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按最新過程寫的信息系統(tǒng)項目采購管理論文

【摘要】

2006 年 4 月，我有幸參與了國家發(fā)改委投資建設(shè)的“xxxx”項目建設(shè)，并擔(dān)任項目應(yīng)用系統(tǒng)包承建方的項目經(jīng)理，負(fù)責(zé)客戶現(xiàn)場項目管理工作。由于該項目規(guī)模大、涉及外包和第三方采購項目較多，項目組在外包選擇和管理，第三方產(chǎn)品選型技術(shù)論證花費(fèi)了大量的時間和精力。項目組通過采購前期確立采購原則、確認(rèn)采購范圍，制定采購流程，有效指導(dǎo)后續(xù)采購工作合理、規(guī)范和高效地實(shí)施；通過制定“三審制”，即對采購工作的三個關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)實(shí)施審查，嚴(yán)格規(guī)范采購實(shí)施過程；同時，項目采購風(fēng)險管控也決定項目的成敗，通過建立自制-外購決策、試點(diǎn)應(yīng)用、專家審查三個階段來有效控制采購風(fēng)險，確保項目采購的成功實(shí)施。項目采購實(shí)施期間，我以積極的態(tài)度推動此項工作，高度重視第三方產(chǎn)品選型的技術(shù)論證，加強(qiáng)外包方，業(yè)主方和最終用戶的溝通，合理、高效地完成了項目采購任務(wù)，確保了采購質(zhì)量，最終順利完成了該項目，取得了用戶高度的認(rèn)可。。

【正文】

為進(jìn)一步增強(qiáng) XXXX 工作的科學(xué)性和民主性，提高 XXX 的工作效率和質(zhì)量，在 XXX 副委員長、原信息產(chǎn)業(yè)部部長吳基傳同志的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)下，由 XXXX 向國家發(fā)改委申請建設(shè)“XXXX信息系統(tǒng)”。經(jīng)國家發(fā)改委批復(fù)，總投資金額為 XXX 萬元，其中應(yīng)用系統(tǒng)包為 3056 萬，由我公司承建。該項目于 20_0x 年 X 月正式啟動，我有幸被公司任命為現(xiàn)場項目經(jīng)理，全面主持該項目的管理工作。該項目的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容包括 XXX 工作管理系統(tǒng)、XXX 工作管理系統(tǒng)、XXX 工作管理系統(tǒng)、XXX 工作管理系統(tǒng)、機(jī)關(guān)工作管理系統(tǒng)和信息服務(wù)系統(tǒng)六大業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，合計 37 個子系統(tǒng)。在該項目領(lǐng)導(dǎo)小組的親切關(guān)懷和具體指導(dǎo)下，業(yè)主的全力配合與支持下，我與項目組全體同仁一起并肩作戰(zhàn)，克服種種困難，經(jīng)過兩年多的系統(tǒng)建設(shè)和試運(yùn)行，順利完成了系統(tǒng)建設(shè)的各項任務(wù)，取得業(yè)主和最終用戶的高度認(rèn)可，并于 2009 年 XX 月全面通過了驗(yàn)收委員會的竣工驗(yàn)收。

該項目采購特點(diǎn)如下：

一是原則上要依據(jù)發(fā)改委批復(fù)的項目《初步設(shè)計》規(guī)定的采購范圍和要求實(shí)施采購任務(wù)；

二是涉及外包內(nèi)容專業(yè)性較強(qiáng)，比如關(guān)于 XX 系統(tǒng)的建設(shè)，圖書館資料管理系統(tǒng)等；

三是為控制第三方采購產(chǎn)品風(fēng)險，產(chǎn)品選型需要大量的調(diào)研、技術(shù)論證和試點(diǎn)工作。

我們通過以下措施，高效完成了項目采購任務(wù)，具體措施如下：

一、確立采購原則、確認(rèn)采購范圍，制定采購流程，做好采購規(guī)劃工作。

在項目采購實(shí)施前期，我與項目團(tuán)隊的技術(shù)骨干根據(jù)《初步設(shè)計》的采購范圍和要求，開展需求調(diào)研活動，在充分了解用戶需求基礎(chǔ)上，對需采購產(chǎn)品進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)有些產(chǎn)品的選型不符合用戶關(guān)鍵功能需求，比如網(wǎng)站內(nèi)容管理軟件用戶要求頁面欄目設(shè)計能夠?qū)崿F(xiàn)所見即所得,并且能夠提供個性化功能定制服務(wù)，這些要求初步設(shè)計中的選型產(chǎn)品并不適合；有些產(chǎn)品在比當(dāng)前用戶需求超前，如 OLAP 工具，需要建立在大量的歷史數(shù)據(jù)積累和用戶對數(shù)據(jù)挖掘充分了解基礎(chǔ)上?；谝陨锨闆r，我們向業(yè)主提出“雖然發(fā)改委要求需依據(jù)《初

步設(shè)計》開展采購實(shí)施工作，為確保應(yīng)用效果，建議產(chǎn)品采購要立足于用戶實(shí)際需求，對產(chǎn)品選型不符合用戶關(guān)鍵需求的，建議重新選型，對用戶需求超前的，建議取消采購”的原

則，并通過業(yè)主認(rèn)可。

項目范圍確認(rèn)方面，基于上述原則，對于重新選型的，需進(jìn)一步開展選型的技術(shù)論證和試點(diǎn)使用工作，選型確認(rèn)后報業(yè)主審批。對于取消采購的，說明原因，并提出變更申請，報

業(yè)主審批，最終需報發(fā)改委備案。

為規(guī)范項目采購管理工作，我們同業(yè)主方共同制定了“三審”制，即采購申請審批、詢價申報審批和到貨驗(yàn)收三個關(guān)鍵點(diǎn)的審查。采購申請審批是在項目選型經(jīng)過技術(shù)論證、用戶

試用并確認(rèn)后開展；詢價申報審批是在同確認(rèn)供應(yīng)商，并通過談判確認(rèn)最終采購價格后開展，同時需提交供應(yīng)商的相關(guān)證明文件、售后保證等承諾等文件；到貨驗(yàn)收是依據(jù)采購合同，

執(zhí)行到貨驗(yàn)收的審查工作?！叭龑彙敝茖τ诒ＷC采購工作合理、規(guī)范的開展，發(fā)揮了重要作用。

二、從滿足實(shí)際需求出發(fā)，合理、規(guī)范、高效地完成項目采購任務(wù)。

對于專業(yè)性較強(qiáng)的系統(tǒng)，如不具備響應(yīng)開發(fā)能力，采用外包方式能有效降低實(shí)施風(fēng)險和實(shí)施成本。XXX 管理系統(tǒng)包括 XXX 調(diào)研管理、XXX 流程管理和 XXX 管理等子系統(tǒng)，該系統(tǒng)專業(yè)性強(qiáng)，需對 XXX 業(yè)務(wù)有較深理解，能夠和用戶單位法工領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，這些我公司均不具備，只能采用外包方式。通過同業(yè)主溝通，將此系統(tǒng)外包給一家熟悉用戶業(yè)務(wù)的公司，該公司在立法系統(tǒng)開發(fā)方面有一定的積累，公司老總以前擔(dān)任過用戶方的主任，熟悉 XXX 業(yè)務(wù)，能夠引導(dǎo)用戶進(jìn)行信息化建設(shè)。該公司接手項目后，經(jīng)深入需求調(diào)研，提出了以“XX項目管理”為系統(tǒng)架構(gòu)，并設(shè)計了嚴(yán)密的權(quán)限控制體系，得到 XXX 用戶的認(rèn)可，有效推動該系統(tǒng)在用戶單位的全面應(yīng)用。

第三方產(chǎn)品選型需要立足于用戶需求，并通過產(chǎn)品試用獲得用戶認(rèn)可，才能實(shí)施項目采購。內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)站內(nèi)容管理軟件能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)各單位提供便捷高效地信息發(fā)布和共享?！冻?

設(shè)》中選型為國內(nèi)一知名的成熟通用的產(chǎn)品，使用不方便，且不提供為特定用戶提供定制開發(fā)服務(wù)。經(jīng)深入調(diào)研，用戶需要一個所見即所得傻瓜式工具，并且能按用戶特定要求進(jìn)行

功能定制。為此，我們引入了一家專門為政府提供網(wǎng)站內(nèi)容管理產(chǎn)品的專業(yè)性公司，承諾可以采用外包服務(wù)方式提供定制開發(fā)支持。該產(chǎn)品的特點(diǎn)之一是其操作便捷，采用了傻瓜式

拖曳操作方式，并實(shí)現(xiàn)了所見即所得。為獲得用戶的認(rèn)可，該公司快速搭建了內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)站，并找了幾個試點(diǎn)單位進(jìn)行試用，同時組織開展了管理員培訓(xùn)工作。經(jīng)過一段時間實(shí)際應(yīng)用，用戶普遍反映比較滿意。取得用戶確認(rèn)后，即按照“三審”制開展具體采購工作。

三、高度重視采購風(fēng)險，采取有效的措施控制采購風(fēng)險。

應(yīng)用支撐平臺的采購實(shí)施是該項目的重要建設(shè)內(nèi)容，決定項目建設(shè)的效果和整體實(shí)施進(jìn)度，加之涉及采購金額較大，必須要高度重視和控制采購風(fēng)險?；仡櫿麄€采購歷程，

經(jīng)歷了自制-采購決策、試點(diǎn)應(yīng)用、專家評審三個階段。在自制-采購決策階段，采用了兩條腿走的策略，一方面采用自行開發(fā)方式，只限于公共基礎(chǔ)模塊；另一方面在對市面上主流

的應(yīng)用支撐平臺進(jìn)行技術(shù)論證。事實(shí)證明，采用自行開發(fā)的方式，開發(fā)出的產(chǎn)品存在質(zhì)量等諸多問題，后因業(yè)主不認(rèn)可，中途夭折。市面的產(chǎn)品從功能和性能上大多不能完全滿足用

戶的需求，經(jīng)過項目組反復(fù)技術(shù)論證，并通過集體評審，暫定了一款產(chǎn)品。這樣就進(jìn)入了試點(diǎn)應(yīng)用階段。我們決定將目前在用的比較有代表性的一個子系統(tǒng)導(dǎo)入到此平臺。該產(chǎn)品的

供應(yīng)商調(diào)集了核心開發(fā)人員參與到系統(tǒng)導(dǎo)入工作，因時間緊，采用封閉開發(fā)方式，期間克服了種種困難，在短短二個月內(nèi)完成系統(tǒng)構(gòu)建，并成功實(shí)施，獲得用戶認(rèn)可?；谠圏c(diǎn)試用

情況，邀請了知名的專家對該產(chǎn)品開發(fā)及應(yīng)用情況進(jìn)行了評審。獲得了專家的充分肯定。最終業(yè)主同意了改產(chǎn)品的采購。通過以上三個階段，很好的控制了該產(chǎn)品的采購風(fēng)險。在后

續(xù)的實(shí)施中，主要應(yīng)用系統(tǒng)均基于該產(chǎn)品進(jìn)行構(gòu)建，取得了較好的應(yīng)用效果，達(dá)到了預(yù)期的目標(biāo)。

四、總結(jié)

總結(jié)項目整個采購工作歷程，筆者認(rèn)為關(guān)鍵要做好以下方面的工作：一是做好產(chǎn)品選型的技術(shù)論證工作，要求項目團(tuán)隊的項目經(jīng)理和技術(shù)骨干充分參與，控制好技術(shù)方面的

風(fēng)險；二是充分和項目干系人溝通，平衡相關(guān)干系人的利益，獲取干系人對產(chǎn)品的認(rèn)可；三是嚴(yán)格執(zhí)行采購規(guī)范審查流程，確保采購實(shí)施的總體質(zhì)量。