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論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的范圍管理

【摘要】

2016年10月，XX省衛(wèi)生健康委啟動(dòng)了XX省分級(jí)轉(zhuǎn)診服務(wù)平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目, 我在項(xiàng)目中擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全面管理工作。該平臺(tái)作為全省上下級(jí)醫(yī)院轉(zhuǎn)診的信息化通道，為老百姓提供門診、檢查、住院、日間手術(shù)等4大轉(zhuǎn)診功能，建設(shè)費(fèi)用440萬，于2017年10月順利通過客戶方驗(yàn)收。該項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模大，需求內(nèi)容多，涉及軟件子系統(tǒng)和硬件設(shè)備繁多，集成難度較大，建設(shè)時(shí)間緊，涉及干系人多。本文以此項(xiàng)目為例，討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過程中的范圍管理，主要包括規(guī)劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創(chuàng)建 WBS、確認(rèn)范圍、控制范圍等內(nèi)容。項(xiàng)目有效提高了范圍管理水平，滿足了項(xiàng)目干系人需求和期望。

【正文】

2016年10月，XX省衛(wèi)生健康委啟動(dòng)了XX省分級(jí)轉(zhuǎn)診服務(wù)平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目，我公司在公開招標(biāo)中成功中標(biāo)，中標(biāo)金額為440萬元。我在項(xiàng)目中擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全面管理工作。該項(xiàng)目歷時(shí)一年，于2017年10月順利通過客戶方驗(yàn)收。該項(xiàng)目旨在貫徹國(guó)家“分級(jí)診療”制度，建立“基層首診、雙向轉(zhuǎn)診、急慢分治、上下聯(lián)動(dòng)”的分級(jí)診療體系，為分級(jí)診療搭建上下級(jí)醫(yī)院轉(zhuǎn)診的信息化通道。平臺(tái)為老百姓提供門診、檢查、住院、日間手術(shù)等4大轉(zhuǎn)診功能，采用J2EE技術(shù)架構(gòu)，開發(fā)環(huán)境為eclipse，開發(fā)語言為Java，數(shù)據(jù)庫(kù)采用MySQL5.6。

該項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模大，需求內(nèi)容多，涉及軟件子系統(tǒng)和硬件設(shè)備繁多，集成難度較大，建設(shè)時(shí)間緊，涉及干系人多，是XX省衛(wèi)生健康委的年度重點(diǎn)工程。在具體管理過程中，我根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，遵循項(xiàng)目范圍管理方法，嚴(yán)格做好規(guī)劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創(chuàng)建WBS、確認(rèn)范圍、控制范圍工作。本文圍繞該項(xiàng)目的范圍管理展開討論。

一、規(guī)劃范圍管理

項(xiàng)目啟動(dòng)后不久，在了解項(xiàng)目初步范圍的基礎(chǔ)上，我就組織項(xiàng)目成員制定了一個(gè)大致的《項(xiàng)目管理計(jì)劃》，然后和項(xiàng)目組一起在《項(xiàng)目管理計(jì)劃》的總體輪廓下，依據(jù)該項(xiàng)目的章程和項(xiàng)目的初步范圍，制定了《項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃》（初稿），為范圍管理的后續(xù)過程提供指南和依據(jù)。我們制定的《項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃》大致內(nèi)容是：如何進(jìn)行范圍的定義、確認(rèn)和控制，以及如何進(jìn)行WBS分解。

二、收集需求和定義范圍

在收集需求方面，我花了很多時(shí)間和精力，目的就是要把項(xiàng)目需求這一源頭搞清楚。在調(diào)研需求過程中，我們主要采用的是訪談、會(huì)議和原型展示相結(jié)合的需求調(diào)研方法。初期我們主要采用訪談和會(huì)議，與醫(yī)院醫(yī)生進(jìn)行深入交流，了解他們對(duì)轉(zhuǎn)診功能需求，以及他們對(duì)未來系統(tǒng)的期望等。每周所有系統(tǒng)分析人員要召開一次碰頭會(huì)，總結(jié)和交流需求調(diào)研的情況，會(huì)后形成匯總的需求調(diào)研報(bào)告。

經(jīng)過幾輪需求調(diào)研，結(jié)合許多建設(shè)性的意見，我們形成了《項(xiàng)目范圍說明書》。根據(jù)《項(xiàng)目范圍說明書》，我再次組織開發(fā)人員進(jìn)行原型開發(fā)，如此反復(fù)幾次之后客戶對(duì)系統(tǒng)的需求基本確定，我找建設(shè)方的項(xiàng)目經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)《項(xiàng)目范圍說明書》進(jìn)行了簽字確認(rèn)，后續(xù)的變更就需要走變更流程才能對(duì)其進(jìn)行修改。

在《項(xiàng)目范圍說明書》中我們以客戶能懂的語言描述了系統(tǒng)所要實(shí)現(xiàn)的功能、項(xiàng)目過程中需要提交的交付物、項(xiàng)目的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、約束假設(shè)條件和項(xiàng)目的進(jìn)度里程碑等。另外，我們對(duì)系統(tǒng)不實(shí)現(xiàn)哪些功能、不提交哪些交付物也進(jìn)行了明確說明。

三、創(chuàng)建 WBS

《項(xiàng)目范圍說明書》得到用戶確認(rèn)后，我們進(jìn)行了WBS分解。WBS分解是一項(xiàng)非常重要的工作，好的 WBS結(jié)構(gòu)能使得原來看起來非?；\統(tǒng)、模糊的項(xiàng)目目標(biāo)一下子清晰起來，使得項(xiàng)目管理有據(jù)可依，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo)變清晰。由于WBS分解涉及到將要開展的具體工作，所以將來要做這些工作的項(xiàng)目成員最有發(fā)言權(quán)，我讓項(xiàng)目骨干成員都參與到 WBS的分解中。實(shí)踐證明這樣做既符合后續(xù)軟硬件設(shè)計(jì)、編碼、實(shí)施人員的實(shí)際水平，又能得到他們最大程度的認(rèn)同。我們進(jìn)行 WBS分解時(shí)制定了如下原則：在各層次上都保證項(xiàng)目的完整性；一個(gè)工作單元只從屬于一個(gè)上層工作單元；相同層次的工作包應(yīng)有相同性質(zhì)；工作單元應(yīng)便于進(jìn)行進(jìn)度和成本的控制；工作包一般不大于 80小時(shí)；采用滾動(dòng)規(guī)劃方法，不求一次把所有工作包都分解出來。對(duì)于WBS中工作單元的細(xì)節(jié)信息，我們?cè)?WBS字典中加以描述。WBS分解是一項(xiàng)很重要的工作，在這一過程中我們發(fā)現(xiàn)《項(xiàng)目范圍說明書》中存在較多不明確的方面，通過WBS分解而得到明確。WBS分解工作完成后，項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)就確定了。

四、確認(rèn)范圍

項(xiàng)目可交付成果、子功能被開發(fā)出來之后，我們項(xiàng)目組內(nèi)部先對(duì)其進(jìn)行評(píng)審和測(cè)試。通過評(píng)審和測(cè)試后，把這些成果交付給用戶，和用戶一道按范圍基準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求進(jìn)行確認(rèn)范圍。由于該項(xiàng)目范圍廣、功能點(diǎn)多，我們找客戶進(jìn)行確認(rèn)范圍的頻次較高，在里程碑點(diǎn)一般舉行較為正式的會(huì)議，非里程碑點(diǎn)一般通過當(dāng)面交流的方式。雖然這樣做增加了不少工作量，但對(duì)于最后一次性通過驗(yàn)收非常有利。在確認(rèn)范圍時(shí)，對(duì)于局部確認(rèn)范圍，我們主要是邀請(qǐng)客戶方、監(jiān)理方參與評(píng)審和測(cè)試；對(duì)于全局確認(rèn)范圍，主要是由客戶方邀請(qǐng)第三方進(jìn)行評(píng)審。

五、控制范圍

控制范圍就是監(jiān)督項(xiàng)目的范圍狀態(tài)，管理范圍變更的過程。該項(xiàng)目用戶范圍廣、功能多的特點(diǎn)決定了該項(xiàng)目在開發(fā)過程中避免不了范圍的變更。在項(xiàng)目一開始我就很清楚，如果不做好范圍的控制，該項(xiàng)目很難在合同規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，預(yù)算也必然超支，所以項(xiàng)目一開始我就高度重視范圍的控制工作。開始時(shí)我主要是在與客戶簽訂的合同上下功夫，將經(jīng)過客戶方確認(rèn)的《項(xiàng)目范圍說明書》作為合同的附件附上，同時(shí)在合同正文上明確范圍變更的審批權(quán)限和變更進(jìn)行的流程。在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，有很多人提出這個(gè)那個(gè)新需求，要求添加進(jìn)去，我讓他們提交書面申請(qǐng)，說明經(jīng)過批準(zhǔn)之后才能實(shí)施。用“柔性”的溝通來解決存在的問題起到了很好的效果。

【結(jié)束語】

在XX省分級(jí)轉(zhuǎn)診服務(wù)平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目中，我全面應(yīng)用了項(xiàng)目范圍管理方法，使得該項(xiàng)目在范圍管理方面取得良好績(jī)效。平臺(tái)在2017年10月全部上線并順利通過用戶驗(yàn)收。截止目前，平臺(tái)運(yùn)行穩(wěn)定，已經(jīng)為120萬人提供了轉(zhuǎn)診服務(wù)。該項(xiàng)目之所以能圓滿成功，要?dú)w功于本人切實(shí)將項(xiàng)目管理的知識(shí)用于項(xiàng)目管理過程中，尤其是做好項(xiàng)目范圍的管理工作。當(dāng)然在成功的背后也存在一些不足之處，例如對(duì)項(xiàng)目邊界之外可能會(huì)有的工作描述得還是比較粗糙；在范圍確認(rèn)環(huán)節(jié)，與客戶溝通還不夠全面，沒有充分調(diào)動(dòng)客戶方參與的積極性。牢記不足，吸取教訓(xùn)，相信通過不斷的積累和不懈的努力，我的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理能力一定可以得到不斷提高。

【備注】

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