接下來的工作是數(shù)據(jù)編碼。即將結構化的分類數(shù)據(jù)中涉及到的各種科目按一定標準和規(guī)則統(tǒng)一編碼，以便分類匯總及查詢，并有利于不同部門在企業(yè)信息化過程中對同一信息的理解和溝通。實踐中有許多企業(yè)是按成本會計科目的拼音聲母組合來實現(xiàn)，這既利于迅速查詢，又有利于非專業(yè)人士的理解，方便不同部門間溝通。

    逐條逐目的將各種數(shù)據(jù)錄入結構化的數(shù)據(jù)庫，使分類數(shù)據(jù)得以核算是成本控制的重要階段，也是數(shù)據(jù)庫構建過程中的最終環(huán)節(jié)。在這一階段，數(shù)據(jù)錄入人員將前期工作所完成的工作成果輸入數(shù)據(jù)庫中的相應位置，使其迅速的產(chǎn)生相應的結果。核算部門將核算的各種結果組成文件，然后有選擇的通過內(nèi)部網(wǎng)絡發(fā)布，供部門內(nèi)部或權限允許的部門使用，信息使用部門也可通過信息網(wǎng)絡及時反饋信息方面情況，這就完成了圖－１中右邊的結構。

    完成上述工作，基本上就完成了數(shù)據(jù)庫的構建，但這只完成了成本控制的前提條件。

    四.信息化條件下的成本控制方法

    和任何的系統(tǒng)一樣，信息化條件下企業(yè)成本控制系統(tǒng)有其終極目標。成本是企業(yè)經(jīng)營狀況的反映，如果企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本低，在其他條件相同時，其產(chǎn)品就具有價格競爭力，企業(yè)的經(jīng)營狀況自然也好。和傳統(tǒng)的成本控制目標略有差異，企業(yè)信息化是一項長期的經(jīng)營管理戰(zhàn)略，而不是一項能立竿見影的工作；在信息化條件下，企業(yè)成本控制不應只以降低成本、促進銷售、擴大產(chǎn)品市場占有率為目標，而且還應該著眼企業(yè)的長遠發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營穩(wěn)健性這一戰(zhàn)略目標，這就要求企業(yè)經(jīng)營成本穩(wěn)健，避免由于預測等方面原因帶來的成本大起大落。要實現(xiàn)這一目標，首先需要了解企業(yè)成本產(chǎn)生波動的原因。下面引入“牛鞭效應”這一現(xiàn)象來說明。

    “牛鞭效應”最早是寶潔公司在調(diào)查嬰兒一次性紙尿褲訂單分布規(guī)律時，發(fā)現(xiàn)雖然嬰兒對產(chǎn)品的消費比較穩(wěn)定，零售商的銷售波動也不大，但廠家從經(jīng)銷商那里得到訂單卻出現(xiàn)大幅波動。同一時期，廠家向原材料供應商的訂貨量的波動幅度就更大。這就像揮動牛鞭一樣，只要手腕稍稍抖動，鞭稍就發(fā)生大幅波動。于是人們稱這種現(xiàn)象為“牛鞭效應”。后來經(jīng)眾多的企業(yè)驗證，這一現(xiàn)象也存在于其他行業(yè)的一些企業(yè)中。

    “牛鞭效應”所造成的需求大幅波動對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營造成很大的難題，它可能導致企業(yè)生產(chǎn)安排不當，運輸不合理，庫存波動，采購量變化，使企業(yè)對市場變化反映緩慢，客戶滿意度下降，收益減小，而這些都反映為信息失靈、企業(yè)成本的異常波動。

    企業(yè)在信息化主要解決的是企業(yè)由于信息傳遞滯后，反饋不靈敏問題，所使用的手段主要是通訊技術和網(wǎng)絡，傳遞的是數(shù)據(jù)化的信息。信息是具有時間性，而且易失真，信息源的信息經(jīng)過一定的傳遞環(huán)節(jié)和路徑極可能變得面目全非。另外，信息在傳遞過程中難免出現(xiàn)人為因素造成的信息傳遞滯后和失真等情況，因而，企業(yè)信息化條件下要降低“牛鞭效應”產(chǎn)生的成本，使成本波動幅度減小，就需要從信息可能失真的環(huán)節(jié)著手，系統(tǒng)的解決信息失真問題。

    五.做好成本控制系統(tǒng)構建前期的準備工作

    如前所述，企業(yè)成本控制系統(tǒng)構建有一個前期準備工作。前期工作所處理的原始資料既是企業(yè)各部門工作的成果，又是成本控制工作的起點，因而必須保證源頭信息的真實性。這一方面要構建資料使用反饋機制，使資料源頭與“黑箱”開啟人員能及時的溝通，以驗證并保證資料來源的可靠性。另一方面要配備高素質(zhì)的“黑箱”開啟人員。作為“黑箱”開啟人員，必須具有系統(tǒng)的資料方面知識和分析判斷能力，能對資料的有用性和真實性做出基本判別，資料的取舍要經(jīng)過集體抉擇和溝通反饋，盡量減少個人臆斷。這樣才能盡量減少源頭信息失真。

    1. 構建良好的企業(yè)成本控制系統(tǒng)

    一個良好企業(yè)成本控制系統(tǒng)不僅要全面的反映企業(yè)成本的全面構成，避免由于成本考慮不周全而造成的成本異常波動，而且對輸入數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)的真實性有較高的要求。這不只是成本控制體統(tǒng)內(nèi)部的事，也有企業(yè)相關部門的職責。企業(yè)內(nèi)部的銷售、生產(chǎn)、物流部門要做好市場需求預測，生產(chǎn)資源規(guī)劃，庫存及運輸方面預測，減少成本系統(tǒng)外的因素造成的成本波動。另外，企業(yè)內(nèi)實現(xiàn)信息傳遞數(shù)據(jù)化和書面化，避免由于經(jīng)驗和口頭方面原因造成企業(yè)成本信息失真。

    2. 加快信息傳遞速度

    信息傳遞的速度與企業(yè)成本波動關系密切。一般的，準確及時的信息可使成本控制部門及時了解企業(yè)成本最新狀況，而信息傳遞滯后則可能使成本控制部門對變化了的情況做出錯誤判斷，使信息供應鏈上出現(xiàn)誤區(qū)，造成企業(yè)經(jīng)營方略和決策的失誤。

    加快信息傳遞速度還要求部門配備專門的信息人員，對新生成的信息和變化了的信息做出迅速反應，及時的處理、反饋和傳遞，使需要者能及時的了解最新信息。此外，加強員工的信息化意識，培養(yǎng)員工的信息反應及反饋能力也是加快信息傳遞的有效途徑。

    3. 統(tǒng)一信息內(nèi)容

    轉(zhuǎn)遞者的不同描述是造成信息失真的重要原因。由于不同的人對同一問題有不同的理解，同一信息在傳遞途中，會由于形形色色的轉(zhuǎn)述而變得面目全非，因而需要對傳遞中的信息使用相同的格式，統(tǒng)一傳遞內(nèi)容，使傳遞中的內(nèi)容在不同的信息界面上顯示為同一內(nèi)容，或顯示所有的傳遞路徑便于查出信息失真的過程。而這些在信息化條件下通過內(nèi)部網(wǎng)絡的郵件系統(tǒng)較易實現(xiàn)（如Notes系統(tǒng)的郵件轉(zhuǎn)發(fā)功能）。

    減小成本波動是信息化條件下的企業(yè)成本控制系統(tǒng)最終目標，但究竟什么樣范圍內(nèi)的成本波動是合理的還需要成本控制的評價標準。

    4. 信息化條件下的成本控制系統(tǒng)評價標準

    對于系統(tǒng)中的波動，一般來說，波動越小，系統(tǒng)越穩(wěn)定。但究竟多小的波動是理想的范圍，這需要引入六西格瑪標準。

    六西格瑪管理思想是摩托羅拉公司首先使用，并由通用公司前總裁杰克•.威爾奇大范圍推廣的一種先進管理理念。希臘字母中小寫的δ是一個在統(tǒng)計學中表示標準差的符號，六西格瑪管理思想中將一個系統(tǒng)假想成一個閉環(huán)，這個閉環(huán)非常敏感，系統(tǒng)中那些影響因素正常變動時，系統(tǒng)運行就正常；影響系統(tǒng)的因素發(fā)生變化時，系統(tǒng)就有一個波動，稱之為偏差，如函數(shù)y=f（x）就是一個受變量x影響的系統(tǒng)。六西格瑪管理法通過提出系統(tǒng)波動的理想目標，收集現(xiàn)實中系統(tǒng)數(shù)據(jù)的平均值，計算數(shù)據(jù)方 差，找出偏離平均值的程度，然后通過改造系統(tǒng)流程，減小和消除系統(tǒng)的偏差來達到系統(tǒng)運行的正?；?。為說明如何運用六西格瑪標準評價信息化條件下的成本控制系統(tǒng)，我們用圖-2說明。

 圖—2

    假設企業(yè)必須有一個可以接受的成本18，由于非系統(tǒng)原因或其它原因，企業(yè)的成本左右允許偏差２，即成本可以在到16～20范圍內(nèi)波動，任何在這個范圍內(nèi)的成本，對于企業(yè)所有者來說都是可以接受的，16為LSL,代表“下限”，20為USL,代表上限。接下來我們需要統(tǒng)計企業(yè)在相同長度會計期間的成本，求出這些成本的平均值，若正好為18, 我們以18為中軸，把所有的成本數(shù)據(jù)放入一張正態(tài)分布曲線圖（鐘形曲線）如圖-2。此時我們會發(fā)現(xiàn)在相同長的會計期間，有的成本高于20，有的成本低于16,這對于企業(yè)來說并不奇怪，因為有的會計期間可能出現(xiàn)原材料價格漲跌情況。此時我們計算出現(xiàn)在的標準差（δ）為2.7,這對于企業(yè)成本為波動范圍為２的限制來說，它還達不到一個δ標準。

    這說明目前企業(yè)的狀況不好，必須采取措施改進成本控制系統(tǒng)，如加快信息發(fā)布速度，及時統(tǒng)計原始資料，削減庫存，減員增效等。結果我們發(fā)現(xiàn)企業(yè)成本的偏差大大減小，這說明企業(yè)運營過程中的成本波動減小，這對企業(yè)的財務預算決算等方面提供了可靠的依據(jù)，企業(yè)經(jīng)營的穩(wěn)健性從而也得以增加。

    從統(tǒng)計學的角度來說，標準差從2.7減小到0.33,這就意味著其企業(yè)的成本控制達到了六西格瑪。如圖－３表明了這種狀態(tài)，此時的企業(yè)的平均成本仍然是18但由于成本控制的改進，成本波動的偏差減小，成本變動都控制在允許的波動范圍之內(nèi)，即成本曲線的正態(tài)分布圖在LSL和USL線之間，此時就達到了成本控制系統(tǒng)運行的優(yōu)良狀態(tài)。

                                                                                                           圖-3

　
    需要指出的是，六西格瑪標準并不是企業(yè)成本控制系統(tǒng)的最優(yōu)狀態(tài)，因為西格瑪數(shù)越大，西格瑪?shù)闹翟叫?，系統(tǒng)運行的穩(wěn)健性就越好。由此可見，企業(yè)成本控制系統(tǒng)是一個不斷的改進的動態(tài)開放系統(tǒng)。上述過程從理論上描述了六西格瑪標準的實施，對于信息化條件下的成本控制系統(tǒng)，我們可參考這種方法訂立對企業(yè)可行的西格瑪標準，并適時的改進系統(tǒng)流程，從而使整個系統(tǒng)向更高的目標邁進。