在溝通機構(gòu)建立后，編制了溝通的制度和具體流程，規(guī)定了各方的責(zé)任和權(quán)利以及相應(yīng)的獎懲條例，并以具體的流程來規(guī)范各方的溝通行為，其中包括一般情況和緊急情況下的溝通方式。

　?。?）要求各方必須建立相應(yīng)的溝通機制，列出溝通責(zé)任人員的名稱、職務(wù)、聯(lián)系方式和負(fù)責(zé)的范圍，其中包括對內(nèi)和對外溝通范圍。

　?。?）要求各方人員應(yīng)進行對等溝通，即技術(shù)層人員與技術(shù)層人員溝通，管理層人員與管理層人員溝通，盡量避免2個不同單位之間的跨層溝通，以防產(chǎn)生不必要的誤會。

　?。?）在同一單位內(nèi)，各層之間要掌握溝通內(nèi)容和深度，技術(shù)人員應(yīng)清楚向管理層反映什么情況，什么內(nèi)容，期望管理層解決什么問題；管理層也需要知道應(yīng)解決什么問題。

　　（4）溝通的響應(yīng)時間應(yīng)明確，什么問題需要多長時間響應(yīng)，應(yīng)記錄每次響應(yīng)時間，對超時響應(yīng)的況進行原因分析，對于無故拖延響應(yīng)的給予一定的懲罰。

　?。?）定期召開碰頭會，碰頭會主要由項目的管理層和相關(guān)的技術(shù)人員參與，集中各方的工程進度完成情況和在工程中遇到的問題，提出工程中隱存的風(fēng)險，探討降低風(fēng)險的手段。

　?。?）確定緊急情況下的溝通方式和投訴途徑。

　?。?）確定項目監(jiān)理方在溝通中的主導(dǎo)地位，負(fù)責(zé)組織各方定期開會，解決有爭議的問題。

　　溝通流程是溝通順利進行的保障，因此，在項目開始時，就應(yīng)確定項目的溝通流程，

　　（1）各角色應(yīng)明確自己的權(quán)責(zé)范圍，對超出自己范圍的內(nèi)容，應(yīng)征求相關(guān)人員的意見，在得到確認(rèn)后才能回復(fù)，不要隨口開河，造成不必要的損失。如系統(tǒng)集成商或供應(yīng)商的項目經(jīng)理對系統(tǒng)具體技術(shù)功能的內(nèi)容，如果沒有把握，應(yīng)請有關(guān)技術(shù)人員確認(rèn)后才能回復(fù)請求方。

　?。?）技術(shù)人員之間應(yīng)在項目技術(shù)協(xié)議書的基礎(chǔ)上進行技術(shù)溝通和技術(shù)確認(rèn)，超出了項目技術(shù)協(xié)議書上的內(nèi)容，應(yīng)得到管理層的同意才能確認(rèn)；這一點技術(shù)人員特別是軟件開發(fā)人員往往會忽視， 他們在具體的軟件開發(fā)過程中，常常會根據(jù)業(yè)主技術(shù)人員的意見擅自改變原有功能或增加新的功能，他們會自認(rèn)為這樣效果會更好，但忽視了管理的需要，會造成管理人員對項目的管理失控。

　?。?）在項目進行過程中，如有影響較大的變動，應(yīng)及時向決策層匯報，以作出相應(yīng)的對策；項目有大的變動往往會影響到項目的進度、質(zhì)量和成本，如果沒得到?jīng)Q策層的批準(zhǔn)，項目將無法得到應(yīng)有的資源支持，致使項目失敗。

　?。?）要建立配套的投訴制度，在溝通流程不能進行正常運作時，可及時進行糾正。在項目實施過程中，各方因?qū)δ骋粏栴}或某一條款的看法不同而作出不同的反應(yīng)常有發(fā)生，這些問題如不能得到及時的解決，將會影響工程的進一步實施。因此，配套的投訴制度在大中型項目的建設(shè)中可起到保障作用。

　?。?）流程涉及的任何一方出現(xiàn)人員變動應(yīng)及時通知其他各方，同時，對于某一方面的技術(shù)人員的配置應(yīng)采用雙人以上，以避免出現(xiàn)人員真空現(xiàn)象的出現(xiàn)。大中型項目實施的時間一般較長，參與各方出現(xiàn)人員變動也屬于正常現(xiàn)象，因此，項目參與各方應(yīng)建立人才儲備制度。