項(xiàng)目進(jìn)度控制和監(jiān)督的目的

項(xiàng)目進(jìn)度控制和監(jiān)督的目的是：增強(qiáng)項(xiàng)目進(jìn)度的透明度，以便當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)展與項(xiàng)目計(jì)劃出現(xiàn)嚴(yán)重偏差時(shí)可以采取適當(dāng)?shù)募m正或預(yù)防措施。已經(jīng)歸檔和發(fā)布的項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目控制和監(jiān)督中活動(dòng)、溝通、采取糾正和預(yù)防措施的基礎(chǔ)。

1、根據(jù)計(jì)劃進(jìn)行監(jiān)控

項(xiàng)目控制的第一個(gè)目的是根據(jù)計(jì)劃對(duì)項(xiàng)目的各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)控，即根據(jù)已經(jīng)制定并取得共識(shí)的軟件開發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃來(lái)監(jiān)控項(xiàng)目的實(shí)際表現(xiàn)和進(jìn)度。為此應(yīng)該根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃來(lái)監(jiān)控項(xiàng)目計(jì)劃參數(shù)的實(shí)際值，這些參數(shù)包括進(jìn)度表、項(xiàng)目成本、工作量、工作產(chǎn)品和任務(wù)的屬性、使用的資源、項(xiàng)目成員的知識(shí)和技能；根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃來(lái)監(jiān)控項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)所作的承諾是否已經(jīng)或可能兌現(xiàn)、原來(lái)的確定的風(fēng)險(xiǎn)是否可以避免或減少損失，是否有新的風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)；根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃來(lái)收集、管理、使用項(xiàng)目數(shù)據(jù)；根據(jù)計(jì)劃監(jiān)督項(xiàng)目干系人的參與情況，監(jiān)控各項(xiàng)任務(wù)承擔(dān)人的參與活動(dòng)；定期進(jìn)行必要的進(jìn)度評(píng)審，確定項(xiàng)目是否存在重大偏差、跟蹤變更請(qǐng)求和問(wèn)題報(bào)告直到變更或問(wèn)題得到解決；在項(xiàng)目的里程碑對(duì)項(xiàng)目的成果進(jìn)行評(píng)審。

2、管理糾正和預(yù)防措施

項(xiàng)目控制的另外一個(gè)目的是管理糾正和預(yù)防措施，即當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)度或者結(jié)果已經(jīng)或即將與計(jì)劃有嚴(yán)重偏差時(shí)，對(duì)需要采取的糾正或預(yù)防措施進(jìn)行管理。為此應(yīng)當(dāng)收集并且分析項(xiàng)目進(jìn)行中可能存在的問(wèn)題，并以此確定解決這些問(wèn)題的糾正或預(yù)防措施；對(duì)已經(jīng)確定的問(wèn)題采取糾正和預(yù)防措施；監(jiān)控要實(shí)施的糾正和預(yù)防措施，分析措施采取以后的結(jié)果，判斷這些措施的有效性，確定和記錄糾正與計(jì)劃結(jié)果存在偏差的問(wèn)題而采取的必要且合適的措施。

項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中僅僅靠最初建立的一份“完善”的基準(zhǔn)計(jì)劃是不夠的，最好的計(jì)劃也未必會(huì)一直有效。根據(jù)項(xiàng)目任務(wù)漸進(jìn)明晰的特點(diǎn)，特別是軟件開發(fā)項(xiàng)目的特點(diǎn)，在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，肯定需要在適當(dāng)和必要的時(shí)候?qū)?xiàng)目進(jìn)行變更控制，這種控制過(guò)程包括定期搜集有關(guān)項(xiàng)目進(jìn)展情況的信息，把實(shí)際進(jìn)展情況與計(jì)劃進(jìn)展情況進(jìn)行對(duì)比；如果實(shí)際進(jìn)展情況比計(jì)劃進(jìn)展情況有差距，或可能會(huì)有差距，就應(yīng)當(dāng)采取糾正或預(yù)防措施。變更控制應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目期間定期進(jìn)行，這里所說(shuō)的變更控制不一定要進(jìn)行真正的變更，而是說(shuō)要定期對(duì)變更進(jìn)行控制。

如果在項(xiàng)目生命周期內(nèi)的某一時(shí)間點(diǎn)，把實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃中約定的進(jìn)度相比對(duì)，顯示出項(xiàng)目已經(jīng)延誤或即將延誤、超出預(yù)算目標(biāo)或不符合質(zhì)量要求，就必須采取糾正或預(yù)防措施使項(xiàng)目回到正軌上來(lái)，重新符合計(jì)劃的安排要求。在已做出執(zhí)行糾正或預(yù)防措施的決定之前，應(yīng)評(píng)估一下糾正與預(yù)防措施的有效性和無(wú)副作用性，以確保糾正措施使項(xiàng)目回到項(xiàng)目的工作范圍、時(shí)間和預(yù)算約束內(nèi)，并對(duì)項(xiàng)目的其他目標(biāo)不會(huì)造成太大的影響。

3、在各種項(xiàng)目目標(biāo)中進(jìn)行平衡

如果經(jīng)過(guò)評(píng)估確定項(xiàng)目確實(shí)已無(wú)法控制，就應(yīng)當(dāng)下定決心以犧牲軟件功能范圍、工作成果范圍（如某些中間文檔）、成本預(yù)算、進(jìn)度計(jì)劃或軟件質(zhì)量中的某一項(xiàng)目標(biāo)為代價(jià)，來(lái)保住項(xiàng)目最重要的那些目標(biāo)，在各種項(xiàng)目目標(biāo)中進(jìn)行平衡，最終確定一個(gè)最合適的解決方案。有效的項(xiàng)目控制的關(guān)鍵是定期及時(shí)測(cè)量實(shí)際進(jìn)程，并與計(jì)劃進(jìn)程相比較，如有必要就立即采取糾正或預(yù)防措施。指望不采取糾正和干預(yù)措施，問(wèn)題就自行消失的想法是不現(xiàn)實(shí)的。問(wèn)題越早發(fā)現(xiàn)就越好改正，造成的影響和損失越小。問(wèn)題越提前發(fā)現(xiàn)就越好采取預(yù)防措施，可以用最小的代價(jià)避免造成損失?；陧?xiàng)目實(shí)際進(jìn)展情況，就有可能準(zhǔn)確預(yù)測(cè)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和成本預(yù)算的實(shí)施情況，以便順利完成項(xiàng)目。如果這些項(xiàng)目參數(shù)超出項(xiàng)目目標(biāo)的限制范圍，就必須馬上采取糾正措施；如果發(fā)現(xiàn)這些項(xiàng)目參數(shù)有超出項(xiàng)目目標(biāo)的限制范圍的趨勢(shì)，就必須馬上采取預(yù)防措施。

軟件開發(fā)項(xiàng)目實(shí)施中進(jìn)度控制是項(xiàng)目管理的關(guān)鍵，若某個(gè)分項(xiàng)或階段實(shí)施的進(jìn)度沒有把握好，則會(huì)影響整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度，因此應(yīng)當(dāng)盡可能地排除或減少干擾因素對(duì)進(jìn)度的影響，確保項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)度。

軟件開發(fā)項(xiàng)目常用進(jìn)度控制措施

1、項(xiàng)目進(jìn)度控制的前提

項(xiàng)目進(jìn)度控制的前提是有效地項(xiàng)目計(jì)劃和充分掌握第一手實(shí)際信息，在此前提下，通過(guò)實(shí)際值與計(jì)劃值進(jìn)行比較，檢查、分析、評(píng)價(jià)項(xiàng)目進(jìn)度。通過(guò)溝通、肯定、批評(píng)、獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰、經(jīng)濟(jì)等不同手段，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督、督促、影響、制約。及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差，及時(shí)予以糾正；提前預(yù)測(cè)偏差，提前予以預(yù)防。

在進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度控制時(shí)，必須落實(shí)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之內(nèi)或之外進(jìn)度控制人員的組成，明確具體的控制任務(wù)和管理職責(zé)。要制定進(jìn)度控制的方法，要選擇適用的進(jìn)度預(yù)測(cè)分析和進(jìn)度統(tǒng)計(jì)技術(shù)或工具。要明確項(xiàng)目進(jìn)度信息的報(bào)告、溝通、反饋、以及信息管理制度。

項(xiàng)目進(jìn)度控制應(yīng)該由部門經(jīng)理和項(xiàng)目監(jiān)控人員共同進(jìn)行，之所以需要部門經(jīng)理參與，是因?yàn)椴块T經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目一般要負(fù)責(zé)一定人事行政的責(zé)任，如成員的考核、升遷、發(fā)展等。他們只有通過(guò)軟件開發(fā)項(xiàng)目才能更好地了解項(xiàng)目成員，項(xiàng)目也只用通過(guò)對(duì)他們有切身利益的管理者參與管理才會(huì)更加有效。

2、項(xiàng)目進(jìn)度控制主要手段

項(xiàng)目計(jì)劃書：作為項(xiàng)目進(jìn)度控制的基準(zhǔn)和依據(jù)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制作項(xiàng)目計(jì)劃書。項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控人員根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃書對(duì)項(xiàng)目的階段成果完成情況進(jìn)行監(jiān)控，如果由于某些原因階段成果提前或延后完成，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)提前申請(qǐng)并做好開發(fā)計(jì)劃的變更。對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)度延后的，應(yīng)當(dāng)分析產(chǎn)生進(jìn)度延后的原因、確定糾正偏差的對(duì)策、采取糾正偏差的措施，在確定的期限內(nèi)消除項(xiàng)目進(jìn)度與項(xiàng)目計(jì)劃之間的偏差。項(xiàng)目計(jì)劃書應(yīng)當(dāng)根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展情況進(jìn)行調(diào)整，以保證基準(zhǔn)和依據(jù)的新鮮性、有效性。

項(xiàng)目階段情況匯報(bào)與計(jì)劃：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按照預(yù)定的每個(gè)階段點(diǎn)（根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況可以是每周、每雙周、每月、每雙月、每季、每旬等等）定期在與項(xiàng)目成員和其他相關(guān)人員充分溝通后，向相關(guān)管理人員和管理部門提交一份書面項(xiàng)目階段工作匯報(bào)與計(jì)劃，內(nèi)容包括：

a、對(duì)上一階段計(jì)劃執(zhí)行情況的描述

b、下一階段的工作計(jì)劃安排

c、已經(jīng)解決的問(wèn)題和遺留的問(wèn)題

d、資源申請(qǐng)、需要協(xié)調(diào)的事情及其人員

e、其他需要處理的問(wèn)題

這些匯報(bào)將存檔，作為對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行考核的重要材料。

在計(jì)劃制定時(shí)就要確定項(xiàng)目總進(jìn)度目標(biāo)與分進(jìn)度目標(biāo)；在項(xiàng)目進(jìn)展的全過(guò)程中，進(jìn)行計(jì)劃進(jìn)度與實(shí)際進(jìn)度的比較，及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏離，及時(shí)采取措施糾正或者預(yù)防；協(xié)調(diào)項(xiàng)目參與人員之間的進(jìn)度關(guān)系。

在項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行中，做好這樣幾個(gè)方面的工作：

檢查并掌握項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度信息。對(duì)反映實(shí)際進(jìn)度的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行記載并作為檢查和調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃的依據(jù)，積累資料，總結(jié)分析，不斷提高計(jì)劃編制、項(xiàng)目管理、進(jìn)度控制水平。

做好項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行中的檢查與分析。通過(guò)檢查，分析計(jì)劃提前或拖后的主要原因。項(xiàng)目計(jì)劃的定期檢查是監(jiān)督計(jì)劃執(zhí)行的最有效的方法。

及時(shí)制定實(shí)施調(diào)整與補(bǔ)救措施。調(diào)整的目的是根據(jù)實(shí)際進(jìn)度情況，對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃作必要的修正，使之符合變化的實(shí)際情況，以保證項(xiàng)目目標(biāo)其順利實(shí)現(xiàn)。由于初期編制項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)考慮不周，或因其他原因需要增加某些工作時(shí)就需要重新調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃中的網(wǎng)絡(luò)邏輯，計(jì)算調(diào)整后的各時(shí)間參數(shù)、關(guān)鍵線路和工期。

3、進(jìn)度控制內(nèi)容

從內(nèi)容上看，軟件開發(fā)項(xiàng)目進(jìn)度控制主要表現(xiàn)在組織管理、技術(shù)管理和信息管理等這幾個(gè)方面。組織管理包括這樣幾個(gè)內(nèi)容：

（1）項(xiàng)目經(jīng)理監(jiān)督并控制項(xiàng)目進(jìn)展情況；

（2）進(jìn)行項(xiàng)目分解，如按項(xiàng)目結(jié)構(gòu)分，按項(xiàng)目進(jìn)展階段分，按合同結(jié)構(gòu)分，并建立編碼體系；

（3）制訂進(jìn)度協(xié)調(diào)制度，確定協(xié)調(diào)會(huì)議時(shí)間，參加人員等；

（4）對(duì)影響進(jìn)度的干擾因素和潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析。

技術(shù)管理與人員管理有非常密切的關(guān)系。軟件開發(fā)項(xiàng)目的技術(shù)難度需要引起重視，有些技術(shù)問(wèn)題可能需要特殊的人員，可能需要花時(shí)間攻克一些技術(shù)問(wèn)題，技術(shù)措施就是預(yù)測(cè)技術(shù)問(wèn)題并制訂相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。控制的好壞直接影響項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度。

在軟件開發(fā)項(xiàng)目中，合同措施通常不由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)，企業(yè)有專門的合同管理部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目的轉(zhuǎn)包、合同期與進(jìn)度計(jì)劃的協(xié)調(diào)等。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該及時(shí)掌握這些工作轉(zhuǎn)包的情況，按計(jì)劃通過(guò)計(jì)劃進(jìn)度與實(shí)際進(jìn)度的動(dòng)態(tài)比較，定期向客戶提供比較可靠的報(bào)告等。

軟件開發(fā)項(xiàng)目進(jìn)度控制的信息管理主要體現(xiàn)在編制、調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)度控制計(jì)劃時(shí)對(duì)項(xiàng)目信息的掌握上。這些信息主要是：預(yù)測(cè)信息，即對(duì)分項(xiàng)和分階段工作的技術(shù)難度、風(fēng)險(xiǎn)、工作量、邏輯關(guān)系等進(jìn)行預(yù)測(cè)；決策信息，即對(duì)實(shí)施中出現(xiàn)的計(jì)劃之外的新情況進(jìn)行應(yīng)對(duì)并做出決策。參與軟件開發(fā)項(xiàng)目決策的有項(xiàng)目經(jīng)理、企業(yè)項(xiàng)目主管及客戶的相關(guān)負(fù)責(zé)人；統(tǒng)計(jì)信息，軟件開發(fā)項(xiàng)目中統(tǒng)計(jì)工作主要由參與項(xiàng)目實(shí)施的人員自己做，再由項(xiàng)目經(jīng)理或指定人員檢查核實(shí)。通過(guò)收集、整理和分析，寫出項(xiàng)目進(jìn)展分析報(bào)告。根據(jù)實(shí)際情況，可以按日、周、月等時(shí)間要求對(duì)進(jìn)度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和審核，這是進(jìn)度控制所必須的。

4、不同階段的項(xiàng)目進(jìn)度控制

從項(xiàng)目進(jìn)度控制的階段上看，軟件開發(fā)項(xiàng)目進(jìn)度控制主要有：項(xiàng)目準(zhǔn)備階段進(jìn)度控制，需求分析和設(shè)計(jì)階段進(jìn)度控制，實(shí)施階段進(jìn)度控制等這幾個(gè)部分。

準(zhǔn)備階段進(jìn)度控制任務(wù)是：向業(yè)主提供有關(guān)項(xiàng)目信息，協(xié)助業(yè)主確定工期總目標(biāo);編制階段計(jì)劃和項(xiàng)目總進(jìn)度計(jì)劃;控制該計(jì)劃的執(zhí)行;

需求分析和設(shè)計(jì)階段控制的任務(wù)是：編制與用戶的溝通計(jì)劃、需求分析工作進(jìn)度計(jì)劃、設(shè)計(jì)工作進(jìn)度計(jì)劃，控制相關(guān)計(jì)劃的執(zhí)行等。

實(shí)施階段進(jìn)度控制的任務(wù)是：編制實(shí)施總進(jìn)度計(jì)劃并控制其執(zhí)行;編制實(shí)施計(jì)劃并控制其執(zhí)行等。由甲乙雙方協(xié)調(diào)進(jìn)度計(jì)劃的編制、調(diào)整并采取措施確保進(jìn)度目標(biāo)的實(shí)施。

為了及時(shí)地發(fā)現(xiàn)和處理計(jì)劃執(zhí)行中發(fā)生的各種問(wèn)題，就必須加強(qiáng)項(xiàng)目的項(xiàng)目的協(xié)同工作。協(xié)同工作是組織項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)現(xiàn)的重要環(huán)節(jié)。它要為項(xiàng)目計(jì)劃順利執(zhí)行創(chuàng)造各種必要的條件，以適應(yīng)項(xiàng)目實(shí)施情況的變化。

5、關(guān)于進(jìn)度落后時(shí)的“趕工”措施

進(jìn)度落后的情況下，有幾種措施來(lái)彌補(bǔ)，如加人、加班、加激勵(lì)等等，這些都是增加資源而又未必會(huì)見效的方法。根據(jù)Brooks原則，在某些項(xiàng)目進(jìn)度延遲的情況下增加人手，有可能會(huì)使項(xiàng)目的進(jìn)度更加延后。因?yàn)閷?duì)于新加入本項(xiàng)目的員工來(lái)說(shuō)，對(duì)項(xiàng)目相關(guān)背景、需求、設(shè)計(jì)的培訓(xùn)、對(duì)項(xiàng)目環(huán)境的熟悉和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通路徑的增加，可能會(huì)使項(xiàng)目的工作效率急劇下跌。而加班造成的疲勞會(huì)再次使工作效率降低。增加激勵(lì)會(huì)造成工作成本卻不斷的向上攀升。這些措施并不是完全不可取，而是項(xiàng)目經(jīng)理要考慮適度原則。最好是要全面分析項(xiàng)目進(jìn)度延遲的原因，如果確實(shí)是不合理的項(xiàng)目交付時(shí)限要求，就應(yīng)當(dāng)通過(guò)溝通變更為合理的項(xiàng)目時(shí)限要求，以免因?yàn)檫@樣一個(gè)不合理的時(shí)限要求造成對(duì)軟件質(zhì)量或團(tuán)隊(duì)成員心理上的負(fù)面影響，最終導(dǎo)致項(xiàng)目最終的失敗。否則應(yīng)從技術(shù)、團(tuán)隊(duì)成員心態(tài)、環(huán)境等方面查找原因，找到提高效率、加快進(jìn)度的方法。