我們來(lái)看看大多數(shù)高效的項(xiàng)目溝通者都會(huì)用到的7項(xiàng)關(guān)鍵原則。

(1) 計(jì)劃好溝通　像對(duì)待項(xiàng)目管理的其他方面一樣，你要計(jì)劃好項(xiàng)目溝通過(guò)程。計(jì)劃溝通的目的在于確保參與進(jìn)來(lái)的所有項(xiàng)目干系人能在需要的時(shí)候獲取所需信息來(lái)履行他們的責(zé)任。影響溝通計(jì)劃和項(xiàng)目溝通要求的主要因素有以下這些。

• 項(xiàng)目發(fā)起方的組織結(jié)構(gòu)。
• 項(xiàng)目干系人分析的結(jié)果。
• 報(bào)告關(guān)系。
• 項(xiàng)目涉及的職能領(lǐng)域。
• 參與項(xiàng)目的人數(shù)。
• 項(xiàng)目干系人所在的地方。
• 每位項(xiàng)目干系人的信息需求。
• 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的經(jīng)驗(yàn)級(jí)別。
• 技術(shù)可得性。
• 信息需求的緊急性和需要的頻率。
• 想要的項(xiàng)目溝通形式。
• 項(xiàng)目的預(yù)期時(shí)長(zhǎng)。
• 項(xiàng)目在組織層面的風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別。
• 對(duì)終端消費(fèi)者的預(yù)期變更影響。
• 組織文化。
• 所需的外部溝通級(jí)別。
• 采購(gòu)合同。
• 法律顧問(wèn)提出的限制。
• 給項(xiàng)目確定了具體的溝通要求后，一定要完成以下兩件事情。
• 在項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃中記錄這些信息。
• 確保將所有正式的項(xiàng)目溝通(以及實(shí)現(xiàn)溝通要完成的工作)都包含在WBS和項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃中。

(2) 記住基本方法　最有效的3種溝通方法也是最簡(jiǎn)單的。為什么這些方法會(huì)有效呢?因?yàn)樗鼈兡芷鹱饔茫呛芏嗳藚s沒(méi)有這么做，因此對(duì)比是非常明顯的。

• 優(yōu)先處理：項(xiàng)目溝通不要走捷徑;尊重項(xiàng)目干系人。
• 展現(xiàn)風(fēng)度：講禮貌，將欣賞和感激表現(xiàn)出來(lái)。
• 言出必行：如果你說(shuō)了要做什么事情，就要去做。

(3) 溝通的5個(gè)C　在計(jì)劃或執(zhí)行項(xiàng)目溝通的時(shí)候，要牢記5個(gè)C。

• 清楚(Clear)：說(shuō)明主題;圍繞主題;幫助接收者理解信息;恰當(dāng)?shù)厥褂眯g(shù)語(yǔ)。
• 簡(jiǎn)潔(Concise)：抓住重點(diǎn);不讓信息漫無(wú)邊際。
• 禮貌(Courteous)：講禮貌，注意語(yǔ)調(diào)。
• 一貫(Consistent)：使用恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)調(diào)和媒介傳遞想要傳遞的信息;所有信息要素都應(yīng)傳達(dá)一樣的信息。
• 令人信服(Compelling)：讓他們有理由去注意。

(4) 保證理解　如果想進(jìn)行有效的溝通，就要擁有這樣的理念。主要包括以下幾個(gè)方面。

• 投入精力、耐心和決心，確保別人清楚地理解了你的意思。
• 采用有效的聆聽(tīng)技巧，確保自己清楚地理解了別人要傳達(dá)的意思。
• 采用最適合聽(tīng)眾的溝通媒介。要懂得變通。
• 調(diào)整溝通的內(nèi)容來(lái)最大限度地滿(mǎn)足每個(gè)目標(biāo)聽(tīng)眾(項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、客戶(hù)、高級(jí)管理層以及/或人事管理層)的信息需求。
• 要重視。注意反饋信息。如果所做的事情沒(méi)有效果，要樂(lè)意去調(diào)整。
• 不要假設(shè)別人明白了，要不斷地講清楚、提問(wèn)題、確認(rèn)。在所有溝通中要注重從他人的角度來(lái)看問(wèn)題。

(5) 建立各方關(guān)系　高效的溝通者都知道，人與人之間的橋梁是建立在信任、親善和人際關(guān)系的基礎(chǔ)之上的。要樂(lè)于花時(shí)間去同關(guān)鍵的項(xiàng)目干系人建立一對(duì)一的關(guān)系，特別是在項(xiàng)目早期的時(shí)候。此外，注重關(guān)系有助于建立開(kāi)放、誠(chéng)信的環(huán)境，更有利于處理項(xiàng)目難題。

(6) 富有前瞻性　這是另一個(gè)關(guān)鍵理念和方法原理。妨礙項(xiàng)目溝通的因素有出人意料、令人懷疑和不確定性。通過(guò)溝通計(jì)劃讓目標(biāo)聽(tīng)眾了解，保持前后一致。預(yù)見(jiàn)額外的信息需求。永遠(yuǎn)不要讓項(xiàng)目干系人心生疑惑或者先找你。

(7) 有人就有“政治” 另一種說(shuō)法就是“別太天真”。高效的溝通者都理解和領(lǐng)悟了項(xiàng)目環(huán)境的“政治性”。他們會(huì)提前理解溝通的“政治意味”，會(huì)在傳遞信息之前先從別的角度來(lái)看一看。