摘要：本文簡單分析了項目管理在我國的發(fā)展?fàn)顩r以及遇到的困難，提出項目管理的重要性，最后重點對項目控制的兩個方面談了一些想法和體會。
    Abstract: This paper briefly analyzes the development status of project management and the difficulties in our country, puts forward the importance of project management, and finally mainly talks about a number of ideas and experience of two aspects of project control.
    關(guān)鍵詞：項目管理；項目控制
    Key words: project management；project control
    0  引言
    在我國，系統(tǒng)集成項目的失敗幾乎成了普遍現(xiàn)象。尤其是由于對軟件業(yè)認(rèn)識的誤區(qū)，許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)盲目認(rèn)為軟件業(yè)是低成本、高回報的產(chǎn)業(yè)，絲毫不考慮風(fēng)險，鼓吹軟件工程師無所不能，用戶和市場人員的無知和膽大是銀彈綜合癥的病因；由于觀念的落后，更多的用戶則認(rèn)為軟件在中國是不值錢的，對他們來講，一個應(yīng)用軟件要花掉上百萬元簡直是不可思議的事，非常宏大的企業(yè)信息化建設(shè)項目，卻投資很少的錢，早早給盲目膽大的軟件企業(yè)挖下了陷阱；由于經(jīng)驗的不足，有許多項目在需求調(diào)研階段就沒有明確的范圍或偏離了方向，進度、資金、工作量估計嚴(yán)重不足，而業(yè)主往往在項目交付后才學(xué)會提需求，使項目沒完沒了；由于管理水平的低下和軟件本身的智力密集性，研發(fā)過程很難控制，個人英雄主義普遍存在，致使軟件項目的成敗把握在個別人手里……等等，總結(jié)起來，總是教訓(xùn)多，經(jīng)驗少。有資料把系統(tǒng)集成項目失敗的原因歸納為四大類：項目組織原因、缺乏需求管理、缺乏計劃與控制和估算錯誤。這四大類原因無一不在項目管理的范疇之內(nèi)。有效的管理雖然不是項目成功的全部，但缺乏管理的項目肯定是成功不了的。管理學(xué)的創(chuàng)始人是彼得·德魯克說過：“如果沒有管理，那也就只會有一群烏合之眾，而不會有一個機構(gòu)?！澳敲矗鯓咏M織一個協(xié)調(diào)、高效的項目團隊，做到項目成功，客戶滿意，企業(yè)和合作伙伴互利雙贏呢？答案當(dāng)然是項目管理。
1  項目管理的重要性
眾多IT企業(yè)經(jīng)過多次失敗后，也逐漸認(rèn)識到項目管理的重要性，于是為提高企業(yè)自身的項目管理水平，國內(nèi)的IT企業(yè)紛紛引入CMM（軟件成熟度模型），本人所在的公司也不例外，2003年初公司將“山東省農(nóng)村信用社聯(lián)行匯劃項目“（以下簡稱“聯(lián)行項目“）作為CMM試點項目，該項目的目標(biāo)是：為山東省農(nóng)村信用社建立全省范圍內(nèi)的聯(lián)行匯劃系統(tǒng)，實現(xiàn)省內(nèi)資金的劃撥。作為項目的主要需求、設(shè)計和開發(fā)人員，本人深刻的感覺到了項目管理在項目實施中的重要作用，它就像是一個催化劑，能讓你的能量得到更大的釋放，讓你更有效率。項目管理在該項目中的應(yīng)用不僅使參加項目的相關(guān)人員自身價值和能力都得到了提升，同時也使公司以后在實施類似項目的時候，用更少的資金，更少的資源在合適的期間之內(nèi)對項目進行更好控制。其實這點也正是項目管理的精髓所在。
既然項目管理的精髓在于控制，那么如何進行有效的項目控制呢？控制是一個過程，衡量朝項目項目目標(biāo)方向的進展，監(jiān)控偏離計劃的偏差，采取糾正的措施是進展和計劃相匹配，項目符合既定的目標(biāo)。項目的控制階段超越項目生命周期的其他階段，它涉及到9個項目管理知識領(lǐng)域中的7個領(lǐng)域：①項目的綜合要求整體變更控制，輸出包括項目計劃的更新、糾正措施和吸取的教訓(xùn)。②項目的范圍管理包括范圍變更控制，關(guān)鍵的輸出是范圍變更。③項目的時間管理包括進度控制，關(guān)鍵的輸出是進度計劃更新。④項目的成本管理設(shè)計到成本控制，輸出包括修改的成本估算、預(yù)算更新、完成估算。⑤項目的質(zhì)量管理包括質(zhì)量控制，輸出是質(zhì)量提高、接受決策、返工、完成的檢查表和過程調(diào)整。⑥項目的溝通管理包括績效報告，輸出是績效報告和變更請求。⑦項目的風(fēng)險管理設(shè)計風(fēng)險應(yīng)對措施控制，輸出是風(fēng)險管理計劃的更新。
2  項目控制的兩個方面的想法和體會
2.1 項目范圍變更的控制  項目管理最重要也是最難做的一件工作就是確定項目的范圍，本人在以往做過的項目中，經(jīng)常會遇見這樣的問題，客戶并不了解他們真正的需求是什么，于是在項目實施的過程中不斷的提出新的需求使整個項目跌入需求變化的怪圈，導(dǎo)致整個項目的延期。在“聯(lián)行項目“中，我們在項目的開始階段做了充分的需求調(diào)研，讓客戶將所有的想法盡可能的闡述清楚，并把所有的需求羅列出來，我們對客戶的需求進行分析、歸納和整理，充分的挖掘客戶潛在的需求，理解客戶業(yè)務(wù)，使用客戶的語言，站在客戶的角度思考問題，同時取得客戶的信任；在充分的需求分析基礎(chǔ)上，我們做了良好的需求管理，在軟件需求規(guī)格說明書經(jīng)過正式的評審之后納入基線，建立需求功能矩陣，對需求的變更遵循文檔化的變更流程使軟件的開發(fā)計劃、工作產(chǎn)品和活動與需求保持一致，進行軟件的需求追溯使項目在變更影響分析、跟蹤、再設(shè)計、測試等方面都有了很好的依據(jù)，同時保證了產(chǎn)品的完整性和準(zhǔn)確性。范圍管理水平的低下是項目失敗的主要因素之一。對于IT項目來說，要實現(xiàn)高水平的項目范圍管理，重點要做好用戶參與、明確的需求說明以及范圍變更管理的程序設(shè)置等。
2.2 項目的進度控制  簡單說，進度控制就是比較實際狀態(tài)和計劃之間的差異，并作出必要的調(diào)整使項目向有利的方向發(fā)展?！鞍磿r、保質(zhì)地完成項目”大概是每一位項目經(jīng)理最希望做到的。但工期托延的情況卻時常發(fā)生。因而合理地安排項目時間是項目管理中一項關(guān)鍵內(nèi)容，它的目的是保證按時完成項目、合理分配資源、發(fā)揮最佳工作效率。它的主要工作包括定義項目活動、任務(wù)、活動排序、每項活動的合理工期估算、制定項目完整的進度計劃、資源共享分配、監(jiān)控項目進度等內(nèi)容。其實計劃和實際狀態(tài)之間總會存在一些差異，也就是“計劃跟不上變化”，有的人因此得出結(jié)論“計劃沒用”。那么，面對不斷變化的實際情況，計劃到底有沒有用？其實，沒有“計劃”便無從談“變化”，也就是說計劃只是一個基準(zhǔn)，它是對未來的“預(yù)測”，或者說計劃好象一個準(zhǔn)星，它指定的方向可以命中目標(biāo)，但在子彈飛行過程中會受各種因素影響，不能保證一定命中目標(biāo)。但可以肯定的是，沒有準(zhǔn)星命中的可能性會大大降低，因為你無法記錄偏差和修正彈道。工作中計劃的作用是協(xié)調(diào)工作、分析變化，如果不根據(jù)計劃執(zhí)行并進行必要的控制，計劃沒有什么意義。也就是說控制過程中計劃才能發(fā)揮作用。進度控制可以分成四個步驟：計劃、執(zhí)行、檢查和行動。首先是制定計劃，所謂磨刀不誤砍柴功，制定計劃以前應(yīng)該先完成項目管理工作中的范圍管理部分。如果只圖節(jié)省時間，把這些前期工作省略，后面的工作必然會走彎路，反而會耽誤時間。項目一開始首先要有明確項目目標(biāo)、可交付產(chǎn)品的范圍定義文檔和項目的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。由于一些是明顯的、項目所必須的工作，而另一些則具有一定的隱蔽性，所以要以經(jīng)驗為基礎(chǔ)，列出完整的完成項目所必需的工作，同時要有專家審定過程，以此為基礎(chǔ)才能制定出可行的項目進度計劃，進行合理的時間管理額和進度控制。在聯(lián)行的項目中我們首先將項目工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動或任務(wù)，這些小的活動應(yīng)該是能夠保障完成交付產(chǎn)品的可實施的詳細任務(wù)。在項目實施中，要將所有活動列成一個明確的活動清單，并且讓項目團隊的每一個成員能夠清楚有多少工作需要處理。活動清單采取文檔形式，以便于項目其他過程的使用和管理。當(dāng)然，隨著項目活動分解的深入和細化，工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）需要修改。在產(chǎn)品描述、活動清單的基礎(chǔ)上，要找出項目活動之間的依賴關(guān)系和特殊領(lǐng)域的依賴關(guān)系、工作順序。在這里，我們既考慮了團隊內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也考慮了內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關(guān)系以及為完成項目所要做的一些相關(guān)工作，例如在平臺的開發(fā)必須在集成測試之前完成等，設(shè)立項目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是項目中關(guān)鍵的事件及關(guān)鍵的目標(biāo)時間，是項目成功的重要因素。里程碑事件是確保完成項目需求的活動序列中不可或缺的一部分。比如在聯(lián)行項目中我們將軟件需求書的最終評審、設(shè)計的完成，編碼階段的完成等關(guān)鍵任務(wù)作為項目的里程碑。項目工期估算是根據(jù)項目范圍、資源狀況計劃列出項目活動所需要的工期。估算工期時要充分考慮活動清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環(huán)境因素對項目工期的影響。聯(lián)行項目中我們采用了delphi的估算方法，在對每項活動的工期估算中應(yīng)充分考慮風(fēng)險因素對工期的影響。項目工期估算完成后，我們采用關(guān)鍵路徑法（CPM）確定了整個項目的進度計劃。那么制定好了項目計劃后，我們主要采用畫掙值圖的方式來反映項目的實際狀態(tài)與計劃的偏差，使項目經(jīng)理和項目成員及時的了解項目的情況，當(dāng)出現(xiàn)偏差時能夠及時采取糾正措施。委派在進度的控制中有非常重要的地位，很多時候計劃失控并非因為某個人不努力，而僅僅是因為沒有弄清要求。正確的委派活動要控制好三個關(guān)鍵點：時間點、交付物、責(zé)任人。時間點是指任務(wù)明確的開始/結(jié)束時間，最后同時交代清楚工作上下游關(guān)系；交付物是指任務(wù)的結(jié)果，一般是工作產(chǎn)品。交付物應(yīng)明確指明具體要求；責(zé)任人是指“出了問題你該找的那個人”。如果需要幾個人協(xié)作完成任務(wù)，一定要明確指明誰負(fù)責(zé)，不能為了搞平衡而讓他們共擔(dān)責(zé)任，這可能造成誰都不擔(dān)責(zé)任。任務(wù)委派最好有文字記錄，在聯(lián)行的項目中我們采用下發(fā)任務(wù)單的方式，項目經(jīng)理在分派任務(wù)時，在任務(wù)單上對任務(wù)作出明確地描述，并指出需要完成的時間，同時和責(zé)任人進行當(dāng)面溝通和確認(rèn)，并得到責(zé)任人的承諾。任務(wù)委派完成后當(dāng)然就是執(zhí)行了。執(zhí)行過程中項目經(jīng)理及時溝通情況和交流進展，調(diào)度和協(xié)調(diào)資源，處理變更和應(yīng)付意外。檢查可以在執(zhí)行過程中的檢查點進行，也可以在特地的時點進行。檢查的目的是比較實際情況與計劃差異，以確定當(dāng)前的狀態(tài)。我們在項目中主要采用的檢查方式有例會、周報、口頭詢問等。另外，交付物的質(zhì)量和提交情況、變更記錄也是重要的檢查手段。檢查后如果發(fā)現(xiàn)“變化”就要行動，如果項目出現(xiàn)延期的情況，要及時地進行調(diào)整，比如增加投入：增加人力資源，加班，或指派更有經(jīng)驗的人，一般這都會帶來成本的上升；進行調(diào)整后可能產(chǎn)生新的工作計劃，這個計劃應(yīng)該及時通知相關(guān)各方，至此項目又會進入新的一輪項目控制過程。其實，項目的進度控制正是不斷重復(fù)著兩個動作。
總之，項目實施過程中可變因素很多，但項目管理會促使大家向一個相對較好的目標(biāo)去努力。項目管理中的需求管理，可以了解項目的細節(jié)問題，從而把未知因素降到最低，是需求能夠得到更好的控制；項目管理中的項目計劃，在關(guān)鍵點設(shè)立檢查點，使得項目經(jīng)理能夠隨時監(jiān)控項目的進度，及時發(fā)現(xiàn)問題，能對出現(xiàn)的異?，F(xiàn)象做出快速反應(yīng)；項目管理中的設(shè)計和過程的文檔化，可以保證項目流程的清晰和計劃性，也能使經(jīng)驗得到充分的積累和總結(jié)。這些無疑都保證了項目實施的可控性?？刂乒ぷ鹘?jīng)常是很事務(wù)性的，人們不愿意做有規(guī)律的堅持。如果用一句話表達控制的重要性，不妨一問：控制的反面叫失控——誰愿意自己的項目失控呢？曾有人在談到什么是管理的時候說，管理就是制定計劃，然后按計劃執(zhí)行。這話足夠精練。試想，如果所有的事情都能夠按照計劃執(zhí)行，管理將成為一件簡單的作業(yè)。但是實際情況并不那么簡單，由于環(huán)境的變化、認(rèn)識的偏差、能力的不足等，造成了實際狀況與計劃的偏離。而要保證項目圍繞計劃開展，就得用到項目控制。