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論信息系統(tǒng)項目的范圍管理2.0

【摘要】

2018年3月，我作為項目經(jīng)理，參與了XX省沿海城市港口散貨碼頭信息化系統(tǒng)項目的建設(shè)工作，該項目總投資900萬，建設(shè)工期為1年。通過該項目的建設(shè)，實現(xiàn)了港口現(xiàn)場管理信息化的擴(kuò)展，提高了港口裝卸效率，減少了工作中人為因素的影響，各部門之間步調(diào)一致，簡化了工作程序。在充分調(diào)研國內(nèi)外散雜貨理貨業(yè)務(wù)最新作業(yè)模式的基礎(chǔ)上，結(jié)合港口的實際情況，實現(xiàn)碼頭現(xiàn)場電子理貨生產(chǎn)作業(yè)。該項目于2019年4月，通過了業(yè)主方的驗收，贏得了用戶的好評。本文結(jié)合作者的實際經(jīng)驗，以該項目為例，討論了信息系統(tǒng)項目建設(shè)過程中的范圍管理，主要從如下幾個方面進(jìn)行了闡述：規(guī)劃范圍管理、收集需求、范圍定義、創(chuàng)建WBS、范圍確認(rèn)、范圍控制。

【正文】

2018年3月，我作為項目經(jīng)理，參與了XX省沿海城市港口散貨碼頭信息化系統(tǒng)項目的建設(shè)工作，該項目總投資900萬，建設(shè)工期為1年。通過該項目的建設(shè)，實現(xiàn)了港口現(xiàn)場管理信息化的擴(kuò)展，提高了港口裝卸效率，減少了工作中人為因素的影響，各部門之間步調(diào)一致，簡化了工作程序。在充分調(diào)研國內(nèi)外散雜貨理貨業(yè)務(wù)最新作業(yè)模式的基礎(chǔ)上，結(jié)合港口的實際情況，實現(xiàn)碼頭現(xiàn)場電子理貨生產(chǎn)作業(yè)。該項目建設(shè)分三部分：散貨裝卸管理系統(tǒng)改造部分、無線理貨系統(tǒng)部分、其他部分。散貨裝卸管理系統(tǒng)包括調(diào)度管理，商務(wù)管理，理貨管理，庫場港存管理，統(tǒng)計系統(tǒng)等幾個主要模塊，負(fù)責(zé)裝卸現(xiàn)場的作業(yè)計劃，調(diào)度，管理，統(tǒng)計分析等工作;無線理貨系統(tǒng)部分是這次項目建設(shè)的主要工作，實現(xiàn)模式：電子理貨系統(tǒng)通過中間層服務(wù)，獲取作業(yè)任務(wù)和配工調(diào)度信息，并以內(nèi)存數(shù)據(jù)庫形式存儲?，F(xiàn)場使用手持終端，完成現(xiàn)場的業(yè)務(wù)操作，通過多線程運(yùn)行，利用4G網(wǎng)絡(luò)自動上傳到電子理貨中間層，同時將理貨指令中行駛指示傳遞到倒運(yùn)車輛GPS終端設(shè)備，指示倒運(yùn)司機(jī)前往指定目的地，并且同步其他相關(guān)指令到理貨其他環(huán)節(jié)如計量、外理等系統(tǒng)中并執(zhí)行指令完整性校驗;其他部分包括計量系統(tǒng)及各系統(tǒng)之間接口等，根據(jù)理貨指令，獨(dú)立執(zhí)行計量后信息自動傳送到中間服務(wù)層。由于該項目的順利上線涉及到業(yè)務(wù)考核，因此，在本項目組中范圍管理尤為重要，在本項目中，我作為項目經(jīng)理除了對其余管理領(lǐng)域進(jìn)行克制恪守的管理外，特別對范圍管理從如下幾個方面進(jìn)行了管理

一、規(guī)劃范圍管理

一個好的項目管理規(guī)劃，是項目能否成功的重要前提。在項目成立初期，我就組織了相關(guān)人員對項目管理計劃、項目章程進(jìn)行了研究討論，通過研究過往的組織過程資產(chǎn)，并多次召集各相關(guān)干系人召開會議進(jìn)行討論，最終形成了一份詳細(xì)的范圍管理計劃。用于指導(dǎo)如何定義、分解以及確認(rèn)、控制范圍。

二、收集需求

一個項目的成功，應(yīng)該只需完成項目所需的全部工作。為了保證這一點(diǎn)，就必須在項目的初期，就要有一個明確的范圍。在完成了范圍規(guī)劃后，我?guī)ьI(lǐng)我的團(tuán)隊，到客戶現(xiàn)場查勘了該項目的每一個工作組織流程，之后我又組織了客戶的IT部門，維護(hù)運(yùn)營部門，質(zhì)量控制等部門的項目負(fù)責(zé)人，通過訪談、焦點(diǎn)小組、引導(dǎo)式研討會等多種方式，多次商討項目的范圍。在收集需求的過程中，客戶有時候?qū)π枨蟮拿枋霾磺宄?，造成了雙方對需求理解有歧義，通過不斷的接觸，我也發(fā)現(xiàn)部分干系人對自己的需求其實也不清楚。針對這種情況，我采用原型法將收集到的需求，先做成模型供客戶參考，充分挖掘用戶的需求，并基于自身的經(jīng)驗及團(tuán)隊專業(yè)水平，對客戶的需求進(jìn)行引導(dǎo)。并形成需求分析、需求跟蹤矩陣供參考

三、范圍定義

基于范圍管理計劃、項目章程、需求文件，我召集了項目的主要干系人進(jìn)行引導(dǎo)式研討會，同時邀請了該信息系統(tǒng)主要的使用維護(hù)人員（包括甲方的信息管理人員、現(xiàn)場一線人員、網(wǎng)管操作人員等）對系統(tǒng)的功能進(jìn)行了評價，通過用戶的角度，去發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，最終形成了完整的范圍說明書，包括1、項目的范圍描述。2、可交付成果。3、驗收標(biāo)準(zhǔn)。4、項目的除外責(zé)任。5、項目制約因素6、項目的假設(shè)條件。7、項目的目標(biāo)、預(yù)算、資源以及主要里程碑等。

四、創(chuàng)建WBS

基于項目的范圍說明書，我和團(tuán)隊成員開始對項目范圍進(jìn)行了分解，一份優(yōu)秀的WBS能夠讓范圍模糊，不具體的工作變得清晰明了，使得管理有依有據(jù)。由于WBS分解后，涉及到各項工作的實施，我讓我的項目團(tuán)隊各模塊的主要負(fù)責(zé)人和骨干都參與了該項目的分解，分解主要有以下的原則：1、各層次上保持項目的完整性，我將該項目涉及的各模塊都一一列出，避免遺漏。2、一個工作單位只從屬于某個上層單元。3、相同層次的工作單元應(yīng)有相同性質(zhì)。4、工作單元應(yīng)能分開不同的責(zé)任者和不同的工作內(nèi)容。5、工作包一般不大于80小時。對于該項目的每個工作包，都指定唯一的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)相應(yīng)的工作內(nèi)容。

同時，我也與我的團(tuán)隊強(qiáng)調(diào)，WBS分解不可能一步到位，根據(jù)滾動式規(guī)劃，逐步達(dá)到項目的需求。因此我們的WBS分成四層，第一層是按照子系統(tǒng)劃分的，包括十四個子系統(tǒng)和項目管理;第二層是按定義需求、設(shè)計、編碼、測試、驗收等生命周期來劃分的;第三層是對第二層的進(jìn)一步細(xì)化，比如定義需求又分成需求調(diào)研、需求分析、需求定義和需求驗證等;第四層是對第三層的進(jìn)一步細(xì)分，比如需求調(diào)研又分成客戶現(xiàn)場訪談、會議、建立原型等。對于WBS中工作單元的細(xì)節(jié)信息，我們在WBS字典中加以描述。WBS分解是一項很重要的工作，在這一過程中我們發(fā)現(xiàn)《項目范圍說明書》中存在較多不明確的方面，通過WBS分解而得到明確。WBS分解工作完成后，項目范圍基準(zhǔn)就確定了。

五、范圍確認(rèn)

確認(rèn)范圍不是一件容易的事，在與客戶的溝通上，我們希望客戶盡快確認(rèn)上一階段的成果，以便能盡快進(jìn)入下一階段的開發(fā)。但是客戶認(rèn)為，我需要的是一個完整的信息系統(tǒng)，沒有實現(xiàn)最終的效果，怎么去進(jìn)行確認(rèn)呢?針對這種情況，我在提交文檔給各干系人后，重點(diǎn)對IT部門人員進(jìn)行了溝通培訓(xùn)，詳細(xì)介紹了我們這個項目系統(tǒng)的設(shè)計，然后再通過IT部門的人員分別對其公司內(nèi)部其它部門的人員進(jìn)行解釋溝通，這樣更有助于其它部門的人員便于理解。同時，我也告知了IT部門人員，范圍確認(rèn)后，并不是不能變更了，如果對項目有好的建議或者在項目范圍內(nèi)的變更，可以提交正式的變更流程，經(jīng)過變更管理委員會批準(zhǔn)后，是可以進(jìn)行變更的。經(jīng)過努力，得到了客戶的認(rèn)可，之后客戶的一些需求，也提交了標(biāo)準(zhǔn)的變更控制流程

六、范圍控制

范圍控制就是監(jiān)督范圍的狀態(tài)，管理好變更，做好范圍控制管理工作，避免出現(xiàn)范圍“蔓延”，做好范圍控制能夠避免項目不停的出現(xiàn)變更，也能夠控制干系人對該系統(tǒng)不停出現(xiàn)新的模塊需求。在該系統(tǒng)的實現(xiàn)過程中，我和我的團(tuán)隊，通過分析工作績效數(shù)據(jù)，對照范圍基準(zhǔn)，找出范圍偏差，并及時進(jìn)行分析并糾偏。例如，在該項目的統(tǒng)計系統(tǒng)模塊功能下，IT部門的總負(fù)責(zé)人為了不出現(xiàn)大面的修改，向我提出了屏蔽批量修改功能，我也將此需求寫入了范圍說明書內(nèi)。但是其它模塊的開發(fā)人員在檢查該模塊時，發(fā)現(xiàn)批量修改功能出現(xiàn)在了該系統(tǒng)中，我查詢了變更日志，未有類似的變更記錄。于是我調(diào)取了項目的責(zé)任分配矩陣，找到負(fù)責(zé)該模塊的負(fù)責(zé)人張工并詢問原因，他告訴我，他增加此項功能的原因是因為該公司的監(jiān)控部門負(fù)責(zé)人覺得批量修改有助于提高生產(chǎn)效率向其提出的，張工也并未經(jīng)過變更流程就進(jìn)行了變更。我向張工強(qiáng)調(diào)了范圍基準(zhǔn)以及變更流程的重要性。其次針對多出來的這個功能，我也要求張工提交正式的變更申請，走正常的變更控制流程。我也多次向團(tuán)隊成員強(qiáng)良好的變更能帶來項目效率的提升。任憑項目范圍蔓延，帶來的結(jié)果可能是工期的延長，無法在規(guī)定時間調(diào)，內(nèi)完成項目的交付。

【結(jié)尾語】

經(jīng)過我們團(tuán)隊的不懈努力，歷時1年，本項目終于于2019年4月，通過了業(yè)主方組織的驗收，實現(xiàn)了港口現(xiàn)場管理信息化的擴(kuò)展，提高了港口裝卸效率，減少了工作中人為因素造成的不良影響，各部門之間工作協(xié)調(diào)更加流程，簡化了工作程序，獲得了業(yè)主以及使用者的好評。本項目的成功，得益于我的范圍管理。當(dāng)然，在本項目中，還有一些不足處，比如，在項目的實施過程中，對用戶提出的部分變更，未與客戶確認(rèn)即進(jìn)行了變更，不過，經(jīng)過我后期的糾偏，并沒有多項目產(chǎn)生什么影響。在后續(xù)的工作和學(xué)習(xí)中，我將不斷的充電和學(xué)習(xí)，和同行進(jìn)行交流，提升自己的業(yè)務(wù)和管理水平，力爭為我國信息化建設(shè)做出自己的努力。

【備注】

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