。起初在沒有做預算之前，協(xié)調的項目資源都盡量是最好的，然而在制定預算的過程中發(fā)現(xiàn)，好的也是貴的，為了預算能夠獲得審批，項目的資源計劃也做了相應的調整。當然，調整的前提是對項目的質量和進度不會有大的影響。這里主要使用的是專家估算及成本匯總方法。專家特指公司內部專家，就這個項目來說主要是兩種，一種是項目實施經驗非常豐富的項目經理甚至總監(jiān)，另一種是對該客戶十分熟悉的公司資深員工?？紤]到該項目需要電信運營商配合，如果網絡不到位對項目的進度和成本均會造成一定的影響，故存在一定的風險，所以在制定項目預算時留出相應的應急儲備，同時還針對未知的不確定事件提出一定的預算即管理儲備，做為項目總體資金需求的一部分。
四、 控制項目成本
控制成本是監(jiān)控項目狀態(tài)，更新項目預算及管理項目成本基準的過程。這也是我個人認為防止成本超支的最重要的過程。監(jiān)控成本不單是純粹的監(jiān)控項目組的資金支出，而是要將資金支出與已經完成的項目活動，已經達到的項目階段做比較分析。最常見的手段就是掙值分析。公司雖然在這方面有明確的規(guī)定，但是執(zhí)行的時候一般都不太好，這也是公司項目大多成本超支的一個原因。因此這個項目我格外注重這項工作，每個月都會如實統(tǒng)計項目實際發(fā)生的成本，實際完成的工作量并與基準進行比較、分析、預測。有時甚至不到月初統(tǒng)計時點只要項目組出現(xiàn)了大幅度的成本變動如有新的項目成員入場，都會用做實時的比較、分析、預測確保在實際成本與基準發(fā)生偏差時能及早發(fā)現(xiàn)，以更小的代價去糾正偏差。
結尾
經過我們團隊的不懈努力，歷時1年，本項目終于于2015年5通過了業(yè)主方信息處牽頭，財務處、加管處、安全處以及地市公司代表組成的驗收小組的終驗，給甲方的生產作業(yè)節(jié)約了管理成本，提高了工作效率，得到了甲方的省公司、地市公司以及各專業(yè)線人員的一致好評。由于預算準確，控制措施得力，項目實施過程中成本一直處于可控范圍內，沒有出現(xiàn)超支情況，故公司領導層也表示滿意。當然在本項目管理過程中也有一些不足之處，比如在地市平臺服務器的部署過程中由于和個別地市公司運行維護部門沒有充分溝通好，導致個別地市實施進度稍慢，不過經過我及時的調整，并沒有對項目產生什么影響。這些不足之處是我在今后續(xù)的學習和工作中需要改正提高的。