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論項(xiàng)目管理的干系人管理

【摘要】

2017 年 6 月，我參加 XX 集團(tuán) ERP 項(xiàng)目建設(shè)工作，作為項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目的整體規(guī)劃、分析設(shè)計(jì)、組織實(shí)施與管理控制等全面管理工作。該項(xiàng)目總投資 1200 萬元，以 ERP 知名軟件 SAP/R3 為核心，結(jié)合企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)打造 ERP 運(yùn)營管理系統(tǒng)，功能包括財(cái)務(wù)與成本、物資管理、工程管理、銷售管理共 4 個(gè)管理模塊。經(jīng)過 1 年的項(xiàng)目建設(shè)，最終通過業(yè)主方的驗(yàn)收上線，運(yùn)行至今狀況良好，取得了用戶的一致好評(píng)，使項(xiàng)目獲得圓滿成功。

本文結(jié)合我的項(xiàng)目實(shí)踐，探討了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過程中的干系人管理，主要包括：識(shí)別干系人、規(guī)劃干系人管理、管理干系人參與、控制干系人參與等內(nèi)容，有效提高了干系人管理水平，滿足了項(xiàng)目干系人需求和期望。最后總結(jié)了本次項(xiàng)目管理的不足和取得的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

【正文】

XX 集團(tuán) 為了支撐集團(tuán)整體業(yè)務(wù)架構(gòu)，通過打造以 ERP 為核心的集團(tuán)管控平臺(tái)建設(shè)，達(dá)到提升業(yè)務(wù)管控力度與效率的目標(biāo)，于 2017 年 6 月 6 日正式啟動(dòng)此項(xiàng)目。我公司中標(biāo)該項(xiàng)目，金額為 1200 萬元，建設(shè)工期為 1 年，我以項(xiàng)目經(jīng)理的角色負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全面管理工作，歷時(shí)一年于 2018 年 6 月通過客戶方的驗(yàn)收。

該項(xiàng)目以 ERP 業(yè)內(nèi)知名軟件 SAP/R3 為核心，根據(jù)該企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)為其打造 ERP 運(yùn)營管理系統(tǒng)，功能覆蓋財(cái)務(wù)與成本 （FICO） 、物資 （MM） 、工程 （PS） 、銷售 （SD）4 個(gè)管理模塊。通過該項(xiàng)目的建設(shè)，統(tǒng)一基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)了跨部門、跨模塊間業(yè)務(wù)流程的流轉(zhuǎn)、集成和管理信息的共享，達(dá)到了企業(yè)縱向管理一體化、橫向信息集成化的目標(biāo)。

本項(xiàng)目采用滿足 J2EE 標(biāo)準(zhǔn)的 B/S/S 三層架構(gòu)技術(shù)，以 Oracle 數(shù)據(jù)庫為支撐，符合“金保工程”技術(shù)規(guī)范和聯(lián)網(wǎng)要求。開發(fā)過程應(yīng)用輕量級(jí) J2EE 架構(gòu)，基于 MVC 模式的 Struts 框架，以 Ibatis 作為持久化層，采用 Spring 進(jìn)行中間層 （ 業(yè)務(wù) 層 ） 建設(shè)，應(yīng)用服務(wù)器采用浪潮高性能服務(wù)器。

該項(xiàng)目是一個(gè)綜合性的系統(tǒng)工程項(xiàng)目，涉及集團(tuán)總部、 4 個(gè)大區(qū)公司及其下屬 23 家子公司，在管理模式上存在較大差異，各地區(qū)工作流程也不一致，集成專業(yè)多。由此可見該項(xiàng)目組織構(gòu)成復(fù)雜、質(zhì)量要求高、干系人面廣人多、不可控因素多，協(xié)調(diào)難度大。我將項(xiàng)目分為 FICO 、 MM 、 PS 、 SD 、硬件集成部署、 SAP 軟件開發(fā)共 6 個(gè)項(xiàng)目小組，分別委派組長進(jìn)行管理，明確其職責(zé)與權(quán)力。為了保證項(xiàng)目圓滿完成，我組建了強(qiáng)矩陣的項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)，通過有效的項(xiàng)目管理，特別是出色的項(xiàng)目干系人管理，帶領(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)全體成員經(jīng)過奮戰(zhàn)獲得了良好的績效，取得了項(xiàng)目的成功。下面分別從識(shí)別干系人、規(guī)劃干系人管理、管理干系人參與、控制干系人參與 4 個(gè)方面重點(diǎn)闡述項(xiàng)目干系人管理。

一、 識(shí)別干系人

項(xiàng)目啟動(dòng)階段，我們就根據(jù)項(xiàng)目章程、采購文件等相關(guān)文件，采用干系人分析和會(huì)議的方式，識(shí)別出了項(xiàng)目有關(guān)的絕大部分干系人，并把干系人的信息登記成冊(cè)，編制成《干系人登記冊(cè)》?？傆幸恍┎幻黠@甚至暗藏的項(xiàng)目干系人，所以全面識(shí)別項(xiàng)目干系人并不是很容易的。在項(xiàng)目開始時(shí)，要認(rèn)識(shí)到暗藏的項(xiàng)目干系人會(huì)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生重要的影響，不要擔(dān)心識(shí)別出的干系人多;可以通過后面的干系人分析并區(qū)分出重要、次要甚至不需要加以管理的干系人。被識(shí)別的某些干系人，對(duì)項(xiàng)目不會(huì)產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的影響，只需加以觀察即可。如果某些干系人不能夠被識(shí)別出來，就說明存在問題，說不定哪個(gè)被遺漏的干系人將給項(xiàng)目帶來很大的麻煩。

二、 規(guī)劃干系人管理

我利用干系人登記冊(cè)和干系人分析矩陣，認(rèn)真分析每個(gè)項(xiàng)目干系人的利益領(lǐng)域和利益大小，影響領(lǐng)域和影響大小。把干系人的利益和影響都可視化，一一列出干系人的利益點(diǎn) （ 包括負(fù)面利益 ） ，并對(duì)每個(gè)利益點(diǎn)賦予一定的權(quán)重，然后分析每個(gè)干系人在項(xiàng)目上的總體利益大小。采用類似的方法，評(píng)估出每個(gè)干系人在項(xiàng)目上的總體影響大小。據(jù)此，依據(jù)權(quán)重進(jìn)行排序，分析出干系人的重要程度，以便有重點(diǎn)的做好干系人管理。俗話說，屁股決定腦袋，但最終是利益決定立場，所以支持和反對(duì)項(xiàng)目的程度是隨著正面或負(fù)面利益的大小而變化的。除了分析利益和影響外，還要分析干系人對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)知程度、施加影響的緊急程度，以及為 項(xiàng)目所用的知識(shí)技能。弄清楚項(xiàng)目干系人對(duì)項(xiàng)目的各種情況，以便以后加以利用和應(yīng)對(duì)。如果干系人數(shù)量較多，就應(yīng)該按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類，以方便管理。經(jīng)過分析和歸類，編制出《項(xiàng)目干系人管理計(jì)劃》，其中記錄對(duì)干系人的分析結(jié)果以及對(duì)不同干系人將要采取的管理措施。

三、 管理干系人參與

管理干系人參與就是執(zhí)行項(xiàng)目干系人管理計(jì)劃，讓和項(xiàng)目有關(guān)的并能影響項(xiàng)目的人積極參與項(xiàng)目的建設(shè)，面對(duì)消極的干系人，應(yīng)如同面對(duì)積極的干系人一樣，積極尋求解決問題的方法，充分理解他們，設(shè)法把項(xiàng)目對(duì)他們的負(fù)面影響降低到最低程度，甚至可以設(shè)法使項(xiàng)目也為他們帶來一定的正面影響。直接面對(duì)問題，要比拖延、回避有效得多。讓項(xiàng)目干系人滿意是項(xiàng)目管理的最終目的，但不是簡單的被干系人牽著鼻子走，而是切實(shí)弄清楚干系人利益追求并加以適當(dāng)引導(dǎo)，滿足他們合理的利益追求。項(xiàng)目管理要在規(guī)定的范圍、時(shí)間、成本和質(zhì)量下完成任務(wù)，必須把干系人的利益追求盡量明確、完整的列出，并以適當(dāng)方式請(qǐng)干系人確認(rèn)。特別要注意干系人之間的利益平衡，由于各干系人之間或多或少地存在利益矛盾，無法同時(shí)同等程度的滿足所有干系人的利益，但應(yīng)該盡量縮小各干系人滿足程度之間的差異，達(dá)到一個(gè)相對(duì)平衡。項(xiàng)目干系人管理的一個(gè)核心問題，就是在眾多項(xiàng)目干系人之間尋找利益平衡點(diǎn)。要承認(rèn)和理解利益差別甚至是沖突，并通過溝通進(jìn)行協(xié)商，解決干系人之間的問題，達(dá)到相互理解、相互支持，直至解決問題。對(duì)于溝通，我們建立了良好的溝通機(jī)制和溝通計(jì)劃，并加以管理。

【備注】

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