老張是某個(gè)系統(tǒng)集成公司的項(xiàng)目經(jīng)理,他身邊的員工始終在抱怨公司的氛圍不好,溝通不足.老張非常希望通過(guò)自己的努力來(lái)改善這一狀況,因此他要求項(xiàng)目組成員無(wú)論如何每周都要參加例會(huì)并且發(fā)言,但對(duì)例會(huì)應(yīng)如何進(jìn)行,老張卻不知如何規(guī)定,很快項(xiàng)目組成員就抱怨例會(huì)目的不明,效率太低,缺乏效果,等等.而且由于在例會(huì)上意見相左，很多組員開始爭(zhēng)吵，甚至影響到人際關(guān)系的融洽，為此，老張非?？鄲?。
問(wèn)題一：針對(duì)上述情況，分析問(wèn)題產(chǎn)生的可能原因。
問(wèn)題二：針對(duì)上述情況，你認(rèn)為應(yīng)該怎樣提高項(xiàng)目例會(huì)的效果。
問(wèn)題三：針對(duì)上述情況，你認(rèn)為除了項(xiàng)目例會(huì)外，老張還可以采取哪些措施來(lái)促進(jìn)有效溝通。

問(wèn)題解答：
問(wèn)題一：?jiǎn)栴}產(chǎn)生的可能原因：
1、缺乏對(duì)項(xiàng)目組成員的溝通需求和溝通風(fēng)格的分析
2、缺乏完整的會(huì)議規(guī)程，會(huì)議目的，議程、職責(zé)不清，缺乏控制，導(dǎo)致會(huì)議效率低下，缺乏效果
3、會(huì)議沒有產(chǎn)生記錄
4、會(huì)議沒有引發(fā)相應(yīng)的活動(dòng)
5、溝通方式單一
6、沒有進(jìn)行沖突管理
問(wèn)題二：提高項(xiàng)目例會(huì)的效果的方法
1、事先制定一個(gè)例會(huì)制度，在項(xiàng)目溝通計(jì)劃里，確定例會(huì)的時(shí)間，參加人員范圍，一般議事議程等
2、放棄可開可不開的會(huì)議，在決定召開一個(gè)會(huì)議之前，首先應(yīng)該明確會(huì)議是否必須舉行，還是通過(guò)其他方式進(jìn)行溝通
3、明確會(huì)議的目的和期望的結(jié)果，明確要開的會(huì)議的目的，是集體討論一些想法，彼此互通信息還是解決面臨的一個(gè)問(wèn)題，并確定會(huì)議的效果是以信息同步為結(jié)束還是要討論出一個(gè)確定的解決方案。
4、發(fā)布會(huì)議通知，在會(huì)議通知中明確：會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議議程和議題。有一種被廣泛采用的決策方法是：廣泛征求意見，少數(shù)人討論，核心人員決策。許多會(huì)議不需要全體人員參加，因此需要根據(jù)會(huì)議的目的，來(lái)確定參會(huì)人員的范圍。實(shí)現(xiàn)應(yīng)明確會(huì)議的議程和要討論的問(wèn)題?？梢宰寘?huì)人員提前做準(zhǔn)備。
5、在會(huì)議之前把會(huì)議資料發(fā)放到參會(huì)人員手中。對(duì)于需要有背景資料支持的會(huì)議，應(yīng)是先將資料發(fā)給參會(huì)人員，以提前閱讀，直接在會(huì)上討論?？梢杂行У毓?jié)約會(huì)議時(shí)間。
6、可以借助視頻設(shè)備。對(duì)于有異地成員參加的會(huì)議，或者需要演示的場(chǎng)合，可以借助于一定的視頻設(shè)備，以提高會(huì)議效果。
7、明確會(huì)議規(guī)則。指定主持人，明確主持人的職責(zé)，主持人要對(duì)會(huì)議進(jìn)行有效控制，并營(yíng)造一個(gè)活躍的會(huì)議氣氛。主持人要實(shí)現(xiàn)陳述會(huì)議的基本規(guī)則，例如明確每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間，每次發(fā)言只有一個(gè)聲音，主持人根據(jù)會(huì)議的議程規(guī)定控制會(huì)議的節(jié)奏。保證每一個(gè)問(wèn)題都得到討論。
8、會(huì)議后要總結(jié)，提煉結(jié)論。主持人在會(huì)后總結(jié)問(wèn)題的討論結(jié)果，重申有關(guān)決議，明確責(zé)任人和完成時(shí)間。
9、會(huì)議要有紀(jì)要，如果將工作的結(jié)果、完成時(shí)間、責(zé)任人都記錄在案，則有利于檢查工作的完成情況。
10、做好會(huì)議的后勤保障，很多會(huì)議兼有聯(lián)絡(luò)感情的的作用，因此需要選擇一個(gè)合適的地點(diǎn)，提供餐飲、娛樂和禮品，制定一個(gè)有張有弛的會(huì)議議程。對(duì)于有客戶和合作伙伴參加的會(huì)憶尤其如此。
問(wèn)題三：除了項(xiàng)目例會(huì)外，老張還可以采取的有效溝通措施：
1、首先應(yīng)該對(duì)項(xiàng)目組成員進(jìn)行溝通需求和溝通風(fēng)格的分析。
2、對(duì)于不同溝通需求和溝通風(fēng)格的成員設(shè)置不同的溝通方式。
3、除了項(xiàng)目例會(huì)之外，可以通過(guò)電話、電子郵件、項(xiàng)目管理軟件、OA軟件進(jìn)行溝通。
4、正式溝通的結(jié)果應(yīng)該形成記錄，對(duì)于其中的決定應(yīng)該有人負(fù)責(zé)落實(shí)。
5、可以引入一些標(biāo)準(zhǔn)的溝通模板。
6、在項(xiàng)目組內(nèi)培養(yǎng)團(tuán)結(jié)的氛圍。