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論信息集成項目風(fēng)險管理2.0

【摘要】

2019年5月，我作為項目經(jīng)理參與了xx省xx國有紡織企業(yè)銷售erp信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)工作，該項目總投資180萬元人民幣，建設(shè)工期為6個月。通過該項目的建設(shè)，利用信息化技術(shù)手段，解決了該國有紡織企業(yè)銷售系統(tǒng)內(nèi)部管理不暢，管理手段落后等問題，實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部銷售合同審批、在線訂單、產(chǎn)銷存實時監(jiān)控、多維度立體化銷售數(shù)據(jù)分析等方面的功能。該項目于2019年10月底通過了業(yè)主方的驗收，贏得了用戶好評。本文結(jié)合作者的實際經(jīng)驗，以該項目為例，討論了信息系統(tǒng)項目建設(shè)過程中的風(fēng)險管理，主要從風(fēng)險管理規(guī)劃、識別項目風(fēng)險、實施定性風(fēng)險分析、實施定量風(fēng)險分析、規(guī)劃風(fēng)險應(yīng)對、控制風(fēng)險幾個方面進(jìn)行了闡述。

【正文】

2019年5月，我作為項目經(jīng)理參與了xx省xx國有紡織企業(yè)銷售erp信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)工作，該項目總投資180萬元人民幣，建設(shè)工期為6個月。通過該項目的建設(shè)，利用信息化技術(shù)手段，解決了該國有紡織企業(yè)銷售系統(tǒng)內(nèi)部管理不暢，管理手段落后等問題，實現(xiàn)了以下功能：（1）在業(yè)務(wù)運行過程中，以銷售合同為主線，從合同簽訂到訂單執(zhí)行完畢的業(yè)務(wù)流程全過程的在線處理，切實提高了該企業(yè)銷售業(yè)務(wù)運營效率。（2）實現(xiàn)了客戶下單在線處理。（3）產(chǎn)銷存全過程實時在線，使各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)ιa(chǎn)、倉儲、銷售全過程運行情況及時掌握。（4）為領(lǐng)導(dǎo)層實現(xiàn)了多維度、立體化的數(shù)據(jù)分析與展現(xiàn)，使領(lǐng)導(dǎo)層能夠更加準(zhǔn)確、及時的對業(yè)務(wù)戰(zhàn)略方向做出指導(dǎo)?？紤]到軟件的易用性和可移植性，整個產(chǎn)品以業(yè)內(nèi)知名的k3/cloud為核心進(jìn)行定制開發(fā)，業(yè)務(wù)架構(gòu)上貫穿流程驅(qū)動與角色驅(qū)動思想，采用三層C/S體系結(jié)構(gòu)，Oracle11g數(shù)據(jù)庫，采用JAVA編程語言，支持各類平臺的接口。 由于本項目的順利上線涉及到業(yè)務(wù)的考核，而項目涉及部門多、干系人多，因此，項目的風(fēng)險管理非常重要。在本項目中，我作為項目經(jīng)理除了對其余管理領(lǐng)域進(jìn)行了恪盡職守的管理外，特別對項目的風(fēng)險管理從如下幾個方面進(jìn)行了管理。

1.規(guī)劃風(fēng)險管理

俗話說：凡事預(yù)則立不預(yù)則廢，項目的風(fēng)險管理亦是如此。規(guī)劃風(fēng)險管理就是做一個風(fēng)險管理計劃，本過程的主要輸入時項目管理計劃、項目章程、干系人登記冊以及組織過程資產(chǎn)和事業(yè)環(huán)境因素。接手項目以后，我根據(jù)以上信息，召集項目小組成員及主要干系人著手風(fēng)險管理計劃的制定。對如何識別風(fēng)險、如何對風(fēng)險進(jìn)行定性分析，如何對風(fēng)險進(jìn)行定量分析、如何對應(yīng)丟風(fēng)險以及如何控制風(fēng)險進(jìn)行了討論和規(guī)劃，經(jīng)過評審以后，該計劃就作為項目風(fēng)險管理的指南和方向。

2.識別項目風(fēng)險

識別風(fēng)險是指確定哪些風(fēng)險會影響項目，并將其記載記錄的過程，風(fēng)險識別需要項目全員參與，需要貫穿項目全過程。作為項目經(jīng)理的我深知，風(fēng)險識別不可能一蹴而就，他是一個反復(fù)進(jìn)行的過程。項目中的風(fēng)險管理計劃、成本管理計劃、進(jìn)度管理計劃、人力資源管理計劃、范圍基準(zhǔn)、活動的成本和時間估算、干系人等等都是本過程的輸入，也就是本過程需要考慮的因素。我們根據(jù)上述因素，采用文檔審查、頭腦風(fēng)暴、核對表分析等技術(shù)，初步識別出本項目有17項風(fēng)險，對這些風(fēng)險我們逐一登記清單，并按照類別劃分為技術(shù)風(fēng)險、人員風(fēng)險、業(yè)務(wù)風(fēng)險、溝通風(fēng)險四個類別。對暫時不能識別的風(fēng)險，我們制作了潛在應(yīng)對措施清單。

3.實施定性風(fēng)險分析

對已經(jīng)識別出的風(fēng)險，我們邀請熟悉業(yè)務(wù)的干系人對風(fēng)險進(jìn)行了概率和影響評估，包括可能對項目質(zhì)量、成本、進(jìn)度等造成的積極影響和消極影響，根據(jù)評估結(jié)果制作了概率和影響矩陣，對這些風(fēng)險按照影響程度大小進(jìn)行了排序，在本項目中，我們把因?qū)徔椥袠I(yè)業(yè)務(wù)不熟不能完全理解客戶需求的風(fēng)險列為第一位，把項目開發(fā)過程中核心技術(shù)人員離職風(fēng)險列為第二位，把項目資金無法按進(jìn)度到位列為第三位，其余風(fēng)險也按影響大小進(jìn)行了排序。通過以上工作，我們更新了項目文件中的風(fēng)險登記冊、假設(shè)條件日志等內(nèi)容。

4.實施定量分析

為做好項目風(fēng)險控制，我們對定性分析中確定的對項目影響較大的風(fēng)險，進(jìn)一步通過技術(shù)手段進(jìn)行定量分析，對風(fēng)險進(jìn)一步做了量化。本過程的依據(jù)主要有：風(fēng)險管理計劃、項目成本管理計劃、項目進(jìn)度管理計劃、風(fēng)險登記冊等。在分析過程中，我們使用到了敏感性分析、模型和模擬技術(shù)，對量化后的風(fēng)險及時更新到了項目文件中。

5.規(guī)劃風(fēng)險應(yīng)對

作為項目經(jīng)理的我深知，風(fēng)險識別出來只是工作的第一步，如何應(yīng)對這些風(fēng)險才是減少項目失敗威脅的重要工作。比如針對需求分析過程可能出現(xiàn)的風(fēng)險，我們計劃邀請業(yè)主方為我們組織了兩場專題業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時在溝通計劃的制定上，也主要依據(jù)可能的風(fēng)險，計劃加強(qiáng)與業(yè)主方信息技術(shù)部門的溝通，通過他們在技術(shù)語言和業(yè)務(wù)語言之間做了很好的轉(zhuǎn)化;對于項目過程中可能出現(xiàn)的核心技術(shù)人員離職，我們計劃采用關(guān)鍵崗位AB角色設(shè)置的方式;在項目資金計劃爭取方面，我們計劃在項目進(jìn)度、成本預(yù)算方面加強(qiáng)與公司財務(wù)部門的溝通，獲取他們的理解和支持。

6.控制風(fēng)險

風(fēng)險檢測與控制就是在項目實施過程中識別、分析和規(guī)劃新生風(fēng)險，追蹤已識別風(fēng)險和“觀察清單”中的風(fēng)險，重新分析現(xiàn)有風(fēng)險，監(jiān)測應(yīng)急計劃和參與風(fēng)險，審查風(fēng)險應(yīng)對策略的實施并評估其效果的過程。在風(fēng)險控制過程中，我使用了交叉分析和趨勢分析技術(shù)，采取每半個月一次定期審計的方式，并在工作過程中，時刻關(guān)注工作績效。比如在進(jìn)度和成本的管理上，采用掙值分析的方法，評估進(jìn)度和績效偏差，在項目進(jìn)行到中后期的一次例行工作分析會上，我發(fā)現(xiàn)報表集成模塊的 SPI等于0.98，說明進(jìn)度績效出現(xiàn)小幅度的偏差，通過分析發(fā)現(xiàn)，因為開發(fā)工程師因家中有事請假三天，導(dǎo)致項目進(jìn)度落后，我及時調(diào)整項目人力資源，從流程模塊抽調(diào)專業(yè)人員協(xié)助采用趕工方式追上了進(jìn)度，避免了對項目整個工期的影響。

【結(jié)尾語】

經(jīng)過我們團(tuán)隊的不懈努力，歷時半年，本項目終于于2019年10月底，通過了業(yè)主方組織的驗收，為用戶解決了通過對銷售業(yè)務(wù)全過程的在線管理，實現(xiàn)企業(yè)多個產(chǎn)品模塊多維度、立體化的實時數(shù)據(jù)分析與展現(xiàn)，使企業(yè)的銷售運營管理上了一個新的臺階，得到了業(yè)主的好評。項目的成功得益于我有效的風(fēng)險管理。當(dāng)然，在本項目中，還有一些不足之處，比如，在項目的干系人識別時，一開始忽視了財務(wù)中心負(fù)責(zé)人這個隱含的項目干系人，導(dǎo)致在銷售系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的接口過程中出現(xiàn)問題，不過，經(jīng)過我后期的糾偏，并沒有對項目產(chǎn)生什么影響。在后續(xù)的學(xué)習(xí)和工作中，我將不斷地充電學(xué)習(xí)，進(jìn)一步加強(qiáng)與同行的交流，提升自己的業(yè)務(wù)和管理水平，力爭為我國的信息化建設(shè)做出自己的努力。

【備注】

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