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論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的進(jìn)度管理

摘要

2015年3月，我參加XX集團(tuán)公司集中XX（Management Support System）項(xiàng)目的建設(shè)，在該項(xiàng)目中我擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全面管理工作。該項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)為項(xiàng)目型，總投資500萬元人民幣，建設(shè)工期為1年。該項(xiàng)目以ERP業(yè)務(wù)知名的SAP/R3為核心，搭建計(jì)劃建設(shè)、采購輔助、物流輔助、生產(chǎn)輔助、銷售輔助五個(gè)支撐管理系統(tǒng)與SAP/R3集成，根據(jù)企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)為該企業(yè)打造集中運(yùn)營(yíng)XX管理系統(tǒng)（ERP管理系統(tǒng)），功能包括工程、采購與物流、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)與成本、銷售五大模塊。2016年3月1日，該項(xiàng)目成功上線并順利通過用戶的驗(yàn)收，從上線至今系統(tǒng)運(yùn)行狀況良好，得到了用戶的一致好評(píng)。本文結(jié)合作者實(shí)踐，以XX企業(yè)集中XX項(xiàng)目為例，討論了信息管理系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過程中的項(xiàng)目進(jìn)度管理。本文首先敘述了對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度管理的認(rèn)識(shí)；緊接著從活動(dòng)定義、活動(dòng)排序、活動(dòng)的資源估算、活動(dòng)的歷時(shí)估算、編制進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度控制六個(gè)過程闡述了項(xiàng)目的進(jìn)度管理；論文的最后總結(jié)了我在該項(xiàng)目進(jìn)度管理方面的經(jīng)驗(yàn)與不足。

正文

XX企業(yè)集中XX項(xiàng)目在該企業(yè)相關(guān)規(guī)范MBXX（Management & Business Management Support System）指導(dǎo)下于2015年3月1日正式啟動(dòng)，在該項(xiàng)目中我擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全面管理工作。該項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)為項(xiàng)目型，總投資500萬元人民幣，建設(shè)工期為1年。該項(xiàng)目以ERP業(yè)內(nèi)知名的SAP/R3為核心，搭建集成、開放的計(jì)劃建設(shè)、采購輔助、物流輔助、生產(chǎn)輔助、銷售輔助五個(gè)支撐管理系統(tǒng)與SAP/R3高度集成，根據(jù)企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)為該企業(yè)打造了集中XX運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)（ERP管理系統(tǒng)），功能覆蓋工程、采購與物流、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)與成本、銷售五大模塊。通過該項(xiàng)目的建設(shè)，統(tǒng)一了該企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理，規(guī)范了業(yè)務(wù)流程，夯實(shí)了管理基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了跨部門、跨模塊間業(yè)務(wù)流程的流轉(zhuǎn)和管理信息的共享，保證了企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)管理的有效性、統(tǒng)一性和規(guī)范性，真正實(shí)現(xiàn)企

業(yè)縱向管理一體化、橫向信息集成化。該項(xiàng)目中計(jì)劃建設(shè)、采購輔助、物流輔助、生產(chǎn)輔助、銷售輔助五個(gè)支撐管理系統(tǒng)采用B/S體系結(jié)構(gòu)，應(yīng)用服務(wù)器采用Oracle公司的Weblogic應(yīng)用服務(wù)器，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器采用Oracle11g，前臺(tái)控制采用JavaScript/Jquerry/Ajax腳本語言，界面設(shè)計(jì)采用HTML5/CSS+Div，業(yè)務(wù)邏輯采用JAVA技術(shù)實(shí)現(xiàn)。

XX企業(yè)集中XX項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模大（涉及SAP、計(jì)劃建設(shè)、采購輔助、物流輔助、生產(chǎn)輔助、物流輔助六個(gè)子系統(tǒng)，包括工程、采購與物流、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)與成本、銷售五大模塊）、功能復(fù)雜；建設(shè)工期較長(zhǎng)，不可控因素多；項(xiàng)目干系人多，協(xié)調(diào)難度大；項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人數(shù)多，管理難度大。為了保證項(xiàng)目按時(shí)保質(zhì)的完成，我將項(xiàng)目分為SAP、計(jì)劃建設(shè)、采購輔助、物流輔助、生產(chǎn)輔助、銷售輔助六個(gè)子項(xiàng)目，分別委派子項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行對(duì)應(yīng)子項(xiàng)目的管理，明確了各子項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)與權(quán)力，通過有效的項(xiàng)目管理特別是出色的進(jìn)度管理，取得了可喜的成績(jī)。

我們知道，成功的信息管理系統(tǒng)建設(shè)是在約定的時(shí)間、確定的范圍、預(yù)期的成本、要求的質(zhì)量下完成項(xiàng)目，能否成功的管理好一個(gè)項(xiàng)目，進(jìn)度管理的好壞非常重要。時(shí)間管理是信息管理系統(tǒng)建設(shè)的重要方面之一，它與范圍、成本、質(zhì)量構(gòu)成項(xiàng)目建設(shè)的關(guān)鍵因素；進(jìn)度管理是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)，是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)后續(xù)工作行動(dòng)的指南，一個(gè)完整的進(jìn)度計(jì)劃能最大的限度的保證整個(gè)項(xiàng)目在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)平穩(wěn)、順利的進(jìn)行；時(shí)間管理是為了達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)、滿足用戶的需求而展開的活動(dòng)定義、活動(dòng)排序、活動(dòng)的資源估算、活動(dòng)的歷時(shí)估算、編制進(jìn)度計(jì)劃、活動(dòng)控制等一系列管理活動(dòng)的過程。下面以XX企業(yè)集中XX項(xiàng)目為例，從活動(dòng)定義、活動(dòng)排序、活動(dòng)的資源估算、活動(dòng)的歷時(shí)估算、編制進(jìn)度計(jì)劃、活動(dòng)控制六個(gè)過程闡述一下項(xiàng)目的進(jìn)度管理。

1. 活動(dòng)定義

活動(dòng)定義指識(shí)別出完成項(xiàng)目而需進(jìn)行的具體的、可實(shí)施的活動(dòng)，將這些詳細(xì)的活動(dòng)編制成一個(gè)明確的活動(dòng)清單，并讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每一個(gè)成員清楚有多少工作需要完成的過程。在活動(dòng)定義方面，首先，我組織各子項(xiàng)目經(jīng)理通過用戶調(diào)研、用戶訪問、現(xiàn)場(chǎng)觀摩進(jìn)行項(xiàng)目調(diào)研，充分的了解項(xiàng)目的需求及項(xiàng)目的范圍；然后，我們以詳細(xì)的項(xiàng)目范圍說明書、工作分解結(jié)構(gòu)等相關(guān)文檔為依據(jù)，結(jié)合項(xiàng)目活動(dòng)清單模板及以往項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，采用分解技術(shù)將項(xiàng)目規(guī)劃、藍(lán)圖設(shè)計(jì)、系統(tǒng)分析、系

統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)施、數(shù)據(jù)收集、系統(tǒng)上線等階段的工作分解為具體、更容易管理的活動(dòng)，同時(shí)將這些詳細(xì)的活動(dòng)記錄在項(xiàng)目活動(dòng)清單中，以便團(tuán)隊(duì)的每個(gè)成員能清楚有多少工作需要完成。

2. 活動(dòng)排序

活動(dòng)排序也叫工作排序，這項(xiàng)工作主要明確各活動(dòng)之間的順序以及相互依賴的關(guān)系，并將此關(guān)系記錄下來的過程。在活動(dòng)排序方面，我們以項(xiàng)目詳細(xì)范圍說明書、項(xiàng)目活動(dòng)清單等相關(guān)文檔為依據(jù)，結(jié)合項(xiàng)目計(jì)劃網(wǎng)絡(luò)圖模板，采用單代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖法確定各活動(dòng)的順序及互相依賴關(guān)系，通過項(xiàng)目計(jì)劃網(wǎng)絡(luò)圖記錄各活動(dòng)之間的順序及相互依賴關(guān)系。

3. 活動(dòng)的資源估算

活動(dòng)的資源估算是對(duì)每個(gè)活動(dòng)所需要的人力、設(shè)備、材料等資源，以及每類資源需要多少做一個(gè)近似的估算，并記錄在項(xiàng)目活動(dòng)資源需求中。在活動(dòng)的資源估算方面，我們以組織過程資產(chǎn)、項(xiàng)目活動(dòng)清單及相關(guān)文檔為依據(jù)，結(jié)合以往項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，采用自下而上方法，估算完成出每個(gè)活動(dòng)所需要的人員、設(shè)備、材料等資源以及每類資源的數(shù)量，并記錄在項(xiàng)目活動(dòng)資源需求中。

4. 活動(dòng)的歷時(shí)估算

活動(dòng)的歷時(shí)估算是對(duì)完成每個(gè)活動(dòng)所需要持續(xù)時(shí)間和完成整個(gè)項(xiàng)目所需的總體時(shí)間做近似的估算，并記錄在活動(dòng)歷時(shí)估算中。在活動(dòng)的歷時(shí)估算方面，我們以項(xiàng)目活動(dòng)清單、項(xiàng)目計(jì)劃網(wǎng)絡(luò)圖、項(xiàng)目活動(dòng)資源需求等相關(guān)文檔為依據(jù)，采用歷時(shí)三點(diǎn)估算方法，通過樂觀時(shí)間、悲觀時(shí)間、最可能完成時(shí)間估算出每個(gè)活動(dòng)及整個(gè)項(xiàng)目所需持續(xù)的期望時(shí)間，記錄在項(xiàng)目活動(dòng)歷時(shí)估算中。

5. 編制進(jìn)度計(jì)劃

進(jìn)度計(jì)劃就是根據(jù)項(xiàng)目的工作分解情況，結(jié)合各活動(dòng)的先后順序，參考各活動(dòng)的歷時(shí)估算，確定項(xiàng)目中各活動(dòng)的開始時(shí)間和完成時(shí)間。項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃是項(xiàng)目的基礎(chǔ)，是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)后續(xù)工作的指南，一個(gè)完整的進(jìn)度計(jì)劃是最大限度的保證項(xiàng)目在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)平穩(wěn)、順序的進(jìn)行。在編制進(jìn)度計(jì)劃該，我們以項(xiàng)目詳細(xì)范圍說明書、項(xiàng)目管理計(jì)劃、項(xiàng)目活動(dòng)清單、項(xiàng)目計(jì)劃網(wǎng)絡(luò)圖、項(xiàng)目活動(dòng)資源需求、項(xiàng)目活動(dòng)歷時(shí)估算等相關(guān)文檔為依據(jù)，通過以下步驟編制出科學(xué)、詳細(xì)、可行的進(jìn)度計(jì)劃 ：（1）根據(jù)已識(shí)別的活動(dòng)清單，結(jié)合活動(dòng)的順序與依賴關(guān)系，參照活

動(dòng)的資源估算，活動(dòng)的歷時(shí)估算，采用關(guān)鍵鏈路法編制出初步的進(jìn)度計(jì)劃；（2）采用資源平衡、進(jìn)度壓縮等技術(shù)對(duì)進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行重新調(diào)整；（3）匯總各子項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，形成項(xiàng)目總進(jìn)度計(jì)劃；（4）分析項(xiàng)目總進(jìn)度計(jì)劃中存在的問題，要求各子項(xiàng)目經(jīng)理調(diào)整各子項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，直到項(xiàng)目總進(jìn)度計(jì)劃合理、可行為止；（5）組織相關(guān)人員對(duì)進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行評(píng)審，形成進(jìn)度基準(zhǔn)。

6. 進(jìn)度控制

進(jìn)度控制是對(duì)進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，將各項(xiàng)工作績(jī)效信息與進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比，評(píng)估當(dāng)前績(jī)效并決定是否采取某些糾正、預(yù)防措施，盡可能讓各項(xiàng)工作按進(jìn)度計(jì)劃平穩(wěn)、順利來的進(jìn)行。在進(jìn)度控制方面，我們定期收集需求分析、業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì)、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)施、數(shù)據(jù)收集、系統(tǒng)上線中各項(xiàng)活動(dòng)的執(zhí)行情況，結(jié)合掙值分析法度量各項(xiàng)工作的進(jìn)度偏差SV、進(jìn)度績(jī)效指標(biāo)SPI，并向相關(guān)項(xiàng)目干系人發(fā)布工作執(zhí)行狀況、進(jìn)度狀況、成本狀況、項(xiàng)目預(yù)算等績(jī)效信息；對(duì)于進(jìn)度落后工作，組織項(xiàng)目組相關(guān)成員分析進(jìn)度落后原因，采取對(duì)應(yīng)措施（如加班趕工；增加資源加速活動(dòng)的進(jìn)程；更換經(jīng)驗(yàn)更豐富的人提高效率；改進(jìn)方法或技術(shù)提高效率；經(jīng)過項(xiàng)目干系人同意減小活動(dòng)范圍或降低活動(dòng)要求等）進(jìn)行調(diào)整，最大限度地保證各項(xiàng)工作按照進(jìn)度計(jì)劃平穩(wěn)、順利的執(zhí)行。

總結(jié)

通過有效的項(xiàng)目管理特別是出色的進(jìn)度管理，XX企業(yè)集中XX項(xiàng)目與2016年3月1日成功上線并順利的通過的用戶的驗(yàn)收，系統(tǒng)上線至今運(yùn)行良好，得到了用戶的一致好評(píng)。該項(xiàng)目的成功從某方面得益于我成功的進(jìn)度管理，在該項(xiàng)目的質(zhì)量管理方面，我總結(jié)出幾條有用的管理經(jīng)驗(yàn)：（1）重視項(xiàng)目的調(diào)研，充分了解項(xiàng)目需求與范圍；（2）樹立正確的思想，采用適當(dāng)?shù)姆椒?、遵循一定的流程，?yán)格按照進(jìn)度管理的要求做好活動(dòng)定義、活動(dòng)排序、活動(dòng)的資源估算、活動(dòng)的歷時(shí)估算、編制進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度控制工作；（3）建立問題跟蹤機(jī)制，對(duì)每個(gè)階段的問題進(jìn)行記錄和跟蹤，將每個(gè)問題落實(shí)到具體負(fù)責(zé)人。當(dāng)然，在該項(xiàng)目的進(jìn)度管理中，也有一些不足：（1）在單元測(cè)試中，有位人員離職，導(dǎo)致該模塊單元測(cè)試延期一天；（2）在數(shù)據(jù)收集過程中，某模塊業(yè)務(wù)顧問發(fā)錯(cuò)了收集模板，影響了數(shù)據(jù)收集的質(zhì)量；不過經(jīng)過我后期的糾偏，并沒有對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生什么影響。在后續(xù)的

學(xué)習(xí)和工作中，我將不斷的充電學(xué)習(xí)，多于同行交流，提升自己的業(yè)務(wù)和管理水平，形成組織過程資產(chǎn)，力爭(zhēng)為我國(guó)信息化建設(shè)付出努力。