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范圍管理-50分

2020年3月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了xx市x風(fēng)景名勝區(qū)售檢票系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目。項(xiàng)目總投資280萬(wàn)元，建設(shè)工期9個(gè)月。項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容包括軟硬件兩部分，軟件部分主要包括票務(wù)后臺(tái)管理系統(tǒng)、窗口售票app、自助售票app、微信公眾號(hào)等，硬件部分主要是集成檢票閘機(jī)、自助售票機(jī)，并進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，對(duì)接后臺(tái)票務(wù)系統(tǒng)。由于該項(xiàng)目需滿足景區(qū)眾多定制化需求，因此項(xiàng)目范圍管理對(duì)項(xiàng)目成功至關(guān)重要。本文將結(jié)合作者實(shí)踐，以該項(xiàng)目為例，從以下幾個(gè)方面對(duì)項(xiàng)目范圍管理進(jìn)行闡述：規(guī)劃范圍管理、收集需求、范圍定義、創(chuàng)建wbs、范圍確認(rèn)、控制范圍。

隨著大眾旅游時(shí)代的到來(lái)，x市x風(fēng)景名勝區(qū)的游客量快速增長(zhǎng)，為了更好的服務(wù)游客，景區(qū)投資280萬(wàn)建設(shè)售檢票系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)售票、檢票智能化，并對(duì)售檢票數(shù)據(jù)、游客數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，幫助提升景區(qū)的管理服務(wù)水平。該項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容包括軟硬件兩部分，軟件部分包括后臺(tái)管理系統(tǒng)、窗口售票app、自助售票app、微信公眾號(hào)。其中后臺(tái)管理系統(tǒng)包括票型管理、票庫(kù)管理、訂單管理、分銷管理、數(shù)據(jù)報(bào)表、游客分析、用戶權(quán)限管理等模塊;窗口售票app包括售票、售卡、年卡激活、日?qǐng)?bào)/月報(bào)等模塊;自助售票app包括購(gòu)票、取票等功能模塊;微信公眾號(hào)包括購(gòu)票、購(gòu)卡、景區(qū)宣傳等模塊。硬件部分包括集成檢票閘機(jī)、自助售票機(jī)，并進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)與后臺(tái)票務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接。我司中標(biāo)該項(xiàng)目，中標(biāo)金額280萬(wàn)，建設(shè)工期9個(gè)月，并任命我為項(xiàng)目經(jīng)理。經(jīng)過(guò)我與團(tuán)隊(duì)共同努力，項(xiàng)目于2020年12月通過(guò)景區(qū)組織的專家驗(yàn)收，獲得用戶的一致好評(píng)。系統(tǒng)采用c/s架構(gòu)，使用前后端分離的開(kāi)發(fā)方案，數(shù)據(jù)庫(kù)使用的是mysql5.7，集成的閘機(jī)核心板兼容三星4412和nxp的imx6ul兩套方案，集成的自助售票機(jī)使用的是瑞芯微的rk3288方案。系統(tǒng)上線運(yùn)行至今功能穩(wěn)定，2020年11月18號(hào)至2021年5月18號(hào)半年時(shí)間累計(jì)售檢票9萬(wàn)多張，票務(wù)營(yíng)收1800多萬(wàn)(含纜車)。

該項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模大(涵蓋景區(qū)售票、檢票、營(yíng)銷、財(cái)務(wù)等眾多業(yè)務(wù)模塊)、涉及的干系人多(包括景區(qū)管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、旅游投資公司領(lǐng)導(dǎo)、景區(qū)項(xiàng)目建設(shè)經(jīng)理、景區(qū)售票、檢票、營(yíng)銷、信息科等業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、公司領(lǐng)導(dǎo)等)。我采用強(qiáng)矩陣的項(xiàng)目組織模式組建了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，并將項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)分為前端開(kāi)發(fā)組、后端開(kāi)發(fā)組、硬件集成開(kāi)發(fā)組、測(cè)試組四個(gè)小組，并分別指定小組負(fù)責(zé)人，明確小組負(fù)責(zé)人的責(zé)任和權(quán)力。由于該項(xiàng)目需滿足景區(qū)眾多定制化需求，因此項(xiàng)目范圍管理對(duì)項(xiàng)目的成功至關(guān)重要，下面我就從以下方面對(duì)該項(xiàng)目的范圍管理進(jìn)行闡述：規(guī)范范圍管理、收集需求、范圍定義、創(chuàng)建wbs、范圍確認(rèn)、控制范圍。

一、集思廣益 ，合理規(guī)劃范圍管理

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，好的規(guī)劃為項(xiàng)目范圍管理提供指南。在項(xiàng)目建設(shè)初期，我召開(kāi)專題會(huì)，與團(tuán)隊(duì)成員、甲方項(xiàng)目經(jīng)理、甲方各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人一起充分討論項(xiàng)目中的范圍管理過(guò)程。定義了交付物驗(yàn)收流程、wbs分解方式、收集需求的方法等內(nèi)容。根據(jù)會(huì)議結(jié)果，我編制了《x景區(qū)售檢票系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃》和《x景區(qū)售檢票系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目需求管理計(jì)劃》并通過(guò)評(píng)審。

二、善于引導(dǎo)、加強(qiáng)互動(dòng)，獲取用戶明確需求

明確且無(wú)歧義的需求是項(xiàng)目建設(shè)的基礎(chǔ)。在該項(xiàng)目中，我?guī)ьI(lǐng)團(tuán)隊(duì)通過(guò)訪談等方式，開(kāi)展需求收集與分析工作。通過(guò)訪談，我發(fā)現(xiàn)檢票、售票、營(yíng)銷、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人能夠提供一些明確的需求，但對(duì)于有些功能也無(wú)法具體描述。因此，我?guī)ьI(lǐng)團(tuán)隊(duì)使用原型法搭建demo驗(yàn)收環(huán)境，引導(dǎo)用戶明確需求痛點(diǎn)，整理形成《x景區(qū)售檢票系統(tǒng)項(xiàng)目需求說(shuō)明書(shū)》并通過(guò)評(píng)審。

三、詳細(xì)定義項(xiàng)目產(chǎn)品，清晰定義項(xiàng)目邊界

只有清晰定義項(xiàng)目邊界，才能有效管理范圍。我?guī)ьI(lǐng)團(tuán)隊(duì)，依據(jù)《需求說(shuō)明書(shū)》和搭建好的demo原型，使用產(chǎn)品分析技術(shù)，模擬生產(chǎn)環(huán)境進(jìn)行工作，進(jìn)一步將用戶需求轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)所需功能，定義出系統(tǒng)業(yè)務(wù)方案。除明確系統(tǒng)功能外，我們還明確了系統(tǒng)不實(shí)現(xiàn)那些功能、不提供哪些文檔。我編寫(xiě)了《x景區(qū)售檢票系統(tǒng)項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)》，并邀請(qǐng)甲方項(xiàng)目經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了評(píng)審和簽字確認(rèn)。

四、滾動(dòng)規(guī)劃、漸進(jìn)明細(xì)、靈活分解wbs

只有將目標(biāo)進(jìn)行分解，才能有效進(jìn)行管理。在該項(xiàng)目中，我?guī)ьI(lǐng)團(tuán)隊(duì)基于可交付物對(duì)wbs進(jìn)行分解，采用4層架構(gòu)，之后采用分解技術(shù)，將該系統(tǒng)6個(gè)子系統(tǒng)作為第一層(后臺(tái)管理系統(tǒng)、窗口售票app、自助售票app、移動(dòng)檢票app、閘機(jī)集成及二次開(kāi)發(fā)、售票機(jī)集成及二次開(kāi)發(fā))，25個(gè)業(yè)務(wù)模塊作為第二層(訂單管理、票型管理、票庫(kù)管理、售票管理、檢票管理、報(bào)表、游客分析等)，業(yè)務(wù)模塊的各個(gè)子功能作為第3層，第4層則是對(duì)第3層的進(jìn)一步細(xì)分。期間使用滾動(dòng)式規(guī)劃的方法，將近期需要完成的工作(如票型管理、票庫(kù)管理)分解的細(xì)一些，遠(yuǎn)期的工作(如報(bào)表、游客分析)分解的粗一些。最后，我們將項(xiàng)目的范圍說(shuō)明書(shū)、wbs和wbs詞典提交評(píng)審，通過(guò)后正式發(fā)布，形成項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)。

五.及時(shí)確認(rèn)階段成果，有效降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)

范圍確認(rèn)是項(xiàng)目干系人正式接受已完成項(xiàng)目交付物的過(guò)程，對(duì)于降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，確保項(xiàng)目受控有著重要作用。在該項(xiàng)目中，我使用檢查和群體決策技術(shù)，在每個(gè)階段結(jié)束時(shí)與相關(guān)干系人召開(kāi)階段評(píng)審會(huì)，各方共同對(duì)本階段的工作內(nèi)容和交付物進(jìn)行評(píng)審，并對(duì)關(guān)鍵文檔進(jìn)行確認(rèn)定版，項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，我總共組織了3次階段成果物檢查和評(píng)審，第一次主要是針對(duì)票型管理、票庫(kù)管理、訂單管理、售票管理等模塊組織了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)并邀請(qǐng)景區(qū)項(xiàng)目經(jīng)理、信息科主任、售票經(jīng)理進(jìn)行評(píng)審;第二次主要是窗口售票、自助售票、移動(dòng)檢票、檢票閘機(jī)、自助售票機(jī)等模塊組織了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)并邀請(qǐng)景區(qū)項(xiàng)目經(jīng)理、信息科主任、售票經(jīng)理、檢票經(jīng)理進(jìn)行評(píng)審;第三次主要是后臺(tái)管理系統(tǒng)的報(bào)表模塊、游客分析模塊，自助售票的報(bào)表模塊、窗口售票的報(bào)表模塊、移動(dòng)檢票的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)并邀請(qǐng)景區(qū)項(xiàng)目經(jīng)理、信息科主任、檢票經(jīng)理、售票經(jīng)理、財(cái)務(wù)主管等進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審過(guò)程產(chǎn)生的意見(jiàn)都會(huì)形成正式書(shū)面記錄，并請(qǐng)甲方項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)，最終完成本階段的驗(yàn)收工作。

6.持續(xù)監(jiān)控項(xiàng)目范圍，杜絕范圍蔓延

要有效控制項(xiàng)目范圍，就需要持續(xù)監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、處理偏差，維護(hù)范圍基準(zhǔn)，杜絕范圍蔓延。雖然早期我已通過(guò)范圍說(shuō)明書(shū)、wbs、wbs字典與景區(qū)相關(guān)干系人進(jìn)行了確認(rèn)，形成了項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)。但由于該項(xiàng)目定制化開(kāi)發(fā)的特點(diǎn)，項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，景區(qū)相關(guān)干系人還是提出了一些新需求。例如，項(xiàng)目進(jìn)入測(cè)試階段后，檢票經(jīng)理提出希望閘機(jī)可以在后臺(tái)增加遠(yuǎn)程開(kāi)關(guān)功能(通過(guò)遠(yuǎn)程控制閘機(jī)保持常開(kāi)，并可關(guān)閉，以應(yīng)對(duì)節(jié)假日客流高峰)。我將此需求記錄為變更請(qǐng)求，并召集團(tuán)隊(duì)使用偏差分析技術(shù)，全面評(píng)估變更影響。借助需求追蹤矩陣，我們確定該需求不在范圍基準(zhǔn)內(nèi)，而實(shí)現(xiàn)此需求需要增加5個(gè)人天的工作量。雖然可以將工作安排在非關(guān)鍵路徑上，不會(huì)影響總體進(jìn)度，但成本增加不可避免?；诜治鼋Y(jié)果，我向公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了匯報(bào)，領(lǐng)導(dǎo)基于友好合作的原則，對(duì)于相關(guān)新增需求，同意投入資源開(kāi)發(fā)。因此，我制定了變更方案，通過(guò)論證后提交ccb審批。審批通過(guò)后，我更新了項(xiàng)目基準(zhǔn)和項(xiàng)目計(jì)劃，項(xiàng)目得以順利進(jìn)行。

最終，該項(xiàng)目于2020年11月按期上線，2020年12月通過(guò)景區(qū)終驗(yàn)，甲方領(lǐng)導(dǎo)特意發(fā)來(lái)感謝信，對(duì)我方的工作予以肯定。項(xiàng)目的成功在很大程度上得益于我進(jìn)行了有效的項(xiàng)目范圍管理?；仡欗?xiàng)目，我深刻體會(huì)到，要想有效管理項(xiàng)目范圍，應(yīng)該做到∶①集思廣益，合理規(guī)劃范圍管理;②使用訪談和原型法，準(zhǔn)確定義用戶需求;③使用產(chǎn)品分析技術(shù)，清晰定義項(xiàng)目范圍;④滾動(dòng)規(guī)劃，靈活分解，為項(xiàng)目范圍建立wbs視圖;⑤及時(shí)與客戶確認(rèn)項(xiàng)目成果，有效降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn);⑥持續(xù)監(jiān)控項(xiàng)目范圍，維護(hù)范圍基準(zhǔn)，杜絕范圍蔓延。只有全局審視項(xiàng)目，綜合考慮各方面因素，才是項(xiàng)目成功的法寶，當(dāng)然，在本項(xiàng)目中，還有一些不足之處，比如，對(duì)景區(qū)人員的操作培訓(xùn)沒(méi)有達(dá)到理想效果，項(xiàng)目試運(yùn)行期間出了一些操作問(wèn)題。在以后的學(xué)習(xí)和工作中，我將繼續(xù)與同行交流，不斷提升自己的管理和業(yè)務(wù)水平，為我國(guó)的信息化建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量。