論大型信息系統(tǒng)項目的整體管理

摘要：

本文以筆者主持的“稅收綜合征收管理系統(tǒng)3.0”為實例，探討了大型復(fù)雜項目信息系統(tǒng)項目整體管理在項目實施過程中的重要性，并分別論述了項目章程和項目范圍說明書的制定、項目計劃編制、項目的指導和管理、項目的監(jiān)督和控制、項目綜合變更控制等項目整體管理過程，在整個項目生命周期內(nèi)所起的積極作用及其實施經(jīng)驗。在該項目中本人擔任開發(fā)方公司的項目經(jīng)理，負責了項目的整體規(guī)劃、組織實施和管理控制。我們科學地運用了信息系統(tǒng)項目整體管理的一般理論知識及其指導方法，有效地保障了項目的順利實施，很好地滿足了各利益相關(guān)者的需求和預(yù)期期望。

 

正文：

2009年1月，我單位承接了“稅收綜合征收管理系統(tǒng)3.0”。該項目是一個由稅務(wù)部門使用的行業(yè)性軟件，管理全市地方稅務(wù)系統(tǒng)的所有納稅人的信息系統(tǒng)，是在以前2.0版下的C/S架構(gòu)轉(zhuǎn)化為3.0版的B/S結(jié)構(gòu)；通過軟件由2.0升級到3.0的過程中，將全市分散于各區(qū)縣的數(shù)據(jù)進行大集中管理。本項目對系統(tǒng)的安全以及可靠性等方面有著較高要求，采用三層架構(gòu)模式的J2EE環(huán)境作為運行環(huán)境。因此，這是一個復(fù)雜程度教高、涉及面較廣、實施周期長的綜合項目。

面對這樣一個項目，我受公司委托擔任該項目經(jīng)理，我首先想到的是應(yīng)該將主要精力放在項目的整體管理上，科學地運用相關(guān)理論知識及其指導方法，做好項目的全局性統(tǒng)領(lǐng)工作，協(xié)調(diào)完成項目所需的所有人員、計劃和工作，帶領(lǐng)整個項目團隊走向成功。下面分別從項目章程和項目范圍說明書的制定、項目計劃編制、項目的指導和管理、項目的監(jiān)督和控制、項目綜合變更控制等方面對項目的整體管理過程加以簡要論述。

1、制定項目章程和項目范圍說明書

首先為了保證項目實施的權(quán)威性，組織專家制定了項目章程，并提交各項目干系人討論通過，并簽字。并下發(fā)各項目干系人。各干系人的利益都統(tǒng)一到項目章程上，有利于以后沖突的解決和溝通。

其次，在項目章程的基礎(chǔ)上詳細制定項目范圍說明書，對項目范圍達成共同的理解和確認。其詳細描述了在項目中要完成的工作，并且是防止范圍蔓延，項目范圍逐漸變大的趨勢。將項目需求的變更控制在有效的范圍之內(nèi)。

2、制定項目管理計劃

凡事預(yù)則立、不預(yù)則廢。信息系統(tǒng)項目尤其如此。只有站在統(tǒng)領(lǐng)全局的高度，對項目進行科學、全面、周密的計劃，預(yù)先制定一個用來協(xié)調(diào)所有其他計劃、以指導項目實施和控制的文件，才能使項目得以順利實施并最終取得成功。項目計劃記錄了計劃的假設(shè)條件和方案選擇，可以為各利益相關(guān)者之間的溝通提供個參照，并確定了關(guān)鍵管理審查的內(nèi)容、范圍和時間，同時還為進度評測和項目控制提供了一個基線。

在該項目中，我們對項目計劃具體內(nèi)容的確定，結(jié)合項目的各方面實際情況。主要制定了進度管理計劃、人力資源計劃、溝通計劃和質(zhì)量管理計劃。

另外，因為項目管理的最終目標是滿足或超越各利益相關(guān)者的需求和期望，在項目計劃過程中對項目干系人的分析也是非常重要的，但不宜將其作為項目整體計劃的一個部分，最好把它作為公司內(nèi)部使用的一個項目計劃附件。該項分析的內(nèi)容可以包含各項目干系人的所屬組織、所處角色、項目利益、影響程度及管理這些項目干系人的合適建議等。對于項目經(jīng)理來說，花點時間來關(guān)注和利用這些信息也是非常重要的。我在該項目管理過程中的感覺是，在項目的日常實施過程中，尤其是在項目陷入某些困難的時候，這些分析結(jié)果常常會幫助我起到對癥下藥、藥到病除的作用。

當然，項目計劃的制定和執(zhí)行，也必須考慮和注意它的動態(tài)性和靈活性。尤其是對于綜合性的項目而言更加重要。由于項目復(fù)雜程度高、涉及面較廣、實施周期長，所以其中的變更是在所難免的。在該項目實施過程中，由于稅務(wù)業(yè)務(wù)局部需求的修改，或由于各方交流的失誤等，曾經(jīng)導致了部分項目內(nèi)容的變更從而致使了項目計劃人員和進度的變化和調(diào)整等。而且這種計劃動態(tài)修訂的次數(shù)還不止一次。所以項目計劃制定以后并非一勞永逸，它與項目實施過程相互滲透，有一個動態(tài)的、靈活的修訂過程。

3、指導和管理項目

項目計劃實施是指對項目計劃中所規(guī)定的工作進行管理和實施的過程。項目產(chǎn)品主要都在項目實施階段生產(chǎn)出來，所以項目的大部分時間和預(yù)算都花在這一階段。在該項目中，我們的軟件編程、與稅務(wù)部門的業(yè)務(wù)人員的具體溝通、與有關(guān)設(shè)備供應(yīng)商的具體交流、階段性調(diào)試，直至全套系統(tǒng)軟件和技術(shù)文件的完成等，都發(fā)生在這一階段。為了能夠成功地完成項目產(chǎn)品，項目團隊進行了大量反復(fù)的具體編程、學習、溝通、修改、軟硬件安裝和調(diào)試工作。

項目計劃和項目實施是相互滲透、不可分割的活動。在該項目的實施中，我們對于項目計劃編制和實施之間的協(xié)調(diào)改進工作主要采取誰實施誰計劃的原則。雖然項目經(jīng)理負責整體項目計劃，但編制該計劃的大量基礎(chǔ)信息均來源與各技術(shù)組和技術(shù)人員。事實證明，按照這一原則，項目計劃的編制更加合理、可行，實施起來更加順利。

4、監(jiān)督和控制項目

將項目績效與項目管理計劃進行對比。

分析跟蹤并監(jiān)控項目風險，確保對風險進行識別、匯報，以及有效執(zhí)行風險應(yīng)對計劃。

5、項目整體變更控制

綜合變更控制是指在項目生命周期內(nèi)對項目變更進行識別、評價和管理的工作，這也是項目經(jīng)理及其項目團隊的一項重要工作。如前所述，該項目的復(fù)雜程度高、涉及面較廣、實施周期長，所以其中的變更是在所難免的。當有變更要求提出的時候，作為項目經(jīng)理，我都會召集項目團隊相關(guān)人員，進行協(xié)商討論和工作安排。主要內(nèi)容有：

A、對變更進行識別：本人在項目開始前就設(shè)計了變更管理表，各小組負責人通過變更管理表收集相關(guān)方面的變更申請，然后匯總到本人這里。之后本人則召集大家開會討論，逐一確認變更是否成立：明確哪些變更是已經(jīng)發(fā)生過并解決掉的；哪些是無效的變更，以及如何向提出干系人說明；最后就是識別真正有效的變更。

B、對變更進行評審：在變更識別后，對變更要進行一個評審和分級的過程，因為有些變更可能牽一發(fā)而動全身，需要上報公司高層，有些變更可能會影響其他模塊，而有些變更屬于輕微，可以立即處理等。

C、對變更加以管理：項目經(jīng)理在項目管理中必須事前制定變更控制流程，事中必須嚴格執(zhí)行，事后做好變更管理和項目干系人的溝通。變更并不可怕，如何應(yīng)對變更，做好變更管理才是最重要的。

按照項目整體管理的指導方法，我們在變更發(fā)生時，要求必須輸入項目計劃、變更申請和績效報告等重要內(nèi)容，輸出更新后的項目計劃、糾正措施和經(jīng)驗教訓記錄等。通過這些做法，使我們的項目變更控制與管理工作規(guī)范有序。

綜上所述，通過以上五個方面對項目整體進行管理，使得該項目順利成功地實施并交付使用，取得了用戶的一致好評。現(xiàn)在回頭再看，該項目的成功得益于我們在項目的初期就引入了項目整體管理理念和方法，對項目進行了科學、規(guī)范的整體管理。通過項目整體管理，使項目所有的組成要素在適當?shù)臅r間充分地、有機地結(jié)合在一起，極大地提高了項目的實施效率。