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論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的采購(gòu)管理

【摘要】

2019年5月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了xx省xx國(guó)有紡織企業(yè)銷售erp信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)工作，該項(xiàng)目總投資180萬(wàn)元人民幣，建設(shè)工期為6個(gè)月。通過(guò)該項(xiàng)目的建設(shè)，利用信息化技術(shù)手段，解決了該國(guó)有紡織企業(yè)銷售系統(tǒng)內(nèi)部管理不暢，管理手段落后等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部銷售合同審批、在線訂單、產(chǎn)銷存實(shí)時(shí)監(jiān)控、多維度立體化銷售數(shù)據(jù)分析等方面的功能。該項(xiàng)目于2019年10月底通過(guò)了業(yè)主方的驗(yàn)收，贏得了用戶好評(píng)。本文結(jié)合作者的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，以該項(xiàng)目為例，討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的采購(gòu)管理，主要從規(guī)劃采購(gòu)、實(shí)施采購(gòu)、控制采購(gòu)、結(jié)束采購(gòu)幾個(gè)方面進(jìn)行了闡述。

【正文】

2019年5月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了xx省xx國(guó)有紡織企業(yè)銷售erp信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)工作，該項(xiàng)目總投資180萬(wàn)元人民幣，建設(shè)工期為6個(gè)月。通過(guò)該項(xiàng)目的建設(shè)，利用信息化技術(shù)手段，解決了該國(guó)有紡織企業(yè)銷售系統(tǒng)內(nèi)部管理不暢，管理手段落后等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了以下功能：（1）在業(yè)務(wù)運(yùn)行過(guò)程中，以銷售合同為主線，從合同簽訂到訂單執(zhí)行完畢的業(yè)務(wù)流程全過(guò)程的在線處理，切實(shí)提高了該企業(yè)銷售業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)效率。（2）實(shí)現(xiàn)了客戶下單在線處理。（3）產(chǎn)銷存全過(guò)程實(shí)時(shí)在線，使各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)ιa(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)、銷售全過(guò)程運(yùn)行情況及時(shí)掌握。（4）為領(lǐng)導(dǎo)層實(shí)現(xiàn)了多維度、立體化的數(shù)據(jù)分析與展現(xiàn)，使領(lǐng)導(dǎo)層能夠更加準(zhǔn)確、及時(shí)的對(duì)業(yè)務(wù)戰(zhàn)略方向做出指導(dǎo)?？紤]到軟件的易用性和可移植性，整個(gè)產(chǎn)品以業(yè)內(nèi)知名的k3/cloud為核心進(jìn)行定制開發(fā)，業(yè)務(wù)架構(gòu)上貫穿流程驅(qū)動(dòng)與角色驅(qū)動(dòng)思想，采用三層C/S體系結(jié)構(gòu)，Oracle11g數(shù)據(jù)庫(kù)，采用JAVA編程語(yǔ)言，支持各類平臺(tái)的接口。 由于本項(xiàng)目的順利上線涉及到業(yè)務(wù)的考核，本項(xiàng)目涉及到的庫(kù)存掃碼系統(tǒng)外包給其他公司，因此，項(xiàng)目的采購(gòu)管理非常重要。在本項(xiàng)目中，我作為項(xiàng)目經(jīng)理除了對(duì)其余管理領(lǐng)域進(jìn)行了恪盡職守的管理外，特別對(duì)項(xiàng)目的采購(gòu)管理從如下幾個(gè)方面進(jìn)行了管理。

3、規(guī)劃采購(gòu)管理

俗話說(shuō)：凡事預(yù)則立不預(yù)則廢，項(xiàng)目的采購(gòu)管理亦是如此。由于公司人力資源限制，分配給本項(xiàng)目的資源有限，為保證項(xiàng)目整體進(jìn)度，經(jīng)過(guò)對(duì)成本和效率進(jìn)行比較，我們將項(xiàng)目中的庫(kù)存掃碼這一附屬功能進(jìn)行外包，并征得了業(yè)主方的認(rèn)可。根據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃以及進(jìn)度、成本等資源的估算，我們查看需求文件，對(duì)需要外包的子項(xiàng)目制作了《采購(gòu)管理計(jì)劃》、《采購(gòu)工作說(shuō)明書》，計(jì)劃采取招標(biāo)方式選擇供貨商?！恫少?gòu)說(shuō)明書》定義了與合同范圍，完成期限及可交付成果。然后與業(yè)主方、監(jiān)理方一起確定了供方選擇標(biāo)準(zhǔn)等一系列文件，作為采購(gòu)管理工作的方向和指南。

2、實(shí)施采購(gòu)

在制定好《采購(gòu)管理計(jì)劃》之后，我們?cè)谙嚓P(guān)網(wǎng)站發(fā)布招標(biāo)公告，一共有7家公司響應(yīng)這次投標(biāo)，購(gòu)買了標(biāo)書，在開標(biāo)前，我們組織投標(biāo)人會(huì)議，7家公司均前來(lái)參加并按時(shí)提交了投標(biāo)文件。在開標(biāo)和投標(biāo)當(dāng)天，我們組織了5名技術(shù)、經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的專家組成評(píng)標(biāo)小組，對(duì)照《招標(biāo)文件》《采購(gòu)工作說(shuō)明書》以及我們制定的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)對(duì)參與投標(biāo)的公司進(jìn)行打分。根據(jù)評(píng)分結(jié)果，評(píng)標(biāo)小組對(duì)7家公司進(jìn)行了排名，其中3家公司從技術(shù)、價(jià)格、交貨時(shí)間等方面完全滿足我們的需要，其余四家公司均有一項(xiàng)或兩項(xiàng)指標(biāo)不達(dá)標(biāo)。我們對(duì)投標(biāo)結(jié)果進(jìn)行了公示，從達(dá)標(biāo)的三家公司，我們按照?qǐng)?bào)價(jià)，選擇了相對(duì)價(jià)格較低的F公司作為中標(biāo)單位并簽訂了采購(gòu)合同。

3、控制采購(gòu)

與F公司的合同簽訂之后，我們開始督促F公司根據(jù)合同約定的雙方的權(quán)利、義務(wù)履行合同責(zé)任。我們按照合同約定在合同簽訂五個(gè)工作日內(nèi)支付了20%的定金，待產(chǎn)品全部交付之后，支付剩余貨款。定金支付后，F(xiàn)公司一開始完全按照我們的要求進(jìn)行產(chǎn)品的開發(fā)，開發(fā)進(jìn)度也能夠與項(xiàng)目總體要求相匹配。項(xiàng)目進(jìn)展到中期，業(yè)主方提出掃碼系統(tǒng)的一項(xiàng)變更，經(jīng)過(guò)分析以及CCB批準(zhǔn)同意，此項(xiàng)變更我們也按合同要求提交給F公司，但由于他們的開發(fā)人員在理解上出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致在編碼測(cè)試時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后，我及時(shí)與F公司該項(xiàng)目經(jīng)理溝通，要求他根據(jù)編碼問(wèn)題回溯需求文件，并作出修改。由于我在項(xiàng)目進(jìn)度中設(shè)置了冗余時(shí)間，此問(wèn)題造成的延誤并沒(méi)有影響到項(xiàng)目的整體進(jìn)度。

4、結(jié)束采購(gòu)

采購(gòu)合同履行結(jié)束后，我們按照合同約定支付了F公司剩余費(fèi)用，將采購(gòu)合同按公司要求歸檔保存，并完成了相關(guān)發(fā)票及業(yè)務(wù)單據(jù)的入賬。為更好的總結(jié)此次采購(gòu)中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，我們又申請(qǐng)審計(jì)部門對(duì)此次采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行審計(jì)，對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)：（1）在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，變更不可避免，出現(xiàn)變更后，一定要嚴(yán)格按照變更控制流程，由變更發(fā)起人提交書面申請(qǐng)，評(píng)估分析對(duì)項(xiàng)目的影響，經(jīng)過(guò)CCB批準(zhǔn)后實(shí)施，并做好實(shí)施結(jié)束后的驗(yàn)證工作，尤其是變更涉及合同內(nèi)容調(diào)整時(shí)，更需要及時(shí)完成相應(yīng)的手續(xù)。（2）在今后的采購(gòu)工作中，確保采購(gòu)需求的無(wú)二義性至關(guān)重要。不管是初始的需求還是經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的變更請(qǐng)求，都需要與供貨方確認(rèn)理解意思一致。（3）另外，在此次采購(gòu)中，投標(biāo)方資質(zhì)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)比較完善，綜合考慮了供貨的進(jìn)度、質(zhì)量以及價(jià)格，對(duì)各個(gè)方面的權(quán)重設(shè)計(jì)合理，也是確保這次采購(gòu)工作保質(zhì)保量完成的重要原因。 上述經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)我們都記錄到此次采購(gòu)的過(guò)程總結(jié)中，成為今后工作的組織過(guò)程資產(chǎn)。

【結(jié)尾語(yǔ)】

經(jīng)過(guò)我們團(tuán)隊(duì)的不懈努力，歷時(shí)半年，本項(xiàng)目終于于2019年10月底，通過(guò)了業(yè)主方組織的驗(yàn)收，為用戶解決了通過(guò)對(duì)銷售業(yè)務(wù)全過(guò)程的在線管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)多個(gè)產(chǎn)品模塊多維度、立體化的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)分析與展現(xiàn)，使企業(yè)的銷售運(yùn)營(yíng)管理上了一個(gè)新的臺(tái)階，得到了業(yè)主的好評(píng)。項(xiàng)目的成功得益于我有效的采購(gòu)管理。當(dāng)然，在本項(xiàng)目中，還有一些不足之處，比如，業(yè)主方出現(xiàn)需求變更后，經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的需求變更與分包方溝通不清，導(dǎo)致進(jìn)度出現(xiàn)偏差，不過(guò)，經(jīng)過(guò)我后期的糾偏，并沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生什么影響。在后續(xù)的學(xué)習(xí)和工作中，我將不斷地充電學(xué)習(xí)，進(jìn)一步加強(qiáng)與同行的交流，提升自己的業(yè)務(wù)和管理水平，力爭(zhēng)為我國(guó)的信息化建設(shè)做出自己的努力。

【備注】

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