一、溝通在IT項(xiàng)目中的重要性

　　所謂溝通,是指兩個(gè)或兩個(gè)以上的人或組織為達(dá)成共識(shí)所進(jìn)行的信息分享。對(duì)于項(xiàng)目來(lái)說(shuō),要科學(xué)地組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程,就必須進(jìn)行信息溝通。溝通對(duì)項(xiàng)目的影響往往是潛移默化的,所以,在成功的項(xiàng)目中人們往往感受不到溝通所起的重要作用,在失敗項(xiàng)目的痛苦反思中,卻最能看出溝通不暢的危害:由于缺乏溝通,兩個(gè)小組同時(shí)對(duì)一個(gè)版本進(jìn)行升級(jí),結(jié)果兩個(gè)版本合不在一起;由于缺乏溝通,項(xiàng)目組的行動(dòng)和客戶的需求發(fā)生偏差,造成大量的返工和浪費(fèi);由于缺乏溝通,沖突不斷出現(xiàn),造成客戶和項(xiàng)目組矛盾重重,項(xiàng)目組內(nèi)部凝聚力下降,甚至關(guān)鍵人物拂袖離去,溝通障礙往往會(huì)造成項(xiàng)目多次返工,事倍功半,嚴(yán)重時(shí)會(huì)釀成不可挽回的損失,導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。對(duì)于IT項(xiàng)目來(lái)說(shuō),要科學(xué)的組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程,就必須進(jìn)行信息溝通。沒有良好的信息溝通,對(duì)項(xiàng)目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善,都會(huì)存在著制約作用。具體來(lái)說(shuō),溝通在項(xiàng)目中主要有以下幾方面的作用。

　　(一)決策和計(jì)劃的基礎(chǔ)。項(xiàng)目組要想作出正確的決策,必須以準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的信息作為基礎(chǔ)。通過(guò)項(xiàng)目?jī)?nèi)、外部環(huán)境之間的信息溝通,就可以獲得眾多的變化的信息,從而為決策提供依據(jù)。

　　(二)明確工作目標(biāo)。在實(shí)際工作中有的時(shí)候項(xiàng)目經(jīng)理不知道什么時(shí)候該給小組成員布置工作任務(wù),有的時(shí)候項(xiàng)目經(jīng)理明明知道自己對(duì)小組成員的期望值,但卻沒有及時(shí)告訴他們,直到發(fā)現(xiàn)他們的工作出現(xiàn)了問題。有的時(shí)候,由于項(xiàng)目經(jīng)理沒有說(shuō)明工作要求,小組成員花費(fèi)時(shí)間做了很多不必要的工作。無(wú)論是對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)還是對(duì)于小組成員來(lái)說(shuō),這種交流不善的情況都讓他們做了很多額外的工作,也難免讓他們的心情感到沮喪。在IT項(xiàng)目中項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該同小組成員進(jìn)行及時(shí)有效的交流,讓他們了解自己工作任務(wù)明確自己的職責(zé)及項(xiàng)目組對(duì)其的期望值,從而為每個(gè)成員樹立一個(gè)明確的工作目標(biāo)避免不必要的額外工作。

　　(三)激勵(lì)員工。所有成功的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者,無(wú)一例外都是最優(yōu)秀的激勵(lì)者。領(lǐng)導(dǎo)者通過(guò)溝通,可以在對(duì)員工的精神激勵(lì)方面發(fā)揮重要作用: 1.通過(guò)描繪項(xiàng)目光明前景及其對(duì)員工個(gè)人的意義,進(jìn)行目標(biāo)激勵(lì); 2.通過(guò)不失時(shí)機(jī)地公開表?yè)P(yáng)員工的良好表現(xiàn)、感謝員工的貢獻(xiàn),進(jìn)行榮譽(yù)激勵(lì); 3.通過(guò)熱情主動(dòng)地與員工交談、關(guān)心員工的疾苦、寬容他們無(wú)傷大局的過(guò)失進(jìn)行情感激勵(lì),等等。

　　(四)協(xié)調(diào)組織成員之間的關(guān)系,增強(qiáng)組織凝聚力。人是具有復(fù)雜的情感和思維的動(dòng)物。任何組織,尤其是那些規(guī)模龐大、業(yè)務(wù)繁雜、人員眾多的組織,其成員之間存在各種意見分歧和利害沖突在所難免。美國(guó)管理協(xié)會(huì)的一項(xiàng)調(diào)查發(fā)現(xiàn),管理者平均要花20%的時(shí)間來(lái)處理各種沖突。領(lǐng)導(dǎo)者必須懂得采用勸說(shuō)、告誡、安撫、誘導(dǎo)、啟發(fā)等溝通語(yǔ)言和技巧,來(lái)化解矛盾或?qū)_突控制在良性范圍內(nèi)。領(lǐng)導(dǎo)者的重要職責(zé)之一,用通俗的話說(shuō),就是做好員工的思想工作。領(lǐng)導(dǎo)者通過(guò)與下屬和員工進(jìn)行溝通交流,不單可以幫助員工解決思想問題,化解或減少各種摩擦和不良沖突;還可以增進(jìn)與下屬和員工之間的相互了解、尊重和信任,減弱甚至消除被領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者自然形成的防御甚至抗拒心理,使員工產(chǎn)生安全感和歸屬感,從而增強(qiáng)組織的凝聚力。

　　(五)軟件開發(fā)的柔性標(biāo)準(zhǔn)需要溝通來(lái)彌補(bǔ)。軟件開發(fā)不像加工螺釘、螺母,有很具體的標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法。軟件的標(biāo)準(zhǔn)柔性很大,往往在用戶的心里,用戶好用是軟件成功的標(biāo)準(zhǔn),而這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)在軟件開發(fā)前很難確切地、完整地表達(dá)出來(lái)。因此,開發(fā)過(guò)程項(xiàng)目組和用戶的溝通互動(dòng)是解決這一現(xiàn)實(shí)問題的唯一辦法。

　　(六)學(xué)習(xí)與創(chuàng)新。在IT項(xiàng)目中技術(shù)問題是項(xiàng)目溝通的重要內(nèi)容。對(duì)項(xiàng)目組來(lái)說(shuō),軟件開發(fā)的過(guò)程既是知識(shí)共享的過(guò)程,也是技術(shù)創(chuàng)新的過(guò)程,同時(shí)還是項(xiàng)目成員學(xué)習(xí)、提高的過(guò)程。因此,一定要讓所有的項(xiàng)目成員形成相對(duì)統(tǒng)一的技術(shù)平臺(tái),每個(gè)項(xiàng)目成員的知識(shí)基礎(chǔ)、開發(fā)能力、技術(shù)水平都要達(dá)到一定的高度。項(xiàng)目經(jīng)理要對(duì)開發(fā)工具和相關(guān)的軟、硬件知識(shí)有深入的了解和準(zhǔn)確的把握,還要了解每個(gè)成員的工作能力,通過(guò)項(xiàng)目?jī)?nèi)部研討、階段性成果研討,以及技術(shù)問題研討等,使項(xiàng)目成員在研討中共同學(xué)習(xí)、提高。

二、溝通與IT項(xiàng)目的實(shí)施效率

　　孔子認(rèn)為“巧言令色,鮮矣仁”,主張“君子訥于言,而敏于行”。這雖然與我們今天談的溝通是兩個(gè)層面上的事,但至少是認(rèn)為“多做少說(shuō)”比“少做多說(shuō)”要好。但一個(gè)團(tuán)隊(duì)僅有少說(shuō)多做是不夠的,要進(jìn)行充分的溝通,在溝通的基礎(chǔ)上明確各自的任務(wù)和職責(zé),然后才能分工協(xié)作,才能把大家的力量形成合力。溝通對(duì)項(xiàng)目實(shí)施效率的影響往往是間接的、不易覺察和量化的。下面從幾個(gè)與溝通有直接或間接關(guān)系因素討論溝通對(duì)IT項(xiàng)目實(shí)施效率的影響。

　　(一)項(xiàng)目復(fù)雜程度與實(shí)施效率。溝通路徑所消耗掉的工作量多少取決于軟件項(xiàng)目本身的復(fù)雜度和耦合度。原IBM在馬里蘭州蓋茲堡的系統(tǒng)技術(shù)主管JoelAron,在他所工作過(guò)的9個(gè)大型項(xiàng)目的基礎(chǔ)上,對(duì)程序員的實(shí)施效率進(jìn)行了研究。他根據(jù)程序員和系統(tǒng)部分之間的交互劃分這些系統(tǒng),得到了如下的實(shí)施效率: 一般說(shuō)來(lái),底層軟件(操作系統(tǒng)、編譯器、嵌入式系統(tǒng)、通信軟件)的接口復(fù)雜度要比應(yīng)用軟件(MIS、操作維護(hù)軟件、管理軟件)要高得多。所以在估算軟件開發(fā)項(xiàng)目工作量時(shí)要充分考慮任務(wù)的類別和復(fù)雜程度,因?yàn)槌橄蟮?、接口?fù)雜的系統(tǒng)開發(fā)過(guò)程中溝通消耗必然大。

　　還有,有深厚行業(yè)背景的軟件,要考慮開發(fā)人員為熟悉行業(yè)知識(shí)所要付出的溝通消耗。

　　(二)溝通的復(fù)雜性。根據(jù)梅特卡伏定律,溝通渠道的數(shù)目=n* (n-1) /2,其中n為溝通人員數(shù)量即2個(gè)人有一條溝通渠道, 3個(gè)人有3條溝通渠道, 5個(gè)人有10條溝通渠道?？梢园l(fā)現(xiàn)溝通渠道的數(shù)量隨著溝通人數(shù)的增長(zhǎng)而急劇增長(zhǎng),由此人們之間的溝通相互影響,所以,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該盡可能精簡(jiǎn),以較少的人在最可能允許的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)是相對(duì)高效的。

　　(三)團(tuán)隊(duì)的默契度與實(shí)施效率。一個(gè)經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期磨合、相互信任、形成一套達(dá)默契的做事方法和風(fēng)格的團(tuán)隊(duì),可能省掉很多不必要的溝通,相反,初次合作的團(tuán)隊(duì)因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)成員各自的背景和風(fēng)格不同、成員間相互信任度不高等原因,要充分考慮溝通消耗。軟件企業(yè)人員流動(dòng)率高的特點(diǎn)導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)凝聚力和默契度的錘煉比較困難。而凝聚力和默契度的需要長(zhǎng)期的、大量的內(nèi)部溝通和交流才能逐步形成,由此不難理解持續(xù)良好的溝通和交流是一個(gè)團(tuán)隊(duì)的無(wú)形資產(chǎn),自然,穩(wěn)定、默契的開發(fā)團(tuán)隊(duì)形成一個(gè)軟件企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力的道理。還有一點(diǎn)不容忽視,那就是軟件開發(fā)這種以人腦為主要工具的創(chuàng)造性很強(qiáng)的作業(yè),開發(fā)人員的心情和興奮度對(duì)個(gè)人工作效率影響很大,而一個(gè)人置身于氛圍良好、合作默契的團(tuán)隊(duì)中心情一般較好,這種良好的氛圍所能帶來(lái)的能量是不可估量的。

　　(四)開放式的討論環(huán)境。軟件開發(fā)更多的是一個(gè)腦力勞動(dòng)的過(guò)程,在開發(fā)過(guò)程不免會(huì)遇到一些技術(shù)難題。畢竟每個(gè)人技術(shù)水平及知識(shí)面有限,所以要提倡建立一個(gè)開放式的討論環(huán)境,每個(gè)成員所遇到的問題要及時(shí)在項(xiàng)目組內(nèi)部論壇中通報(bào)及時(shí)與團(tuán)隊(duì)中的其他成員進(jìn)行深入的溝通,從其他成員獲得解決問題的方法。這樣既可以在保證項(xiàng)目的進(jìn)度的基礎(chǔ)上盡可能地得到較好的解決方案,有效地提高了項(xiàng)目的實(shí)施效率。
(五)采用有效溝通方式。采用電子電子郵件、即時(shí)通信軟件、內(nèi)部論壇、QQ群、項(xiàng)目管理軟件等現(xiàn)代化工具提高溝通效率時(shí)信息及時(shí)有效地傳到各個(gè)項(xiàng)目組成員中,拉近溝通雙方的距離,減少不必要的面談和會(huì)議。使項(xiàng)目組成員將更多時(shí)間投入到自己的工作中。
　　溝通是人際之間傳遞和溝通信息的過(guò)程,它對(duì)于項(xiàng)目取得成功是必不可少的,而且也是非常重要的。無(wú)論何種規(guī)模及類型的項(xiàng)目都有其特定的周期。項(xiàng)目周期的每一個(gè)階段都是重要的甚至是關(guān)鍵性的,特別是大型IT項(xiàng)目更是如此。顯而易見,為做好每個(gè)階段的工作,以達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)和效果,就必須在項(xiàng)目部門內(nèi)、部門與部門之間、以及項(xiàng)目與外界之間建立溝通渠道,快速準(zhǔn)確的傳遞和溝通信息,以便項(xiàng)目?jī)?nèi)各部門達(dá)到協(xié)調(diào)一致;使項(xiàng)目成員明確各自的職責(zé),并了解他們的工作對(duì)實(shí)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)所做的貢獻(xiàn);通過(guò)大量的信息溝通,找出項(xiàng)目管理的問題及解決問題,制訂政策并控制評(píng)價(jià)結(jié)果從而有效地提高項(xiàng)目的實(shí)施效率。