論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的收尾工作
[摘要] 
    本文以我作為開發(fā)方公司的項(xiàng)目經(jīng)理主持的某市政府公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)項(xiàng)目為實(shí)例，探討了信息系統(tǒng)項(xiàng)目收尾工作的主要內(nèi)容，包括合同收尾和管理收尾；給出了該項(xiàng)目的實(shí)施收尾的工作流程；針對(duì)在該項(xiàng)目在收尾階段中出現(xiàn)的需求變更、用戶不愿意簽字、項(xiàng)目資金不能到位、如何進(jìn)行項(xiàng)目組內(nèi)部的工作總結(jié)四個(gè)問題，詳細(xì)討論了它們的解決辦法。項(xiàng)目最終成功地收尾。
[輔導(dǎo)專家評(píng)注]“針對(duì)在該項(xiàng)目在收尾階段中出現(xiàn)的需求變更、用戶不愿意簽字、項(xiàng)目資金不能到位、如何進(jìn)行項(xiàng)目組內(nèi)部的工作總結(jié)四個(gè)問題，詳細(xì)討論了它們的解決辦法?！备臑椤霸擁?xiàng)目在收尾過程中也出現(xiàn)了一些問題。對(duì)于需求變更的問題，采取了版本控制、與用戶溝通及爭(zhēng)取用戶方領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商的辦法；對(duì)于用戶不愿意簽字的問題，在了解真實(shí)原因的基礎(chǔ)上，對(duì)癥下藥；項(xiàng)目資金不能到位的問題主要是爭(zhēng)取了公司領(lǐng)導(dǎo)和市場(chǎng)營銷部的支持，共同攻關(guān)；并在驗(yàn)收后在項(xiàng)目組內(nèi)部進(jìn)行了認(rèn)真的總結(jié)?！?，如此表述全文的論點(diǎn)更為清晰。 
[正文]
    2004年，我作為公司方的項(xiàng)目經(jīng)理主持了某市政府公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)項(xiàng)目的研發(fā)工作，該項(xiàng)目主要完成某市政府（地級(jí)市）的市領(lǐng)導(dǎo)、政府辦公廳、下屬40多個(gè)部辦委局的工作機(jī)構(gòu)之間的電子公文流轉(zhuǎn)和電子簽名工作，項(xiàng)目從啟動(dòng)到成功收尾歷時(shí)10個(gè)月，順利地達(dá)成了項(xiàng)目的標(biāo)。這個(gè)項(xiàng)目由于是客戶方是政府機(jī)關(guān)，涉及的方方面面較廣，收尾比較困難，但我們采取了相應(yīng)的措施，在項(xiàng)目組內(nèi)部和外部收尾工作都進(jìn)行得有條不紊。 
    信息系統(tǒng)項(xiàng)目的收尾是項(xiàng)目生命周期的最后階段，是軟件產(chǎn)品準(zhǔn)備提交時(shí)，項(xiàng)目班子所做的收尾工作。收尾工作常常是零碎、繁瑣、費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的。 
    收尾過程是項(xiàng)目干系人和客戶對(duì)最終產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收，使項(xiàng)目或項(xiàng)目階段有序地結(jié)束的過程。許多軟件項(xiàng)目在尚未完成之前就被取消了，但項(xiàng)目收尾仍然是重要的，因?yàn)橥ㄟ^項(xiàng)目收尾可以總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，能夠改進(jìn)未來的項(xiàng)目。 
    項(xiàng)目收尾包括合同收尾和管理收尾兩部分。 
    管理收尾涉及為了使項(xiàng)目干系人對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)品的驗(yàn)收正式化而進(jìn)行的項(xiàng)目成果驗(yàn)證和歸檔，具體包括收集項(xiàng)目記錄、確保產(chǎn)品滿足商業(yè)需求、并將項(xiàng)目信息歸檔，還包括項(xiàng)目審計(jì)。 
    管理收尾對(duì)降低信息系統(tǒng)項(xiàng)目失敗率有重大的意義。為什么會(huì)失??？有什么地方可以改進(jìn)？獲得了什么經(jīng)驗(yàn)？對(duì)一系列的問題應(yīng)進(jìn)行分析，總結(jié)得越多，資源就越豐富，能形成適合企業(yè)自身的成熟的管理模式，以降低信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)和管理成本。 
    合同收尾就是了結(jié)合同并結(jié)清帳目，包括解決所有尚未了結(jié)的事項(xiàng)。合同收尾需要對(duì)整個(gè)采購過程進(jìn)行系統(tǒng)地審查，找出進(jìn)行本項(xiàng)目其它產(chǎn)品或本組織內(nèi)其它項(xiàng)目采購時(shí)值得借鑒的成功和失敗之處。 
    在某市政府公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)當(dāng)系統(tǒng)開發(fā)完成并經(jīng)過一個(gè)月的上線測(cè)試后，系統(tǒng)已基本穩(wěn)定地運(yùn)行了，我覺得已經(jīng)進(jìn)入可以開始收尾的時(shí)機(jī)了。于是我先是用《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（是我公司寫的文檔模板）給客戶觀看，做到雙方心中有數(shù)；然后開始細(xì)致地梳理相關(guān)的問題，準(zhǔn)備移交的文檔資料、軟件程序清單等資料；在收尾過程中與客戶方保持了持續(xù)的多次溝通；最后舉行了一場(chǎng)正式的驗(yàn)收會(huì)議，邀請(qǐng)雙方的領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目組成員、相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)參加，完成了驗(yàn)收工作；在項(xiàng)目組內(nèi)部也組織了一些正式的會(huì)議和非正式的談話，編寫的項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告。 
    當(dāng)然，在項(xiàng)目驗(yàn)收的過程中也碰到了不少的問題。 
    “用戶需求的變更是不會(huì)變的”，項(xiàng)目要收尾了，需求還在變。主要是因?yàn)槭褂昧碎_發(fā)的系統(tǒng)后，用戶由于對(duì)公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)認(rèn)識(shí)有了提高又有了新的需求。系統(tǒng)使用的單位本就比較多，每個(gè)單位提一點(diǎn)就相當(dāng)多了，而且有的還提出了與公文流轉(zhuǎn)無關(guān)的業(yè)務(wù)需求。
    對(duì)于需求在收尾時(shí)還在變更的問題，并不能不允許變更，而應(yīng)是把變更控制在可接受的范圍內(nèi)。在本項(xiàng)目中，我從以下幾個(gè)方面入手解決：一是運(yùn)用版本控制的方法，向用戶聲明，當(dāng)前的軟件是Version1.0的（或者是某一版本的），不可能包羅萬象，哪些功能我們將放在下一個(gè)版本中去實(shí)現(xiàn)，作為開發(fā)方，不能一味的答應(yīng)下來，否則很有可能會(huì)限入變更的反復(fù)，被其束縛；二是取得用戶的理解，對(duì)不甚合理的地方作出解釋，讓其知道我們做出了多大的犧牲去幫助他們實(shí)現(xiàn)愿望，爭(zhēng)取談判和開發(fā)上的主動(dòng)性；三是和用戶方的領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行了協(xié)商，統(tǒng)一定了提出需求的最后期限，大大減少了變更的數(shù)量。 
    在項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收的過程中，我發(fā)現(xiàn)用戶并不喜歡在正式的文檔上簽字。經(jīng)過仔細(xì)的調(diào)查，找出了原因，原來用戶希望能讓開發(fā)方多呆些時(shí)日，以讓公司方多做一些功能，自己多發(fā)現(xiàn)一些問題，用戶方普遍不愿意承擔(dān)正式簽字的后果。對(duì)此，為了消除用戶心中的顧慮，我讓項(xiàng)目組花些時(shí)間細(xì)心地給用戶準(zhǔn)備了詳細(xì)的維護(hù)方案和手冊(cè)；特別留意在每個(gè)單位培養(yǎng)了至少一名用戶方技術(shù)人員達(dá)到可維護(hù)系統(tǒng)的水平；為了保證簽字的有效性，經(jīng)與用戶方領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)商確定了簽字責(zé)任人，有的在領(lǐng)導(dǎo)小組就可以解決簽字的問題；同時(shí)我也向公司的領(lǐng)導(dǎo)做了匯報(bào)，讓公司領(lǐng)導(dǎo)與用戶方領(lǐng)導(dǎo)小組有橫向的接觸；最后組織召開一次成功的驗(yàn)收會(huì)議，雙方的領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目組成員及用戶單位的領(lǐng)導(dǎo)都參加了會(huì)議，最終獲得了用戶的一致肯定和高度評(píng)價(jià)。
    項(xiàng)目在驗(yàn)收會(huì)議表示驗(yàn)收通過會(huì)，項(xiàng)目的資金卻遲遲不能到位。資金沒有到位，說明收尾還沒有完成。我馬上向公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行請(qǐng)示，請(qǐng)求支持，并向公司市場(chǎng)營銷部門要求協(xié)助，共同重點(diǎn)攻關(guān)。本項(xiàng)目標(biāo)的并不高，只有100萬，但用戶方財(cái)務(wù)手續(xù)審批繁鎖，造成了時(shí)間上的延時(shí)，經(jīng)用戶方領(lǐng)導(dǎo)小組組長的拍板，最后在驗(yàn)收通過的第20拿到了合同規(guī)定的款項(xiàng)，并保持了和用戶的良好合作關(guān)系。 
    項(xiàng)目只是更大范圍的組織環(huán)境中的一部分，許多對(duì)項(xiàng)目的影響因素不是為項(xiàng)目經(jīng)理所控制的。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)管理事務(wù)常不熟悉，因?yàn)樵趪鴥?nèi)項(xiàng)目經(jīng)理大都是由程序員成長起來的，需要公司領(lǐng)導(dǎo)的培養(yǎng)和指導(dǎo)。在收尾工作，象客戶款項(xiàng)的收繳、項(xiàng)目結(jié)束時(shí)的會(huì)談、客戶關(guān)系出現(xiàn)危機(jī)等許多場(chǎng)合下是需要公司領(lǐng)導(dǎo)的支持和參與的。在一個(gè)公司領(lǐng)導(dǎo)很重視的環(huán)境下，收尾工作會(huì)是更為出色的。 
    通過驗(yàn)收了，拿到資金還不能說項(xiàng)目收尾成功了。在項(xiàng)目組內(nèi)部還要進(jìn)行認(rèn)真的總結(jié)。，文檔整理和項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)都是十分細(xì)致的工作，需要項(xiàng)目經(jīng)理組織人員細(xì)心耐致地去做?？山M織一次項(xiàng)目組的正式或非正式會(huì)議，暢談項(xiàng)目研發(fā)過程中的經(jīng)驗(yàn)，會(huì)中做記錄，會(huì)后做整理；將所有項(xiàng)目的文檔和源程序歸檔。 
    項(xiàng)目總結(jié)是項(xiàng)目可持續(xù)發(fā)展的必要，也是對(duì)項(xiàng)目和項(xiàng)目組成員的尊重。當(dāng)前項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)對(duì)其它項(xiàng)目是有很好的借鑒意義的，特別是對(duì)類似的軟件項(xiàng)目，在管理上、技術(shù)上、開發(fā)過程上都是一筆財(cái)富。不僅要對(duì)項(xiàng)目的程序代碼存儲(chǔ)，所有相關(guān)文檔資料（包括合同、開發(fā)文檔、總結(jié)文檔等）也要?dú)w檔。 
    我比較傾向于在飯桌上和同事們談經(jīng)驗(yàn)來總結(jié)，一是大家完成項(xiàng)目了，代表公司要表示慰問，另一方面在這個(gè)時(shí)侯談感想談經(jīng)驗(yàn)是最好的時(shí)機(jī)，大家話也比較多；在談話后我編寫了項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告，總結(jié)了同事們的各種觀點(diǎn)，為今后其它項(xiàng)目的開展提供了知識(shí)積累?！安粩嗟貙W(xué)習(xí)改進(jìn)”，我把它作為自項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作信條。 

    總之，信息系統(tǒng)項(xiàng)目的收尾是一項(xiàng)需要細(xì)致、耐心而微妙的工作。項(xiàng)目的收尾包括合同收尾和管理收尾，在本項(xiàng)目中，出現(xiàn)了用戶需求仍在變更、用戶不愿意在正式的文檔上簽字、驗(yàn)收后資金不能及時(shí)到位、內(nèi)部項(xiàng)目總結(jié)如何開展的問題，都較好地得到了解決，成功地收尾。
 [輔導(dǎo)專家評(píng)注] 

    文章寫作思路清晰，主旨明確。對(duì)項(xiàng)目收尾的主要內(nèi)容、流程，以及碰到的問題作出了論述，扣題較緊，提出的問題在信息系統(tǒng)項(xiàng)目收尾中是常見的問題，針對(duì)問題采取的措施亦十分得體。但摘要的字?jǐn)?shù)還稍少了點(diǎn)，可將四個(gè)問題的基本解決辦法在摘要中點(diǎn)明。