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論項目的成本管理

【摘要】

2015年8月，我有幸作為項目經(jīng)理參加了XXXX市不動產(chǎn)統(tǒng)一登記系統(tǒng)集成項目建設(shè)工作。該項目總投資人民幣1200萬元，建設(shè)周期1年。通過該項目建設(shè)，實現(xiàn)了全市不動產(chǎn)登記市縣一體化系統(tǒng)的部署，為全市提供統(tǒng)一的不動產(chǎn)登記服務(wù)、信息發(fā)布和查詢服務(wù)、數(shù)據(jù)資源共享和交換服務(wù)、大數(shù)據(jù)分析服務(wù)。2016年7月，經(jīng)過團隊成員12個月的共同努力，終于通過了業(yè)主和各方專家的驗收，獲得了各方的一致好評，市縣一體化模式和我司的不動產(chǎn)登記系統(tǒng)被推廣到全省。本文以此項目為例，結(jié)合作者的實踐，討論了項目成本管理在實際項目中的重要性，論述了規(guī)劃成本管理、成本估算、成本預算和成本控制這四個成本管理子過程。最后總結(jié)分析項目成本管理的成功經(jīng)驗，以及項目存在的不足和改進措施。

【正文】

根據(jù)XXXX省國土資源廳的總體部署，XXXX市決定于2015年8月開始全市不動產(chǎn)登記系統(tǒng)建設(shè)，要求在2016年8月1日全市“頒發(fā)新證，停發(fā)舊證”，實現(xiàn)全市范圍的登記機構(gòu)、登記依據(jù)、登記簿冊、信息平臺“四統(tǒng)一”的目標。該項目投資人民幣1200萬元，其中150萬元為硬件設(shè)備費用，200萬元為不動產(chǎn)登記系統(tǒng)軟件費用，150萬元為市本級原有房屋登記數(shù)據(jù)、土地登記數(shù)據(jù)、林業(yè)登記數(shù)據(jù)的分析、整理、入庫費用，800萬元為下轄6個縣的原有房屋登記數(shù)據(jù)、土地登記數(shù)據(jù)、林業(yè)登記數(shù)據(jù)的分析、整理、入庫費用。

XXXX市下轄2縣4區(qū)，鑒于各縣國土資源局和區(qū)分局技術(shù)力量薄弱，難以完成不動產(chǎn)登記系統(tǒng)的研發(fā)，維護和數(shù)據(jù)處理、入庫工作，市局經(jīng)過多方考察和征求意見，決定采取全市一體化的方式實現(xiàn)不動產(chǎn)統(tǒng)一登記。在市局信息中心機房部署主登記系統(tǒng)，在距市局中心機房100公里的YY縣局機房部署備份登記系統(tǒng)，二個機房通過電信1000M光纖專線聯(lián)通，實現(xiàn)應用級的系統(tǒng)備份。各縣區(qū)通過電信100M光纖接入市中心機房，以B/S方式訪問應用服務(wù)器和數(shù)據(jù)服務(wù)器，實現(xiàn)統(tǒng)一登記、統(tǒng)一信息發(fā)布、統(tǒng)一收費標準、統(tǒng)一監(jiān)督管理。通過數(shù)據(jù)交換服務(wù)接口，如OGC服務(wù)、WebService服務(wù)等實現(xiàn)與房管、林業(yè)等各部門間業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的交換，訪問包括登記數(shù)據(jù)庫、空間數(shù)據(jù)庫、檔案資料庫，城鎮(zhèn)地籍數(shù)據(jù)庫等專題在內(nèi)的不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫。

我公司在2015年5月中標并簽署了建設(shè)合同。我則由于具有較為豐富的項目管理經(jīng)驗-且以往管理的項目績效較高，被任命為該項目的項目經(jīng)理。從事多年項目管理工作的我深知，成本管理便成為了該項目成功與否的關(guān)鍵。我將結(jié)合本項目，從如下幾個方面對項目的成本管理進行介紹。

在項目發(fā)起人發(fā)布項目章程，正式啟動項目后，我首先帶領(lǐng)我的項目團隊收集了各方項目干系人的需求;再開展范圍管理工作，確定本項目的范圍基準;然后根據(jù)項目的范圍明確項目所需進行的所有活動，編制出進度計劃，分為公司集成和現(xiàn)場施工兩個階段。并通過發(fā)起人、業(yè)主、監(jiān)理等各方干系人的確認，形成進度基準。范圍和進度的明確為有效的完成成本管理工了有了依據(jù)。

一、規(guī)劃成本管理

規(guī)劃成本管理就是編制成本管理計劃，在整個項目中為如何管理項目成本提供指南和方向。我們以項目章程和項目管理計劃為依據(jù)，利用公司PMO編制的成本管理計劃模板，結(jié)合該項目的實際情況對模板進行裁剪，選定了成本管理各子過程要進行的管理工作以及如何運用各項管理工具和技術(shù)，編制出了項目成本管理計劃。

二、成本估算

成本估算便是將項目中各項活動所需的資金，利用各種科學的工具技術(shù)進行估算。我們以項目范圍基準和進度計劃為依據(jù)，分三步進行成本估算。首先是識別并分析成本的構(gòu)成科目。我們借鑒公司類似項目確定完成項目所需要的資源種類，并編制出項目成本構(gòu)成科目，形成了項目資源需求和會計科目表。然后根據(jù)已識別的項目成本構(gòu)成科目，估算每一科目的成本大小。我們根據(jù)今年到XXXX市出差的費用報銷數(shù)據(jù)，估算出了1個人員出差1天所需的費用，乘以進度計劃中各活動的人工時，形成了前期工作的活動成本估算。而后期系統(tǒng)集成階段，由于公司有大量的類似項目經(jīng)驗和數(shù)據(jù)，我進行了類比估算，完成了系統(tǒng)集成階段的活動成本估算。最后分析成本估算結(jié)果，找出各種可以相互替代的成本，協(xié)調(diào)各種成本之間的比例關(guān)系。經(jīng)過分析估算結(jié)果，我們采用工期優(yōu)化、費用優(yōu)化和資源優(yōu)化三種方法，對各種成本進行比例協(xié)調(diào)，形成了最終的活動成本估算。

三、成本預算

成本預算就是匯總所有單個活動和工作包的估算成本，最終形成即切實可行又節(jié)約費用的項目預算。我?guī)ьI(lǐng)項目團隊，以項目范圍基準、進度計劃、資源日歷、風險登記冊和活動成本估算為依據(jù)，進行項目成本的優(yōu)化分析。我發(fā)現(xiàn)資源日歷中兩個機房設(shè)備是同時采購和交付，這也就意味著項目的成本將會花費的非常集中，這樣不但限制了公司的現(xiàn)金流，也帶來了相應的風險，可能會影響到貨日期。因此我采用了資金平衡方法，根據(jù)項目的實際需求，調(diào)整了采購計劃，將機房設(shè)備交付間隔3個月進行兩次交付，確保公司采購部門可以及時向供應商付款，防止到貨延期。經(jīng)過將各活動的成本估算歸類、匯總、優(yōu)化，形成了項目的活動資金需求，比原本的成本估算節(jié)省了10%的費用。為了應對未知的求知事件，確保項目預算的切實可行性，我參考風險登記冊，進行了詳盡的儲備分析，按10%的額度設(shè)定了管理儲備。最終將活動資金需求和應急儲備相加，并得到公司高層的認可確認后，形成了項目的成本基準，并計算出本項目的BAC為1000萬元，系統(tǒng)集成階段和現(xiàn)場階段的PV分別為800萬元和200萬元。

四、成本控制

成本控制指監(jiān)督項目狀態(tài)以更新項目成本，管理成本基準變更，發(fā)現(xiàn)實際與計劃的差異，施，降低風險。完成項目的成本是提前預算好的，在執(zhí)行的過程中，可能會出現(xiàn)和成本預算的偏差，這時就需要對這種偏差進行控制。在成本控制的過程中，還要預測一下未來的成本，比如完工還需要多少錢，完成工作時花費多少錢等。在實際項目中，我每個月將實際的工作成本績效信息和成本基準比較，進行掙值分析。在系統(tǒng)集成階段，CPI-直保持在0.95-1.0附近，進行的比較順利，最終該階段的AC為960萬元。2016年3月至7月為實際的現(xiàn)場工作階段，但到4月底的AC為230萬元，通過計算得到EV值為220萬元，通過進行偏差分析，得出產(chǎn)生費用偏差的原因是數(shù)據(jù)整理人員為提高數(shù)據(jù)入庫效率，保證更多的調(diào)試和測試時間，到現(xiàn)場進行數(shù)據(jù)以便采取糾正措入庫時比計劃人員多了5人，但好在數(shù)據(jù)入庫的費用只在本月產(chǎn)生，不會影響以后的花費，屬于非典型偏差。因此我又進行預測，計算出EAC=AC+（BAC-EV）=230+（500-220）=510萬元。也就是說現(xiàn)場階段將費用超支10萬元，但我們還是可以按總體預算完成整個項目。

【結(jié)尾語】

經(jīng)過12個月團隊成員的共同努力，項目在2016年7月通過了業(yè)主以及各方專家的驗收，獲得了各方的一致好評。本項目的成功得益于我在本項目中成功的進行了成本管理，科學的運用了成本管理各階段的工具技術(shù)和方法。但是在本項目中由于數(shù)據(jù)整理人員為提高數(shù)據(jù)入庫效率，到現(xiàn)場進行數(shù)據(jù)入庫工作時比計劃人員多了5人，導致現(xiàn)場階段費用超支10萬元，但最后在總體預算內(nèi)完成了項目任務(wù)。這也說明我們對項目實施中可能出現(xiàn)的情況考慮得不夠充分，在后續(xù)的學習和工作中，我將努力學習項目管理知識，提升自己的業(yè)務(wù)水平和管理能力，力爭為公司的強大和我國信息化建設(shè)做出自己的綿薄之力。

【備注】

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