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論大型系統(tǒng)集成項(xiàng)目的成本管理

【摘要】

2016年10月，XX省衛(wèi)生健康委啟動(dòng)了XX省分級(jí)轉(zhuǎn)診服務(wù)平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目, 我在項(xiàng)目中擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全面管理工作。該平臺(tái)作為全省上下級(jí)醫(yī)院轉(zhuǎn)診的信息化通道，為老百姓提供門診、檢查、住院、日間手術(shù)等4大轉(zhuǎn)診功能，建設(shè)費(fèi)用440萬，于2017年10月順利通過客戶方驗(yàn)收。該項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模大，需求內(nèi)容多，涉及軟件子系統(tǒng)和硬件設(shè)備繁多，集成難度較大，建設(shè)時(shí)間緊，涉及干系人多。本文以此項(xiàng)目為例，討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過程中的成本管理，主要包括對項(xiàng)目的成本進(jìn)行估算、預(yù)算，并在項(xiàng)目實(shí)際過程中，對成本進(jìn)行了有效的跟蹤和控制，使項(xiàng)目成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)。項(xiàng)目有效提高了成本管理水平，滿足了項(xiàng)目干系人需求和期望。

【正文】

2016年10月，XX省衛(wèi)生健康委啟動(dòng)了XX省分級(jí)轉(zhuǎn)診服務(wù)平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目，我公司在公開招標(biāo)中成功中標(biāo)，中標(biāo)金額為440萬元。我在項(xiàng)目中擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全面管理工作。該項(xiàng)目歷時(shí)一年，于2017年10月順利通過客戶方驗(yàn)收。該項(xiàng)目旨在貫徹國家“分級(jí)診療”制度，建立“基層首診、雙向轉(zhuǎn)診、急慢分治、上下聯(lián)動(dòng)”的分級(jí)診療體系，為分級(jí)診療搭建上下級(jí)醫(yī)院轉(zhuǎn)診的信息化通道。平臺(tái)為老百姓提供門診、檢查、住院、日間手術(shù)等4大轉(zhuǎn)診功能，采用J2EE技術(shù)架構(gòu)，開發(fā)環(huán)境為eclipse，開發(fā)語言為Java，數(shù)據(jù)庫采用MySQL5.6。

該項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模大，需求內(nèi)容多，涉及軟件子系統(tǒng)和硬件設(shè)備繁多，集成難度較大，建設(shè)時(shí)間緊，涉及干系人多，是XX省衛(wèi)生健康委的年度重點(diǎn)工程。由于我公司是以最低價(jià)中標(biāo)，在扣除設(shè)備采購成本后，整體利潤相當(dāng)微薄，公司高層要求對實(shí)施成本進(jìn)行控制，力求實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)效益，所以項(xiàng)目管理過程中的成本管理就尤其重要。在具體管理過程中，我根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，遵循項(xiàng)目成本管理方法，嚴(yán)格做好成本的估算、預(yù)算和控制工作，將項(xiàng)目的實(shí)際成本控制在預(yù)算成本以內(nèi)。本文圍繞該項(xiàng)目的成本管理展開討論。

一、成本估算

成本估算是針對為完成項(xiàng)目活動(dòng)所需資源的成本進(jìn)行近似估算。它主要包括識(shí)別并分析項(xiàng)目成本構(gòu)成科目；根據(jù)已識(shí)別的項(xiàng)目成本構(gòu)成科目，估算每一項(xiàng)目成本構(gòu)成科目的成本大??；分析成本估算結(jié)果，找出各種可以相互替代的成本，協(xié)調(diào)各種成本之間的比例關(guān)系等一系列步驟。

在本項(xiàng)目中，我根據(jù)項(xiàng)目范圍說明書、工作分解結(jié)構(gòu)、WBS詞典來識(shí)別和分析項(xiàng)目成本構(gòu)成科目，即WBS中的各個(gè)具體的工作包和實(shí)現(xiàn)活動(dòng)。比如前置機(jī)安裝包含的活動(dòng)有：到貨、開箱檢驗(yàn)、上架、加電測試、分區(qū)劃分、安裝操作系統(tǒng)。然后和團(tuán)隊(duì)成員一起，對工作包的活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)的成本估算。估算有時(shí)是參照了有豐富經(jīng)驗(yàn)的團(tuán)隊(duì)成員的意見，有時(shí)是借助于公司組織過程資產(chǎn)里的經(jīng)驗(yàn)。各工作包活動(dòng)成本估算完后，用自下而上的方法在WBS結(jié)構(gòu)上將估算值逐級(jí)向上匯總，最后得到了一個(gè)總的預(yù)估值。

得出總預(yù)估值后，我又進(jìn)行了分析和調(diào)整。增加了必不可少的一些準(zhǔn)備金，作為一些通常會(huì)發(fā)生的“未知事件”的應(yīng)急儲(chǔ)備。根據(jù)我公司的組織過程資產(chǎn)相關(guān)規(guī)定，一般增加10%的預(yù)算作應(yīng)急儲(chǔ)備。另外我又對一些資源的使用進(jìn)行了調(diào)整和代替，例如搬運(yùn)設(shè)備、設(shè)備上架等活動(dòng)中使用一些實(shí)習(xí)生代替工程師，使得總體預(yù)估成本有所下降。

二、成本預(yù)算

成本預(yù)算是進(jìn)行成本控制的基礎(chǔ)。成本預(yù)算將項(xiàng)目的成本估算分配到項(xiàng)目的各項(xiàng)具體工作上，以確定項(xiàng)目工作和活動(dòng)的成本定額，制定項(xiàng)目成本控制標(biāo)準(zhǔn)。成本預(yù)算的步驟主要是將總預(yù)估的成本進(jìn)行分?jǐn)偅謹(jǐn)偟絎BS結(jié)構(gòu)的各工作包中，再將每個(gè)工作包分配得到的成本二次分配到工作包所包含的各項(xiàng)活動(dòng)上。由于本項(xiàng)目本身在做成本預(yù)估時(shí)，就是用“自下而上”的方法，從WBS底層往上累加。所以預(yù)算分?jǐn)倳r(shí)，只要反其道而行之，實(shí)現(xiàn)上比較簡單。在此過程中，我參照了項(xiàng)目范圍說明書、工作分解結(jié)構(gòu)、WBS詞典，最后運(yùn)用支出合理化的原則，確定各成本預(yù)算支出的時(shí)間計(jì)劃以及每一時(shí)間點(diǎn)對應(yīng)的累計(jì)預(yù)算成本，通過我公司使用的項(xiàng)目管理軟件，制定出了項(xiàng)目成本預(yù)算計(jì)劃。經(jīng)公司上層批準(zhǔn)，正式作為本項(xiàng)目的成本基準(zhǔn)計(jì)劃。由于項(xiàng)目周期長，各種無法預(yù)料的“未知事件”可能會(huì)出現(xiàn)，可能對項(xiàng)目的進(jìn)度、成本和質(zhì)量有影響，所以我向公司管理層提出了預(yù)留部分資金作為管理儲(chǔ)備，公司管理層經(jīng)過研究后同意了我的請求。但這部分資金不在成本基線中，使用時(shí)必須得到公司管理層的批準(zhǔn)。

三、成本控制

成本控制是指采用各種方法使項(xiàng)目的實(shí)際成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)的管理過程。在項(xiàng)目成本控制中，成本基準(zhǔn)計(jì)劃最重要，它是監(jiān)督和控制成本的基礎(chǔ)。所以要時(shí)刻識(shí)別可能引起項(xiàng)目成本基準(zhǔn)計(jì)劃發(fā)生變動(dòng)的因素，并對這些因素施加影響，以保證該變化朝著有利的方向發(fā)展。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，我以工作包為單位，監(jiān)督成本的實(shí)施情況，發(fā)現(xiàn)實(shí)際成本與預(yù)算成本之間的偏差。在該項(xiàng)目中我主要采取掙值管理方法對項(xiàng)目的進(jìn)度和成本進(jìn)行綜合監(jiān)控。我們一般是每 2周進(jìn)行一次掙值分析，將 PV（計(jì)劃值）、AC（實(shí)際值）和 EV（掙值）繪制成“S曲線”，并根據(jù) PV、AC和 EV及其它相關(guān)信息進(jìn)行項(xiàng)目偏差分析和趨勢分析，根據(jù)偏差情況及時(shí)采取相應(yīng)的控制措施。例如在項(xiàng)目進(jìn)行到中期的時(shí)候，我們進(jìn)行了一次績效測量，PV=150萬元，AC=140萬元，EV=130萬元，計(jì)算得出 SV=EV-PV=130-150=-20元，CV=EV-AC=140-150=-10萬元，由此得出進(jìn)度落后，成本超支。

若發(fā)現(xiàn)有偏差出現(xiàn)，則需要分析產(chǎn)生偏差的原因，有針對性地采取糾正措施。必要時(shí)可以根據(jù)實(shí)際情況，對項(xiàng)目成本基準(zhǔn)計(jì)劃進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整和修改，經(jīng)公司管理層核準(zhǔn)同意后，作為新的成本預(yù)算基準(zhǔn)。成本基準(zhǔn)計(jì)劃更改后，要及時(shí)通知項(xiàng)目相關(guān)人員。本次項(xiàng)目實(shí)施過程中，由于我及時(shí)地分析成本和進(jìn)度績效，盡早地發(fā)現(xiàn)了一些成本差異，所以在情況變壞之前就及時(shí)采取了糾正措施，并沒有對項(xiàng)目成本基準(zhǔn)計(jì)劃產(chǎn)生變更，在原定成本基準(zhǔn)計(jì)劃范圍內(nèi)，順利地完成了項(xiàng)目。

【結(jié)束語】

在XX省分級(jí)轉(zhuǎn)診服務(wù)平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目中，我全面應(yīng)用了項(xiàng)目成本管理方法，使得該項(xiàng)目在成本管理方面取得良好績效。平臺(tái)在2017年10月全部上線并順利通過用戶驗(yàn)收。截止目前，平臺(tái)運(yùn)行穩(wěn)定，已經(jīng)為120萬人提供了轉(zhuǎn)診服務(wù)。該項(xiàng)目之所以能圓滿成功，要?dú)w功于本人切實(shí)將項(xiàng)目管理的知識(shí)用于項(xiàng)目管理過程中，尤其是做好了項(xiàng)目成本的管理工作。當(dāng)然在成功的背后也存在一些不足之處，例如對有些工作包的成本估算不夠準(zhǔn)確，導(dǎo)致預(yù)算偏少。牢記不足，吸取教訓(xùn)，相信通過不斷的積累和不懈的努力，我的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理能力一定可以得到不斷提高。

【備注】

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