論信息系統(tǒng)的范圍管理

摘要

2015年6月，本人作為項(xiàng)目經(jīng)理開(kāi)始參與某醫(yī)院的電子病歷項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)，擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，承擔(dān)了項(xiàng)目管理工作，該系統(tǒng)具有嚴(yán)格的安全，穩(wěn)定，和可靠性能要求，該系統(tǒng)由醫(yī)生站，質(zhì)控，護(hù)理，臨床路徑以及醫(yī)囑組成，醫(yī)生站護(hù)理站主要實(shí)現(xiàn)病歷的書(shū)寫(xiě)功能，質(zhì)控主要對(duì)病歷的書(shū)寫(xiě)質(zhì)量進(jìn)行控制。醫(yī)生站是整個(gè)系統(tǒng)的核心，采用了主流的三層架構(gòu)，支持三層部署，可以方便系統(tǒng)的維護(hù)升級(jí)。

項(xiàng)目的成功很大程度上歸功于本人在項(xiàng)目過(guò)程中對(duì)范圍的管理和控制，本文結(jié)合作者的經(jīng)驗(yàn)通過(guò)范圍規(guī)劃、范圍定義、創(chuàng)建WBS、范圍確認(rèn)和范圍控制等過(guò)程的翔實(shí)論述，并就項(xiàng)目過(guò)程中采取的措施、方法作了介紹。最后，列舉了該項(xiàng)目范圍管理的一些不足之處。

正文

2012年6月，本人作為項(xiàng)目經(jīng)理開(kāi)始某醫(yī)院的電子病歷項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)，主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理，當(dāng)然還做一些設(shè)計(jì)工作，主要是公用基礎(chǔ)代碼和核心代碼的編寫(xiě)與維護(hù)。電子病歷系統(tǒng)是按照電子病歷功能規(guī)范以及建立以電子病歷為核心的信息系統(tǒng)的方針進(jìn)行的設(shè)計(jì)，主要包括病歷書(shū)寫(xiě)，醫(yī)囑和臨床路徑核心功能，實(shí)現(xiàn)臨床業(yè)務(wù)的整合，具體包括醫(yī)生站，護(hù)士站，質(zhì)控站，病案，護(hù)士站，查詢工作站，科研工作站，臨床路徑工作站。通過(guò)與HIS,LIS,PACS等系統(tǒng)的集成，從而滿足醫(yī)護(hù)人員的臨床工作。本次開(kāi)發(fā)中除了臨床路徑是新的系統(tǒng)模塊外，其它系統(tǒng)是都已經(jīng)存在的，所以這次開(kāi)放的重點(diǎn)是臨床路徑系統(tǒng)，其它系統(tǒng)通過(guò)客戶化開(kāi)放滿足醫(yī)院的需求。系統(tǒng)分三層實(shí)現(xiàn)，中間業(yè)務(wù)層通過(guò)WEBSERVICE實(shí)現(xiàn)，數(shù)據(jù)庫(kù)采用高性能的ORACLE數(shù)據(jù)庫(kù)，客戶端采用WINFORM的實(shí)現(xiàn)技術(shù)。

范圍管理是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)，也是項(xiàng)目管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。含糊的需求和頻繁變更的范圍讓項(xiàng)目的甲乙雙方吃盡了苦頭。如何做好項(xiàng)目的需求管理與范圍管理常常是項(xiàng)目經(jīng)理最頭疼的問(wèn)題。電子病歷項(xiàng)目的成功，筆者一直認(rèn)為得益于有效的項(xiàng)目范圍管理機(jī)制。在此筆者就就業(yè)網(wǎng)項(xiàng)目采取的項(xiàng)目范圍管理的一些方法做簡(jiǎn)略介紹，望各位讀者批評(píng)指正

該信息化建設(shè)系統(tǒng)投資規(guī)模較大，技術(shù)復(fù)雜，需求難以定義，質(zhì)量要求高，而且該項(xiàng)目涉及的干系人面廣人多。因此作為項(xiàng)目經(jīng)理我認(rèn)為應(yīng)該將主要精力放在項(xiàng)目范圍管理上，科學(xué)地運(yùn)用相關(guān)理論知識(shí)并結(jié)合我司CMMI3項(xiàng)目管理過(guò)程域的具體要求，做好項(xiàng)目范圍管理的工作，才能滿足項(xiàng)目各方干系人對(duì)項(xiàng)目成功的渴求，從而帶領(lǐng)整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)走向成功。下面分別從范圍規(guī)劃、范圍定義、創(chuàng)建工作分解、范圍確認(rèn)和范圍控制等方面對(duì)項(xiàng)目范圍管理過(guò)程和相關(guān)問(wèn)題加以簡(jiǎn)要論述。

2需求開(kāi)發(fā)編制范圍計(jì)劃：

由于該項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜，最終用戶繁多的特點(diǎn)，為了使項(xiàng)目順利實(shí)施，我認(rèn)為清晰分析項(xiàng)目的具體范圍和具體工作內(nèi)容至關(guān)重要，同時(shí)也為提高項(xiàng)目成本，時(shí)間和資源估算的準(zhǔn)確打好基礎(chǔ)。前期我通過(guò)的需求調(diào)研，挖掘可用需求，進(jìn)而對(duì)項(xiàng)目的背景有了初步的了解。同時(shí)也為后期B/S系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)提供參照的作用。為了能全面識(shí)別干系人期望，我進(jìn)行了需求的開(kāi)發(fā)，充分識(shí)別用戶提出需求，并在一定的基礎(chǔ)上平衡干系人期望，為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)并記錄干系人需求，我們邀請(qǐng)了主要的跨職能干系人一起參加會(huì)議，對(duì)產(chǎn)品的需求集中討論和定義.。

項(xiàng)目范圍管理的一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，規(guī)定了如何對(duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行定義、確認(rèn)，如何創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)，以及如何控制范圍，是進(jìn)行范圍管理后續(xù)工作的依據(jù)和指南，需要在充分分析項(xiàng)目的特點(diǎn)基礎(chǔ)上編制。首先我們翻閱了公司的組織過(guò)程資產(chǎn)庫(kù)，將公司既有的范圍管理計(jì)劃模板拿出來(lái)，結(jié)合本項(xiàng)目的特點(diǎn)，制定出適合本項(xiàng)目的范圍管理計(jì)劃，包括制定范圍定義、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)的方法，對(duì)各XXX子項(xiàng)目驗(yàn)收過(guò)程、確認(rèn)內(nèi)容，以及如何做到有效的范圍控制。我公司近五年來(lái)對(duì)XXX系統(tǒng)集成項(xiàng)目建立了比較完善的檔案，檔案中不僅包括各大項(xiàng)目的范圍管理實(shí)例，還包括一系列標(biāo)準(zhǔn)的模板，以及授權(quán)程序等文件，這對(duì)我們幫助很大，在此基礎(chǔ)上結(jié)合項(xiàng)目章程和項(xiàng)目范圍管理的理論我制定了項(xiàng)目范圍計(jì)劃，它規(guī)定了如何對(duì)項(xiàng)目的范圍進(jìn)行定義、確認(rèn)、以及如何制定工作分解的過(guò)程

3定義范圍:

項(xiàng)目范圍管理包括項(xiàng)目的最終產(chǎn)品或服務(wù)以及實(shí)現(xiàn)這些產(chǎn)品或服務(wù)所需的各項(xiàng)具體工作。軟件項(xiàng)目范圍直接與需求相關(guān)，在范圍過(guò)程中，“需求蔓延”是信息系統(tǒng)建設(shè)失敗最常見(jiàn)的原因之一，范圍管理不僅應(yīng)該讓項(xiàng)目管理和實(shí)施人員知道為，為了達(dá)到預(yù)期目標(biāo)需要完成哪些具體工作，還要確認(rèn)清楚項(xiàng)目相關(guān)各方在每項(xiàng)工作中清晰的分工界面和責(zé)任，詳細(xì)清晰的分工界面和責(zé)任，不但有利于項(xiàng)目實(shí)施中的變更管理和對(duì)推進(jìn)項(xiàng)目的發(fā)展，減少責(zé)任不清的事情發(fā)生，也便于項(xiàng)目結(jié)束時(shí)項(xiàng)目范圍清晰的確認(rèn)。

在對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行需求分析之后，了解到涉及項(xiàng)目干系人，用戶要求界面友好、操作簡(jiǎn)便的，同時(shí)要求對(duì)全市水資源有可控性和可視性的特點(diǎn)，我們同水資源管理公司項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、系統(tǒng)應(yīng)用管理人員、客戶和業(yè)務(wù)代表協(xié)商一致并結(jié)合項(xiàng)目章程，制定了初步的范圍說(shuō)明書(shū)和總體技術(shù)解決方案，據(jù)此在項(xiàng)目干系人之間建立了一個(gè)對(duì)項(xiàng)目范圍的共識(shí)，清晰了項(xiàng)目的主要目標(biāo)，從而項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能制定更詳細(xì)的范圍和需求計(jì)劃，這對(duì)指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目實(shí)施期間的工作具有重大意義，同時(shí)也為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供一個(gè)范圍基線或邊界。

4創(chuàng)建工作分解：

創(chuàng)建工作分解是指將項(xiàng)目主要的可交付成果細(xì)分成較小的、更易管理的組分。這個(gè)過(guò)程中，項(xiàng)目組要建立一個(gè)工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。WBS的建立對(duì)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)意義非常重大，它使得原來(lái)看起來(lái)非?；\統(tǒng)、非常模糊的項(xiàng)目目標(biāo)一下子清晰下來(lái)，使得項(xiàng)目管理有依據(jù)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo)清楚明了。如果沒(méi)有一個(gè)完善的WBS或者范圍定義不明確時(shí)，變更就不可避免地出現(xiàn)，很可能造成返工、延長(zhǎng)工期、降低團(tuán)隊(duì)士氣等一系列不利的后果。制定好一個(gè)WBS的指導(dǎo)思想是逐層深入。我先將項(xiàng)目成果框架確定下來(lái)，然后每層下面再把工作分解，用滾動(dòng)式規(guī)劃法將所有涉及到活動(dòng)都進(jìn)行了排序，近期要完成的工作分布在工作分解結(jié)構(gòu)的最下層，遠(yuǎn)期要完成的工作分布在工作分解結(jié)構(gòu)的高層，隨著項(xiàng)目工作的不斷進(jìn)展，項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)逐步清晰、明確。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是結(jié)合進(jìn)度劃分直觀，時(shí)間感強(qiáng)，評(píng)審中容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分，也更容易被大多數(shù)人理解。（根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)，我同團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行充分討論之后確定以項(xiàng)目生命周期作為第一層。即需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、編碼、測(cè)試、驗(yàn)收和項(xiàng)目管理作為第一層，將各個(gè)系統(tǒng)/子系統(tǒng)作為分解結(jié)構(gòu)的第二層） 5范圍確認(rèn)：項(xiàng)目范圍管理不僅是讓項(xiàng)目管理和實(shí)施人員知道為達(dá)到預(yù)期目標(biāo)需要完成那些具體工作，還要確認(rèn)清楚項(xiàng)目相關(guān)各方在每項(xiàng)工作中清晰的分工界面和責(zé)任，不但有利于項(xiàng)目實(shí)施中的變更管理和對(duì)推進(jìn)項(xiàng)目的發(fā)展，減少責(zé)任不清的事情發(fā)生，也便于項(xiàng)目結(jié)束時(shí)項(xiàng)目范圍清晰的確認(rèn)。項(xiàng)目范圍確認(rèn)項(xiàng)目干系人（發(fā)起人、客戶、用戶）正式接受已完成的項(xiàng)目范圍的過(guò)程，范圍確認(rèn)需要審查可交互物和工作成果，以保證項(xiàng)目中所有工作都能準(zhǔn)確滿意地完成。由于項(xiàng)目的范圍確認(rèn)貫穿于項(xiàng)目的始終，從WBS的確認(rèn)到項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)的檢驗(yàn)，為了保證做好各個(gè)階段范圍確認(rèn)的工作，我在項(xiàng)目實(shí)施中，在完成計(jì)劃中各重點(diǎn)里程碑之后，與項(xiàng)目干系人共同完成里程碑的檢查與評(píng)審，目的是防止范圍需求的偏差、遺漏，已達(dá)到在項(xiàng)目范圍內(nèi)干系人對(duì)階段工作完成情況的正式驗(yàn)收。

例如在早期我們同客戶確認(rèn)了以下重要里程碑：概要設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)、界面原型、接口設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、B/S 部分編碼、集成測(cè)試設(shè)計(jì)、集成測(cè)試、系統(tǒng)部署、系統(tǒng)上線、系統(tǒng)調(diào)整，在以上每個(gè)重點(diǎn)里程碑完成之后，我邀請(qǐng)了相關(guān)干系人，共同參加項(xiàng)目評(píng)審大會(huì)，我們通過(guò)項(xiàng)目評(píng)審發(fā)現(xiàn)偏差并及時(shí)記錄，之后對(duì)評(píng)審問(wèn)題給予跟蹤解決，同時(shí)我們將最終的評(píng)審結(jié)果和偏差解決方案，以評(píng)審報(bào)告的形式上報(bào)到公司高層負(fù)責(zé)人及客戶方的項(xiàng)目經(jīng)理，并簽字確認(rèn)，最后將評(píng)審結(jié)果發(fā)給其他與會(huì)人員，使階段的范圍確認(rèn)留下正式的書(shū)面記錄。

6范圍控制：

是監(jiān)督項(xiàng)目和產(chǎn)品的范圍狀態(tài)，管理范圍基準(zhǔn)變更的過(guò)程。對(duì)項(xiàng)目管理者來(lái)說(shuō)如果范圍控制不好，直接關(guān)系到項(xiàng)目需求的蔓延，有可能造成項(xiàng)目成本的提高，進(jìn)度的延遲，甚至影響到項(xiàng)目的質(zhì)量。例如項(xiàng)目早期需求分析過(guò)程中，我們進(jìn)行需求調(diào)研之后，發(fā)現(xiàn)甲方并沒(méi)有嚴(yán)格定義現(xiàn)在系統(tǒng)的新功能，造成項(xiàng)目在項(xiàng)目初期項(xiàng)目范圍沒(méi)有明確界定，為了防止范圍蔓延而影響項(xiàng)目的進(jìn)度。我在項(xiàng)目初期制定了變更控制流程，在需求調(diào)研基本結(jié)束開(kāi)展后續(xù)工作后，所有需要進(jìn)行的變更，都要嚴(yán)格提交變更申請(qǐng)單，由我和其他相關(guān)干系人組成的變更控制委員會(huì)分析對(duì)現(xiàn)有進(jìn)度和其他因素的影響，審核是否進(jìn)行變更，確定后進(jìn)入項(xiàng)目?jī)?nèi)部使用的變更信息庫(kù)，作為后續(xù)修改、跟蹤、查詢的依據(jù)。

需求變更不可避免，但也不能一味的全盤(pán)接受，一定要在項(xiàng)目實(shí)施前建立好雙方達(dá)成共識(shí)的游戲規(guī)則，避免項(xiàng)目范圍失控。我在項(xiàng)目啟動(dòng)初期，就組織了省公司數(shù)據(jù)部認(rèn)證支付室室經(jīng)理、客戶方項(xiàng)目經(jīng)理，我方業(yè)務(wù)部門(mén)總監(jiān)、項(xiàng)目經(jīng)理、產(chǎn)品經(jīng)理、架構(gòu)師等組成CCB變更控制委員會(huì)，形成項(xiàng)目管理過(guò)程中相關(guān)變更事項(xiàng)的變更決策管理機(jī)制。包括項(xiàng)目范圍在內(nèi)的所有項(xiàng)目變更活動(dòng)，都需要經(jīng)過(guò)變更申請(qǐng)、變更評(píng)估、變更批準(zhǔn)、變更實(shí)施、變更驗(yàn)證和信息同步等變更控制流程，保證包括范圍變更在內(nèi)的項(xiàng)目變更在CCB的控制和變更控制流程的約束下統(tǒng)一進(jìn)行。制定常態(tài)化會(huì)議機(jī)制，定期由CCB成員共同討論階段性的變更需求，根據(jù)優(yōu)先級(jí)及對(duì)項(xiàng)目整體的影響程度綜合評(píng)估，來(lái)決定接受還是拒絕，通過(guò)嚴(yán)格的項(xiàng)目范圍變更控制流程，在不排斥需求變更的前提下，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目范圍的有序和控制，達(dá)到既及時(shí)響應(yīng)客戶需求，滿足系統(tǒng)的實(shí)際需要，又是項(xiàng)目范圍始終在可控的范圍內(nèi)，接受需求變更也要按照流程調(diào)整對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、資源、風(fēng)險(xiǎn)等方面的計(jì)劃調(diào)整。

經(jīng)過(guò)11個(gè)月的努力，水資源實(shí)時(shí)監(jiān)控與管理系統(tǒng)終于在2016年4月5日完成推廣培訓(xùn)應(yīng)用，系統(tǒng)全面上線啟用和驗(yàn)收，并獲得用戶的高度評(píng)價(jià)?？偨Y(jié)整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，仍然存在一些不足的地方，一是需求跟蹤沒(méi)有仔細(xì)去做，導(dǎo)致經(jīng)常會(huì)為了并不特別需要的功能浪費(fèi)很多精力，甚至有些功能根本用不到，二是團(tuán)隊(duì)成員的協(xié)作程度還不高，沒(méi)能最大限度的發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)斗力，在溝通管理方面還存在一些缺陷等。三是在項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃是還應(yīng)該安排更多的預(yù)留資源，以應(yīng)對(duì)項(xiàng)目范圍變更方面風(fēng)險(xiǎn)。總之項(xiàng)目的范圍管理是整個(gè)項(xiàng)目管理過(guò)程的重要環(huán)節(jié)，它與項(xiàng)目的質(zhì)量、成本、進(jìn)度密切相關(guān)，對(duì)一個(gè)項(xiàng)目而言，只有按照項(xiàng)目生命周期的要求，做好各階段的工作，才能滿足項(xiàng)目各方干系人對(duì)項(xiàng)目成功的渴求。在今后的項(xiàng)目管理過(guò)程中，我會(huì)積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，做好項(xiàng)目管理工作。