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論項(xiàng)目成本管理

【摘要】

近年來(lái)，受?chē)?guó)際和國(guó)內(nèi)市場(chǎng)影響，國(guó)內(nèi)很多煉化企業(yè)被限產(chǎn)或停產(chǎn)。面對(duì)重重困難，各煉化企業(yè)通過(guò)加強(qiáng)精益管理，提高產(chǎn)品質(zhì)量，加大研發(fā)投資，有效提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。我公司作為信息技術(shù)公司，看到了煉油行業(yè)巨大的商機(jī)，2020年，公司投資a煉化企業(yè)200萬(wàn)元實(shí)施lims（實(shí)驗(yàn)室信息管理）系統(tǒng)，項(xiàng)目于2020年9月初開(kāi)始建設(shè)，歷時(shí)5個(gè)月，于2021年6月份通過(guò)項(xiàng)目驗(yàn)收，目前系統(tǒng)運(yùn)行正常。系統(tǒng)采用了國(guó)內(nèi)先進(jìn)的掃碼、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和快速數(shù)據(jù)處理等先進(jìn)技術(shù)、b/s網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)和java開(kāi)發(fā)語(yǔ)言，建設(shè)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)驗(yàn)室相關(guān)的人、機(jī)、料、法的全方位管理，大大提高了企業(yè)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和智能化水平。

【正文】

為了開(kāi)拓?zé)捇髽I(yè)市場(chǎng)，我公司憑借starlims品牌優(yōu)勢(shì)， 2020年，公司以200萬(wàn)元中標(biāo)某煉化企業(yè)。我擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施。本文主要從成本管理角度論述項(xiàng)目管理的過(guò)程。

本項(xiàng)目是公司進(jìn)軍煉化企業(yè)的首個(gè)項(xiàng)目，存在諸如實(shí)施周期短、質(zhì)量要求高、費(fèi)用控制嚴(yán)和甲方期望值高等難點(diǎn)問(wèn)題。為此，我們采取了必要的措施，在既要保證項(xiàng)目管理和產(chǎn)品質(zhì)量符合用戶(hù)要求，又要確保項(xiàng)目實(shí)際成本控制在批準(zhǔn)的預(yù)算之內(nèi)，我主要從項(xiàng)目規(guī)劃成本管理、估算成本、制定預(yù)算和控制成本4個(gè)過(guò)程進(jìn)行項(xiàng)目管理論述。

一、規(guī)劃成本管理

為了保證項(xiàng)目的使用效果和有效控制成本，我們對(duì)成本估算、預(yù)算制定和控制預(yù)算過(guò)程進(jìn)行有效規(guī)劃。我組織專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)對(duì)成本構(gòu)成、成本核算以及預(yù)算控制方法等內(nèi)容展開(kāi)討論。經(jīng)分析，本項(xiàng)目主要涉及的成本主要包括軟件、定制開(kāi)發(fā)和硬件采購(gòu)及網(wǎng)絡(luò)部署等內(nèi)容，我們對(duì)每個(gè)子項(xiàng)又進(jìn)行了細(xì)化。在成本管理過(guò)程中，我們采用以元為計(jì)量單位進(jìn)行成本管理，并明確了不同級(jí)別工程師不同成本計(jì)價(jià)方式。實(shí)施過(guò)程中要求建立虛擬團(tuán)隊(duì)，根據(jù)資源日歷要求，高級(jí)開(kāi)發(fā)人員優(yōu)先通過(guò)遠(yuǎn)程的方式參入項(xiàng)目，其它工程師分批次到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)展相關(guān)業(yè)務(wù);硬件采購(gòu)與部署服務(wù)，要求直接與dell和h3c廠家直接采購(gòu);網(wǎng)絡(luò)布線施工，要求采用外包的方式，雇傭當(dāng)?shù)厝藛T，有效節(jié)省成本。

考慮到可能發(fā)生的質(zhì)量成本，要求項(xiàng)目組認(rèn)真分析各階段的實(shí)施活動(dòng)，識(shí)別質(zhì)量保證和控制活動(dòng)，并列入活動(dòng)清單，并對(duì)其可能發(fā)生的質(zhì)量成本進(jìn)行估算。另，項(xiàng)目組還為每個(gè)關(guān)鍵階段設(shè)置成本臨界值，為后續(xù)過(guò)程進(jìn)行掙值分析和成本控制提供基準(zhǔn)。

二、估算成本

估算成本是對(duì)完成項(xiàng)目活動(dòng)所需要資金進(jìn)行近似估算的過(guò)程。在成本管理計(jì)劃指導(dǎo)下，根據(jù)項(xiàng)目基準(zhǔn)文件和項(xiàng)目管理計(jì)劃，參照兄弟單位項(xiàng)目預(yù)算，我們對(duì)每個(gè)活動(dòng)所發(fā)生的設(shè)備成本、人力成本和其它成本進(jìn)行估算。為了確保估算的準(zhǔn)確性，我們把項(xiàng)目劃分為項(xiàng)目啟動(dòng)、業(yè)務(wù)調(diào)研、藍(lán)圖設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、用戶(hù)測(cè)試、上線運(yùn)行和項(xiàng)目驗(yàn)收共7個(gè)階段，每個(gè)階段又細(xì)化為項(xiàng)目子活動(dòng)，采用類(lèi)比估算法對(duì)每個(gè)活動(dòng)發(fā)生成本進(jìn)行估算?？紤]到可能發(fā)生的項(xiàng)目管理和可交付成果質(zhì)量不合格的問(wèn)題，我們對(duì)藍(lán)圖設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和用戶(hù)測(cè)試3個(gè)關(guān)鍵階段分別設(shè)置了2%應(yīng)急儲(chǔ)備，并把一系列質(zhì)量保證和控制活動(dòng)列入wbs分解活動(dòng)清單，各活動(dòng)發(fā)生的成本列入成本估算范圍。

另，在項(xiàng)目實(shí)施之前需要引進(jìn)外部專(zhuān)家對(duì)項(xiàng)目成員進(jìn)行培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)煉化企業(yè)項(xiàng)目成功案例，為此我們把專(zhuān)家費(fèi)用列入估算范圍，并按天進(jìn)行估算。硬件采購(gòu)，按照市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行估算，網(wǎng)絡(luò)布線施工，根據(jù)甲方當(dāng)時(shí)人工成本進(jìn)行估算等等。

本過(guò)程，我們采用自下而上的統(tǒng)計(jì)方法，將所有活動(dòng)發(fā)生的成本匯總形成項(xiàng)目的總成本。

3、成本預(yù)算

成本預(yù)算是匯總所有單個(gè)活動(dòng)或工作包的估算成本，是經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的預(yù)算。在編制項(xiàng)目成本預(yù)算時(shí)，我們考慮了范圍、進(jìn)度、質(zhì)量、人力資源以及項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)等相關(guān)因素，并組織公司領(lǐng)導(dǎo)、開(kāi)發(fā)顧問(wèn)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)等全部項(xiàng)目人員組織開(kāi)展分析和評(píng)估，并初步確定了本項(xiàng)目成本預(yù)算。我們根據(jù)預(yù)算的總金額，計(jì)提5%作為管理儲(chǔ)備，以防止未知風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。然而，在我們提報(bào)了初版預(yù)算后，被領(lǐng)導(dǎo)駁回，主要原因是利潤(rùn)空間太少，成本太高。經(jīng)仔細(xì)分析，wbs分解太粗，我們對(duì)項(xiàng)目成本估算還不夠細(xì)致，存在諸多無(wú)根據(jù)的活動(dòng)估算，比如用戶(hù)接受測(cè)試的成本，我們參照類(lèi)似項(xiàng)目估算了20人天，其實(shí)本項(xiàng)目業(yè)務(wù)較以前類(lèi)似項(xiàng)目發(fā)生了很大的變化，成本預(yù)算時(shí)并沒(méi)有考慮在內(nèi)。我們組織專(zhuān)家重新對(duì)活動(dòng)進(jìn)行再細(xì)化，對(duì)子活動(dòng)進(jìn)行資源再估算，把用戶(hù)接受測(cè)試活動(dòng)又細(xì)分為編制測(cè)試用例，審核，測(cè)試，問(wèn)題反饋與解決等子活動(dòng)，重新估算活動(dòng)資源，工作量由原來(lái)的20人天降低為10人天，大大降低了成本。經(jīng)過(guò)二次成本估算，本次預(yù)算較初稿更細(xì)致、更合理、成本更低，成本預(yù)算最終通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批。

根據(jù)wbs分解結(jié)果和活動(dòng)清單，我們將得到批準(zhǔn)的項(xiàng)目估算總成本逐項(xiàng)分?jǐn)偟矫恳粋€(gè)工作階段每個(gè)活動(dòng)中，并制定了每個(gè)階段的成本控制標(biāo)準(zhǔn)，確保項(xiàng)目所有工作階段預(yù)算累加和不超過(guò)項(xiàng)目總預(yù)算。

4、成本控制

項(xiàng)目成本控制是監(jiān)督項(xiàng)目資金使用狀態(tài)，管理成本基準(zhǔn)變更的過(guò)程。我們要時(shí)刻關(guān)注影響成本的風(fēng)險(xiǎn)因素，及時(shí)更新與采取應(yīng)急措施，以保證成本管理向有力的方向發(fā)展。我們每周召開(kāi)周例會(huì)，通過(guò)項(xiàng)目管理工具，記錄并審核每一項(xiàng)實(shí)際成本費(fèi)用的發(fā)生，并每周進(jìn)行掙值分析，監(jiān)控項(xiàng)目狀態(tài)，如成本超出控制臨界值，及時(shí)采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。在藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段，我們選派10名開(kāi)發(fā)顧問(wèn)和業(yè)務(wù)顧問(wèn)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)展相應(yīng)的調(diào)研工作，由于甲方現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)與以前實(shí)施過(guò)的項(xiàng)目存在諸多相似之處，工作開(kāi)展起來(lái)比較順利。經(jīng)過(guò)掙值分析，項(xiàng)目成本績(jī)效明顯超支，進(jìn)度績(jī)效超前。為了有效控制成本，我們只保留3名員工在甲方現(xiàn)場(chǎng)參入工作，嚴(yán)格控制人員出差頻次，減少現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目費(fèi)用開(kāi)支。經(jīng)過(guò)人員調(diào)整，成本控制在預(yù)算之內(nèi)，項(xiàng)目進(jìn)度恢復(fù)正常。在用戶(hù)集成測(cè)試階段，由于自身經(jīng)驗(yàn)不足，我們編制的測(cè)試用例不合格，多次被退回，一周后經(jīng)過(guò)掙值分析，項(xiàng)目進(jìn)度明顯落后，成本嚴(yán)重超支。我馬上組織項(xiàng)目人員開(kāi)會(huì)，通報(bào)了項(xiàng)目存在的問(wèn)題以及對(duì)未來(lái)項(xiàng)目的影響。經(jīng)過(guò)溝通得知，甲方人員擁有實(shí)施sap erp項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，他們同意與我們一起編制測(cè)試用例。參照技術(shù)協(xié)議中內(nèi)容，以業(yè)務(wù)流程為主線，甲方配合我們完成了項(xiàng)目測(cè)試用例的編制工作并通過(guò)審核。甲方提前為我們搭建了硬件和網(wǎng)絡(luò)測(cè)試環(huán)境。我們部署軟件環(huán)境，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員進(jìn)行集中測(cè)試，并記錄測(cè)試結(jié)果，測(cè)試完成后打印文檔并簽字確認(rèn)。在項(xiàng)目實(shí)施后期，我們內(nèi)部人員也加強(qiáng)了溝通頻次，每日組織召開(kāi)內(nèi)部視頻工作會(huì)，每日通報(bào)工作進(jìn)度、存在的問(wèn)題以及解決情況，有效保證項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度，提高項(xiàng)目質(zhì)量，有效減少了返工，降低人工成本。

針對(duì)項(xiàng)目中涉及成本基準(zhǔn)的變更，我們專(zhuān)門(mén)制定了變更管理流程，嚴(yán)格控制變更范圍，深入分析基準(zhǔn)變更內(nèi)容，變更申請(qǐng)經(jīng)審批后方可進(jìn)行變更成本基準(zhǔn)。

2021年3月，項(xiàng)目歷時(shí)5個(gè)月，提前1個(gè)月成功上線運(yùn)行，系統(tǒng)功能滿(mǎn)足了用戶(hù)的需求，并得到公司領(lǐng)導(dǎo)和客戶(hù)的一致好評(píng)。項(xiàng)目上線后，實(shí)現(xiàn)了化驗(yàn)儀器數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集、業(yè)務(wù)流程線上申請(qǐng)、線上審批、留樣管理和資源管理等功能。公司管理人員通過(guò)辦公電腦就可以及時(shí)了解到中間產(chǎn)品、產(chǎn)成品的質(zhì)檢數(shù)據(jù)，及時(shí)做出決策及時(shí)進(jìn)行生產(chǎn)調(diào)整，借助平臺(tái)，有效加強(qiáng)了生產(chǎn)過(guò)程的精益管理，提高產(chǎn)品質(zhì)量，為公司創(chuàng)造了質(zhì)量效益。

【結(jié)尾語(yǔ)】

項(xiàng)目的成功，離不開(kāi)項(xiàng)目自身具備的先天品牌優(yōu)勢(shì)，離不開(kāi)公司一把手的高度重視，更離不開(kāi)用戶(hù)的高度參入。項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中也存在不足之處，比如集成測(cè)試和用戶(hù)接受測(cè)試時(shí)，數(shù)據(jù)未選取非正常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，造成系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)產(chǎn)生bug，程序返工造成成本增加。項(xiàng)目上線后，我們將會(huì)認(rèn)真總結(jié)本項(xiàng)目存在的問(wèn)題，并制定相關(guān)的改進(jìn)措施，爭(zhēng)取在下一個(gè)信息化項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，取得更好的成績(jī)。