摘要

2018年9月，我公司中標(biāo)了“某省彩票中心社會(huì)化渠道平臺(tái)”建設(shè)項(xiàng)目，我擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理一職，建設(shè)費(fèi)用為350萬(wàn)，工期為5個(gè)月。彩票中心希望通過(guò)本項(xiàng)目建設(shè)，擴(kuò)展彩票社會(huì)化銷售渠道，為彩民提供多元化購(gòu)彩環(huán)境。本文結(jié)合該項(xiàng)目采購(gòu)管理的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，采用了PDCA循環(huán)管理方法，以及科學(xué)、合理的運(yùn)用項(xiàng)目管理工具與技術(shù)，通過(guò)項(xiàng)目過(guò)程的持續(xù)改進(jìn)，控制和協(xié)調(diào)好項(xiàng)目采購(gòu)工作，本文討論信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的項(xiàng)目的采購(gòu)管理，包括編制規(guī)劃采購(gòu)、實(shí)施采購(gòu)、控制采購(gòu)、結(jié)束采購(gòu)(采購(gòu)計(jì)劃、編制合同、招標(biāo)、供方選擇、合同管理、合同收尾等六個(gè))等過(guò)程。本項(xiàng)目于5月20正式投產(chǎn)，至今良好運(yùn)行，受到用戶方和公司的一致好評(píng)。

正文：

2018年9月，某彩票中心為了加快建設(shè)多元化彩票銷售渠道，將本項(xiàng)目列為2017年重點(diǎn)工作，項(xiàng)目主要包括兩大部分，其一為系統(tǒng)功能包括：彩票游戲銷售、兌獎(jiǎng)、移動(dòng)支付、會(huì)員管理、資金結(jié)算、數(shù)據(jù)報(bào)表、監(jiān)控和預(yù)警等模塊功能;其二為系統(tǒng)硬件其功能包括：自助一體機(jī)。在項(xiàng)目管理過(guò)程中分別采用MSProject.VSS工具完成項(xiàng)目管理和配置管理工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目整個(gè)生命周期各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)反應(yīng)項(xiàng)目各階段執(zhí)行情況，進(jìn)行控制和分析，計(jì)劃投資350萬(wàn)，工期5年，系統(tǒng)采用B/S體系結(jié)構(gòu)，以O(shè)racle數(shù)據(jù)庫(kù)為支撐，符合“金保工程”技術(shù)規(guī)范和聯(lián)網(wǎng)要求。開(kāi)發(fā)過(guò)程應(yīng)用輕量級(jí)J2EE架構(gòu)，采用Spring進(jìn)行中間層(業(yè)務(wù)層)建設(shè)，應(yīng)用服務(wù)器是DELL塔式商用服務(wù)器，業(yè)務(wù)邏輯采用JAVA技術(shù)實(shí)現(xiàn)。由于前期項(xiàng)目招標(biāo)過(guò)程中我是主要參與者，對(duì)項(xiàng)目情況比較了解，通過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布項(xiàng)目章程，我有幸獲得了公司領(lǐng)導(dǎo)與甲方客戶的信任，成為高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理，全面主持項(xiàng)目管理工作。在此之前公司沒(méi)有做過(guò)類似案例，彩票業(yè)務(wù)領(lǐng)域經(jīng)驗(yàn)不足，項(xiàng)目實(shí)施難度大，技術(shù)要求高，干系人復(fù)雜，為了保證該項(xiàng)目的順利完成，我采用了項(xiàng)目型的管理方式和間接管理模式，將項(xiàng)目分解為二個(gè)子項(xiàng)目，并任命李某、張某為子項(xiàng)目管理，采用項(xiàng)目管理知識(shí)和項(xiàng)目管理系統(tǒng)指導(dǎo)項(xiàng)目工作。

我們最終決定將主要精力放在項(xiàng)目管理上，規(guī)劃和監(jiān)控項(xiàng)目實(shí)施，由于本項(xiàng)目的順利上線后會(huì)接受上級(jí)管理部門審計(jì)工作，因此，本項(xiàng)目中采購(gòu)管理尤其重要。項(xiàng)目的采購(gòu)管理，包括編制規(guī)劃采購(gòu)、實(shí)施采購(gòu)、控制采購(gòu)、結(jié)束采購(gòu)(編制采購(gòu)計(jì)劃、編制合同、招標(biāo)、供方選擇、合同管理、合同收尾等六個(gè)過(guò)程)。是從項(xiàng)目外采購(gòu)所需的產(chǎn)品和服務(wù)的過(guò)程，通過(guò)流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)管理和運(yùn)作，運(yùn)用高效合理的活動(dòng)，可以達(dá)到降低成本、增加公司利潤(rùn)的目標(biāo)。在本項(xiàng)目中，我作為項(xiàng)目經(jīng)理除了對(duì)其余管理領(lǐng)域進(jìn)行恪盡職守的管理外，科學(xué)合理的采購(gòu)工作能夠?yàn)楹罄m(xù)項(xiàng)目順利開(kāi)展奠定了基礎(chǔ)，保證了項(xiàng)目范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量、資源等各要素過(guò)程能相互協(xié)調(diào)統(tǒng)一，最終項(xiàng)目能按計(jì)劃順利實(shí)施交付使用。該項(xiàng)目的成功歸功于對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)的有效管理，通過(guò)如下幾個(gè)方面進(jìn)行簡(jiǎn)要論述：

一、根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際需求，科學(xué)編制采購(gòu)計(jì)劃

規(guī)劃采購(gòu)并制定科學(xué)合理的采購(gòu)管理計(jì)劃是開(kāi)展任何項(xiàng)目活動(dòng)之前的必要工作，也是項(xiàng)目采購(gòu)管理的開(kāi)始，制定有效的采購(gòu)計(jì)劃，能夠確定項(xiàng)目是否需要采購(gòu)、如何采購(gòu)、采購(gòu)什么、采購(gòu)多少、以及何時(shí)采購(gòu)。我邀請(qǐng)了公司采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、外聘采購(gòu)專家、福彩中心技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)以及團(tuán)隊(duì)成員一起進(jìn)行了項(xiàng)目采購(gòu)研討工作，我根據(jù)《項(xiàng)目管理計(jì)劃》、《需求文檔》、《活動(dòng)資源要求》、《項(xiàng)目進(jìn)度》、《活動(dòng)成本估算》、《項(xiàng)目范圍說(shuō)明書》、《工作分解結(jié)構(gòu)WBS》及《WBS字典》等資源進(jìn)行了認(rèn)真分析，通過(guò)專家技術(shù)性判斷最終確定，對(duì)非主體部分會(huì)議管理子系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行外包，開(kāi)始項(xiàng)目采購(gòu)工作，選擇招標(biāo)采購(gòu)方式，合同方面采用固定總價(jià)合同，最終開(kāi)成了本項(xiàng)目的《采購(gòu)管理計(jì)劃》、《采購(gòu)工作說(shuō)明書》和《采購(gòu)文件》，以指導(dǎo)采購(gòu)管理過(guò)程中編制合同、招標(biāo)、供方選擇、合同管理、合同收尾等工作的開(kāi)展。該采購(gòu)計(jì)劃明確了采購(gòu)產(chǎn)品清單、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)方法和采購(gòu)時(shí)間等重要信息。同時(shí)還生成了《采購(gòu)工作說(shuō)明書》，詳細(xì)描述了工作的具體地點(diǎn)、完成的預(yù)定期限、具體的可交付成果、付款方式和期限、相關(guān)質(zhì)量技術(shù)指標(biāo)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，以便供應(yīng)商提供符合采購(gòu)管理要求的產(chǎn)品。項(xiàng)目采購(gòu)管理，是指從項(xiàng)目外采購(gòu)工作所需的產(chǎn)品和服務(wù)的過(guò)程在該項(xiàng)目中，除系統(tǒng)軟件外所有軟硬件產(chǎn)品都需外購(gòu)。我們要采購(gòu)的軟件產(chǎn)品主要有：金質(zhì)工程軟件配套使用的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、中間件等軟件產(chǎn)品以及能方便地進(jìn)行日常網(wǎng)絡(luò)管理維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)及終端安全管理的軟件產(chǎn)品等。而所需采購(gòu)的硬件產(chǎn)品主要有服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、不間斷供電設(shè)備以及操作控制電腦等。我們以項(xiàng)目所需采購(gòu)的產(chǎn)品為基礎(chǔ)，科學(xué)地制訂了一個(gè)較為完善的采購(gòu)計(jì)劃。該采購(gòu)計(jì)劃明確了采購(gòu)產(chǎn)品清單、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)方法和采購(gòu)時(shí)間等重要信息。

二、綜合軟硬件需求，選擇最佳供應(yīng)商，完成實(shí)施采購(gòu)工作

根據(jù)《采購(gòu)管理計(jì)劃》、《采購(gòu)文件》和《采購(gòu)工作說(shuō)明書》。本項(xiàng)目中我們確定了項(xiàng)目采購(gòu)策略，以公開(kāi)招標(biāo)、內(nèi)部該村與詢價(jià)相結(jié)合的方式，對(duì)采購(gòu)金額大于100萬(wàn)元以上項(xiàng)目設(shè)備、產(chǎn)品采用公開(kāi)招標(biāo)，內(nèi)部議標(biāo)的方式，對(duì)于采購(gòu)金額低于100萬(wàn)以下的項(xiàng)目設(shè)備、產(chǎn)品采用詢價(jià)方式。在制定好采購(gòu)計(jì)劃后，我們成立了采購(gòu)小組，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的設(shè)備采購(gòu)與軟件外包的管理工作。采購(gòu)小組按照制定的采購(gòu)策略采取邀請(qǐng)招標(biāo)方式進(jìn)行采購(gòu)，首先根據(jù)行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)要求，對(duì)國(guó)內(nèi)主要3家外包軟件公司進(jìn)行了詳細(xì)的調(diào)研，并向他們發(fā)出了詳細(xì)的邀請(qǐng)書，經(jīng)過(guò)評(píng)標(biāo)對(duì)比各軟件公司的投標(biāo)書，根據(jù)招標(biāo)文件要求，邀請(qǐng)專家和甲方代表組成招標(biāo)小組，經(jīng)過(guò)綜合評(píng)份，選擇了一家資質(zhì)良好，資金和技術(shù)實(shí)力強(qiáng)，報(bào)價(jià)合理的軟件公司，并簽字了合同，在合同中，我們特別強(qiáng)調(diào)了開(kāi)發(fā)軟件的質(zhì)量和交付日期，在軟件的開(kāi)發(fā)中，對(duì)于保密資料作了要求。完成采購(gòu)合同簽訂工作，其包括貨物或服務(wù)名稱、技術(shù)要求、數(shù)量、價(jià)格、交貨期限地點(diǎn)和方式、驗(yàn)收方式、違約責(zé)任和結(jié)算方式。我們從項(xiàng)目成本角度協(xié)助參與。我作為項(xiàng)目經(jīng)理，重點(diǎn)關(guān)注技術(shù)標(biāo)部分的獨(dú)立評(píng)估，我采用加權(quán)系統(tǒng)作為供應(yīng)商選擇的工具和技術(shù)，組織專家從幾個(gè)維度來(lái)考慮供應(yīng)商的技術(shù)維度的適合程度，將不同的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定不同的權(quán)重。第一，供應(yīng)商的技術(shù)實(shí)力;第二，對(duì)我方需求的理解程度;第三，現(xiàn)場(chǎng)響應(yīng)速度及售后維護(hù)服務(wù);第四，供應(yīng)商在業(yè)界的口碑。在幾個(gè)細(xì)項(xiàng)中，我將供應(yīng)商的技術(shù)實(shí)力、對(duì)我方需求的理解程度，以及現(xiàn)場(chǎng)響應(yīng)速度及售后維護(hù)服務(wù)設(shè)置了比較高的權(quán)重，以保證合作供應(yīng)商的綜合能力，避免因供應(yīng)商能力不足而不能滿足項(xiàng)目整體進(jìn)度及質(zhì)量的要求組織公司專家?guī)鞂＜彝ㄟ^(guò)技術(shù)標(biāo)的比選背靠背打分的方式，客觀給出各個(gè)投標(biāo)供應(yīng)商的技術(shù)能力評(píng)分，結(jié)合商務(wù)報(bào)價(jià)，最終選出若干合格的供應(yīng)商作為本項(xiàng)目的產(chǎn)品供貨合作伙伴。

三、跟蹤項(xiàng)目實(shí)施，控制采購(gòu)

順利完成采購(gòu)實(shí)施工作后，各供應(yīng)商根據(jù)各自合同要求，正式進(jìn)入合同履行階段，我們針對(duì)供應(yīng)商合同執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行績(jī)效監(jiān)控，確保按照合同要求及時(shí)完成可交換物。跟蹤軟件開(kāi)發(fā)和通用硬件采購(gòu)工作，跟蹤各供應(yīng)商實(shí)施供貨過(guò)程。及時(shí)處理合同管理方面的工作。在軟件開(kāi)發(fā)中，我們首先要求外包軟件公司按照我們預(yù)先指定的開(kāi)發(fā)流程進(jìn)行軟件開(kāi)發(fā)，嚴(yán)格執(zhí)行合同中的實(shí)施進(jìn)度，每周提交本周工作報(bào)告和下周工作計(jì)劃，每月提交工作月報(bào)，加強(qiáng)了外包的監(jiān)控。雖然各供應(yīng)商都按合同約定的時(shí)間開(kāi)始了供貨，但由于臨近春節(jié)EMC存儲(chǔ)需要復(fù)雜的海關(guān)手續(xù)，與預(yù)計(jì)劃時(shí)間延遲交貨，出現(xiàn)了未能按期到場(chǎng)的情況。我立刻小幅調(diào)整項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、主動(dòng)采取多種有效的糾偏措施，將該現(xiàn)狀所造成的不利影響降到了可以忽略的程度。，且未對(duì)項(xiàng)目正常實(shí)施造成過(guò)重的拖累，我在與各方干系人充分溝通協(xié)商并取得各方諒解后按照合同管理流程通過(guò)變更控制委員會(huì)為各供貨商辦理了供貨延期的相應(yīng)變更手續(xù)，為其按合同結(jié)算貨款提供了方便，保障了供貨商的合法權(quán)益。(根據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃、采購(gòu)文件、合同、批準(zhǔn)的變更請(qǐng)求、工作績(jī)效報(bào)告和工作績(jī)效數(shù)據(jù)等，是進(jìn)行控制采購(gòu)過(guò)程的前提。采購(gòu)文件歸檔(采購(gòu)文件評(píng)審、采購(gòu)合同文件、采購(gòu)驗(yàn)收和結(jié)算文件。)采購(gòu)化物管理(存放環(huán)境、設(shè)備存放和標(biāo)識(shí)、進(jìn)貨日期、入庫(kù)條件、)輸出：工作績(jī)效信息，包括了合同履約情況，可交付成果完成情況，追蹤未交付的成果。)

四、結(jié)束采購(gòu)

采購(gòu)合同履約結(jié)束后，我們按照合同規(guī)定支付了分包商費(fèi)用，并組織相關(guān)人員對(duì)本次采購(gòu)工作的經(jīng)驗(yàn)和不足進(jìn)行了總結(jié)。

本項(xiàng)目采購(gòu)中部分供應(yīng)商承諾按時(shí)交付的工作成果出現(xiàn)延期，開(kāi)始認(rèn)為是供應(yīng)商人員不足，安排增加人手，達(dá)到了一定的效果，另外，我專門安排一位項(xiàng)目成員負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)商，把供應(yīng)商管理作為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理的一部分，把供應(yīng)商計(jì)劃作為總計(jì)劃的一部分，把供應(yīng)商執(zhí)行納入項(xiàng)目監(jiān)控范圍，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題當(dāng)即整改，在我們嚴(yán)格要求下，供應(yīng)商工作進(jìn)度明顯改善，工作進(jìn)度能夠中上整體的進(jìn)度。

合同收尾。軟件外包部分功能的達(dá)不到合同技術(shù)要求，我們供應(yīng)商對(duì)項(xiàng)目整體的需求理解存在一定的偏差，因此每次與甲方進(jìn)行項(xiàng)目溝通時(shí)，都會(huì)邀請(qǐng)供應(yīng)商一同前往進(jìn)行討論，盡量將雙方信息一致，多讓承包商參與需求調(diào)研，直接聽(tīng)取用戶的意見(jiàn)，效果明顯。合同收尾階段，我們組織公司有關(guān)部門和人員對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行了采購(gòu)審計(jì)活動(dòng)，詳細(xì)檢查分析了我所組織實(shí)施的采購(gòu)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，肯定了我的成功之處，也找出了一些做的不夠細(xì)致的地方，形成審計(jì)報(bào)告后更新入組織過(guò)程資產(chǎn)，供未來(lái)項(xiàng)目參考改進(jìn)。

經(jīng)過(guò)我們團(tuán)隊(duì)的不懈努力，歷時(shí)6個(gè)月，本項(xiàng)目終于在當(dāng)年國(guó)慶節(jié)前通過(guò)了建設(shè)單位組織的項(xiàng)目最終驗(yàn)收，它的成功得益于我成功的采購(gòu)管理。在后續(xù)的學(xué)習(xí)和工作中，我將不斷的充電學(xué)習(xí)，多多和同行進(jìn)行交流，提升自己的業(yè)務(wù)和管理水平，力爭(zhēng)為我國(guó)信息化建設(shè)做出自己的貢獻(xiàn)。

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