摘要
本文重實際項目建設出發(fā)，講述信息系統(tǒng)項目的采購管理過程、方法和技巧。2007年，我參與了上海市浦東新區(qū)市容環(huán)保局的“城管執(zhí)法集成系統(tǒng)”建設，擔任項目經理。在次項目中，我靈活運用了IT項目建設采購管理知識，并探索切合實際的方法步驟和技巧。集中體現(xiàn)在一下幾個方面：一、做好采購元素分析，就是說分析論證出哪些產品或者服務需要采購；二、項目建設過程及步驟分析，做好采購執(zhí)行順序；三、做好采購元素工作說明書，就是明確定義采購元素的功能、性能、質量要求說明書；
四、分析可提供采購服務的供應商，作為待選的對象；五、重價格、功能和質量，及其供應商信譽資質方面，綜合選擇供應商；六、采購執(zhí)行，詳細定制采購合同，對采購的產品及服務、性能、質量、功能，及測試、驗收、售后服務等細節(jié)在合同上作詳細描述；由于項目建設過程中，我很好地運用了這些知識，很多項目采購的產品及服務保質保量，各供應商各盡其職，很少出現(xiàn)因為相互推委而耽誤進度的現(xiàn)象?，F(xiàn)在，我把如何進行運用采購知識的過程，詳細闡述一下，以供交流，共同進步。
正文
2007年，我作為項目經理，參與了上海市浦東新區(qū)市容環(huán)保局“城管執(zhí)法集成系統(tǒng)”的建設。該項目是上海是浦東新區(qū)市容環(huán)保局城管執(zhí)法辦公室主持的，是為了加快政府辦公信息化及辦公公開監(jiān)督透明化而建設的。該項目包括政務信息化軟件，移動指揮車，車載導航移動辦公，全球電子眼，及數(shù)據(jù)服務器，網絡服務器，指揮座席，機房，網絡，指揮中心裝修等環(huán)節(jié)。我公司是系統(tǒng)集成總包商，信息化軟件由我公司開發(fā)，其他元件代理執(zhí)行采購。
項目建設過程中，我從實際應用出發(fā)，靈活運用了項目采購的知識，并逐步探索各種技巧和方法，其體現(xiàn)在以下方面：
一、 充分進行采購元素分析，指出哪些產品和服務需要采購。采購分析在項目管理節(jié)點上，應該是項目規(guī)劃和項目方案已經產出，采購需要根據(jù)方案做充分采購預算、步驟及順序。其過程是，分解方案，分解方案任務，列舉采購元素。在這個過程中，分解要細，估算要準，否則采購就會出問題；采購不足，或者采購過量，都會帶來麻煩。在本文項目建設中，有一項采購就是“全球電子子項目”采購，其構成有全球電子眼服務租用，電力布線，電信布線；其“全球電子眼”服務租用容易實現(xiàn)，但是電力，電信光線布線就不是那么容易。布線的位置在整個浦東區(qū)的某某道路或者某某廣場大廈口。有的地方需要挖路通線，有的地方偏僻，根本就無接電箱及光纖接入口，這個工程可能很打。我堅持一定要對每一個實施點做好可行性方案規(guī)劃，把每一項成本和服務都要分析出來。事后證明，如果不是當時方案細節(jié)分析到位，采購遠遠不足，而項目還有可能因此而破產，因為有一些實施成本需要上110萬，必須更換實施點。因此充分的采購分析，是大型項目建設不可缺少的，需要做得很好而且要細。
二、 根據(jù)項目方案、規(guī)劃，做好采購步驟及順序規(guī)劃。在“城管執(zhí)法集成項目”建設中，采購范圍很廣很多，如果一攬子采購，無前后順序之分，將對項目建設帶來混亂。因此我根據(jù)項目建設的步驟，陸續(xù)進行相關的采購，合適合適地進行采購選擇，采購合同，采購測試及采購驗證，既能保證采購質量，又能合理安排工作任務和人力資源。
三、 做好采購元素工作說明書，明確采購元素的功能、性能、質量及集成要求。作為信息項目經理，集成百家之長于一個項目，其重要的管理理念，我以為就是明確各家之者，讓其保質保量，而且要能合理有理有據(jù)地綜合調度，集成整合。所以，各類采購工作說明書要詳細到位，出現(xiàn)偏差可以提前預防。在指揮中心視頻監(jiān)控顯示大屏幕采購過程中，有一家供應商報上來的產品其圖像效果及價格都很讓客戶滿意；但其不支持計算機屏幕抓屏，需要我方調用其接口，將數(shù)據(jù)傳送。這樣的話，我們軟件設計界面無法按照客戶的要求投放到大屏幕上。因此我根據(jù)工作說明書，否決了這個供應商，客戶也認同這個做法，否則他們業(yè)務需求將達不到他們的要求。試想如果當時不是工作說明書規(guī)定得好，而且本人又大意也沒有看軟件設計，那么一個大麻煩就來了。
四、 根據(jù)采購元素，分析潛在得供應商。同類的產品，有多家供應商可以選擇，也是件重要的因素。這樣可以避免單個供應商盲目報價，作為采購方，也有個多重選擇的機會。
五、 從價格、功能、性能及質量，以及供應商信譽，在市場的產品聲譽，多方面綜合選擇供應商。有的產品性能質量很好，但功能不夠不能買；有的性能質量不好也不能買；供應商信譽不好，無法得到技術支持也不能買。
六、 接下來就采購執(zhí)行了。這一環(huán)節(jié)重點在于制定采購的測試、驗收及售后服務的細節(jié)。詳細的采購合同是今后作為項目經理綜合調度的“憲法”，合同中定義不清楚或者不定義，在項目建設時，項目經理就無法控制各個供應商。從法律之外，也許可以通過人際關系或者公司合作關系，促成有效的合作。但我認為最直接有效的還是采購合同。在此我想多提一些見解。在我們國家的信息項目建設時，項目經理往往從技術崗位上提升上來，對市場、合同知識了解不多，我特別提醒的是，作為項目經理，這個知識十分重要。項目管理知識體系中，也單獨分出一章合同知識。對于信息項目采購，其又添加很多專業(yè)知識在其中。對于采購的產品及服務，其功能、性能、質量、實施、部署、測試、驗證、驗收，每一個環(huán)節(jié)都需要詳細的規(guī)定。如果說前面段落將的都是草稿，那么合同就采購計劃、采購分析、采購工作說明書、采購選擇結果的綜合產出正式文稿就是采購合同。我在本文說提項目采購過程中，詳細做了合同制定。事后證明，這個工作十分重要。有的供應商推委責任，或者相互推委，我就拿出合同，讓他們老老實實地做事，項目才得以順利進行。
以上所述是我在采購管理的基本過程。也在實際應用中，出現(xiàn)一些不足之處。其主要有：一、采購分析難以100％精確。還是存在一些遺漏，尚需要在實際的實施微微調整。二、各供應商合同不能完全成為調度的“憲法”，有時需要通過談判、相互讓步。這兩點在采購管理執(zhí)行時，需要作為技巧來學習，以讓自己的采購管理技術及技巧更加完善。
結尾
最后，我想說，采購管理時信息項目管理知識體系重要的一章。做好采購分析，明確采購內容制定采購工作說明書，同時制定采購順序，最后還要制定好采購合同。這是我在項目采購管理學習和實踐過程中的整體認識和體會。